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Bestandsführung für Großhändler

Eine strukturierte Bestandsführung ist für Großhändler die Grundlage eines reibungslosen Warenflusses. Sie sorgt dafür, dass jederzeit bekannt ist, welche Artikel in welcher Menge verfügbar sind und wo sie sich befinden. Gerade im Großhandel mit vielen Produkten, hohen Umschlagsmengen und mehreren Lagerbereichen ist eine zuverlässige Bestandsführung entscheidend, um Lieferfähigkeit und Wirtschaftlichkeit sicherzustellen.

Warum ist die Bestandsführung wichtig?

Eine präzise Bestandsführung hilft Großhändlern dabei, Überbestände und Fehlbestände zu vermeiden. Sind zu viele Waren eingelagert, entstehen unnötige Lagerkosten und Kapital wird gebunden. Fehlen hingegen Artikel, kann es zu Lieferverzögerungen, unzufriedenen Kunden und Umsatzverlusten kommen.

Darüber hinaus ermöglicht eine aktuelle Bestandsübersicht eine bessere Planung von Einkauf, Lagerung und Auslieferung. Prozesse wie Inventuren, Umlagerungen oder Nachbestellungen lassen sich deutlich effizienter durchführen, wenn die Bestandsdaten korrekt und jederzeit verfügbar sind.

Vorteile einer digitalen Lösung

Im Vergleich zu papierbasierten oder rein manuellen Verfahren bietet eine digitale Bestandsführung zahlreiche Vorteile:

Aktuelle Bestandsdaten in Echtzeit
Weniger Fehler bei Wareneingang, Auslagerung und Inventur
Schnellere Arbeitsabläufe im Lager
Höhere Transparenz über Lagerorte und Mengen
Bessere Planung von Nachbestellungen und Lieferungen
Reduzierung von Lagerkosten und Suchzeiten

Durch die digitale Erfassung per Barcode-Scan oder mobiler Datenerfassung werden Buchungen direkt im System gespeichert. Dadurch stehen allen beteiligten Abteilungen stets aktuelle Informationen zur Verfügung.

Wie funktioniert eine digitale Bestandsführung?

Bei einer digitalen Lösung werden Warenbewegungen mit mobilen Geräten oder Scannern erfasst. Jeder Artikel erhält einen Barcode oder eine eindeutige Kennzeichnung. Beim Wareneingang, bei Umlagerungen oder bei der Kommissionierung wird der Code gescannt und die Bestandsänderung automatisch im System verbucht.

Die Daten werden zentral gespeichert und können mit dem ERP- oder Warenwirtschaftssystem verbunden werden. So entsteht ein durchgängiger Informationsfluss vom Einkauf über das Lager bis zum Versand.

Tipp

Auch wenn die Digitalisierung zunächst Investitionskosten verursacht, amortisiert sich die Anschaffung durch die erzielten Einsparungen häufig bereits innerhalb weniger Monate. Das folgende Beispiel zeigt, wie schnell sich eine digitale Bestandsführung rechnen kann.

Fallbeispiel: Kosteneinsparung durch digitale Bestandsführung

Ein Großhändler für Sanitär- und Elektroartikel verwaltet rund 12.000 Lagerartikel und beschäftigt 10 Lagermitarbeiter. Die Bestandsführung erfolgt überwiegend manuell, wodurch regelmäßig Inventurdifferenzen, Suchzeiten und Fehllieferungen entstehen.

Vor der Digitalisierung:

2 Stunden Suchaufwand pro Mitarbeiter und Woche
Durchschnittlich 8 Fehllieferungen pro Woche
Inventur dauert 5 Arbeitstage mit zusätzlichem Personal
Sicherheitsbestände werden hoch angesetzt, wodurch Kapital im Lager gebunden wird

Nach der Einführung einer digitalen Bestandsführung mit mobiler Barcode-Erfassung und Echtzeit-Bestandsdaten verändern sich die Kennzahlen deutlich.

Bereich	Vorher	Nachher	Einsparung
Suchzeiten	20 Std./Woche	6 Std./Woche	14 Std./Woche
Fehllieferungen	8 pro Woche	2 pro Woche	75 % weniger
Inventur	5 Tage	2 Tage	60 % Zeitersparnis
Lagerbestand	100 %	ca. 90-95 %	5-10 % weniger Kapitalbindung

Beispielrechnung

Allein die eingesparten Suchzeiten ergeben ein erhebliches Einsparpotenzial:

14 Stunden weniger Suchaufwand pro Woche
Stundensatz inkl. Lohnnebenkosten: 35 €
14 × 35 € = 490 € pro Woche
490 € × 52 Wochen = 25.480 € Einsparung pro Jahr

Hinzu kommen weitere Einsparungen:

Weniger Retouren und Reklamationen durch reduzierte Fehllieferungen (ca. 8.000&ndash15.000 € jährlich)
Kürzere Inventur mit geringerem Personalaufwand (ca. 3.000&ndash6.000 € jährlich)
Reduzierte Lagerbestände durch höhere Bestandssicherheit. Bei einem durchschnittlichen Lagerwert von 1 Mio. € können bereits 5 % weniger Lagerbestand rund 50.000 € weniger gebundenes Kapital bedeuten.

Gesamtergebnis

Je nach Unternehmensgröße kann eine digitale Bestandsführung jährliche Einsparungen von 30.000 bis über 100.000 Euro ermöglichen. Neben den direkten Kostenvorteilen profitieren Großhändler außerdem von einer höheren Bestandssicherheit, schnelleren Lagerprozessen, weniger Fehlern und einer besseren Lieferfähigkeit. Die Investition in eine digitale Lösung amortisiert sich dadurch in vielen Unternehmen bereits innerhalb von ein bis zwei Jahren.

COSYS Bestandsführung

Die COSYS Bestandsführung ist eine digitale Lösung zur Verwaltung und Kontrolle von Lagerbeständen im Großhandel. Mit mobilen Datenerfassungsgeräten oder Smartphones können Mitarbeiter Wareneingänge, Auslagerungen, Umlagerungen und Inventuren direkt vor Ort per Barcode-Scan erfassen.

Die erfassten Daten werden in Echtzeit an das COSYS Backend übertragen und stehen dort für Auswertungen und Bestandskontrollen zur Verfügung. Durch die Anbindung an bestehende ERP- oder Warenwirtschaftssysteme lassen sich Prozesse ohne Medienbrüche abbilden.

Zu den wichtigsten Funktionen der COSYS Bestandsführung gehören:

Erfassung von Wareneingängen und Warenausgängen
Lagerplatz- und Artikelverwaltung
Mobile Inventur
Bestandsabfragen in Echtzeit
Umlagerungen zwischen Lagerbereichen
Anbindung an ERP- und Warenwirtschaftssysteme

Damit unterstützt COSYS Großhändler dabei, ihre Lagerbestände transparent zu verwalten, Fehler zu reduzieren und die Lieferfähigkeit gegenüber Kunden dauerhaft zu sichern.

Fazit

Eine professionelle Bestandsführung ist für Großhändler unverzichtbar. Sie schafft Transparenz über alle Lagerbestände und bildet die Basis für effiziente Einkaufs- und Logistikprozesse. Digitale Lösungen wie die COSYS Bestandsführung ermöglichen eine Bestandsverwaltung in Echtzeit, reduzieren Fehler und helfen dabei, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.