Eine Reise durch die Postbearbeitungs-Arbeitsschritte
Welche Arbeitsschritte müssen bei der Postbearbeitung beachtet werden?
Die Postbearbeitung in Unternehmen ist sehr vielseitig und unterliegt, wie alles andere in einem Unternehmen, bestimmten Prozessabläufen. Werden diese vertauscht oder nicht eingehalten, führt dies schnell zu einem Chaos, welches sich im schlimmsten Fall, auf das ganze Unternehmen auswirkt. Was es alles zu beachten gibt, lesen Sie hier.
2022-12-21
Eine Reise durch die Postbearbeitungs-Arbeitsschritte
Einführung in die Postbearbeitung
In den meisten Unternehmen wird die interne Postbearbeitung von einer zentralen Stelle aus koordiniert. Zu den Aufgaben dieser Stelle gehört es, sicherzustellen, dass die eingehende Post zügig und effizient bearbeitet wird. Dazu gehört auch, dass alle notwendigen Schritte unternommen werden, um zu garantieren, dass die Post rechtzeitig zugestellt wird.
Die interne Postbearbeitung umfasst in der Regel folgende Schritte:
- Eingangskontrolle
Die Eingangskontrolle ist der erste Schritt der Postbearbeitung. In diesem Schritt wird überprüft, ob alle eingehenden Briefe und Pakete ordnungsgemäß adressiert sind und ob sie an die richtige Abteilung weitergeleitet werden können. Häufig sind die Briefe und Pakete nicht eindeutig adressiert. Dann müssen diese geöffnet und in der Regel über den Lieferschein einem Empfänger zugeordnet werden.
- Zuordnung der Sendungen an die entsprechende Abteilung
Nachdem die Eingangskontrolle abgeschlossen ist, werden die Sendungen den entsprechenden Empfängern zugeordnet. Dies geschieht entweder manuell oder mithilfe eines elektronischen Postverteilersystems. In vielen Unternehmen wird mittlerweile ein elektronisches System verwendet, da es den Bearbeitungsprozess beschleunigt und Fehler minimiert.
- Weiterleitung der Sendung an den Empfänger
Sind die Sendungen nun den jeweiligen Empfängern zugeordnet, werden Sie je nach Prozessablauf des Unternehmens gelagert und dann an den Empfänger weitergeleitet oder direkt dem Zielempfänger zugestellt. Auch die Abholung der Sendung durch den Empfänger wird in einigen Unternehmen ermöglicht.
Warum ist die Postbearbeitung wichtig?
Sie gewährleistet, dass die richtigen Arten von Waren, Materialien und Informationen an die vorgesehenen Empfänger gelangen und dass diese korrekt verarbeitet werden. Überdies hilft die interne Postbearbeitung dabei, Fehler zu vermeiden und die Effizienz der Kommunikation zu erhöhen.
Schritte zur effizienten Bearbeitung von Postsendungen
Wählen Sie einen Bearbeitungsmodus, der für Ihre Bedürfnisse am besten geeignet ist. In der Regel können Sie entweder eine manuelle oder eine digitale Methode verwenden. Die manuelle Methode ist aufwendiger und fehleranfälliger, da die Sendungsinformationen von Hand, in Exceltabellen oder Papierformulare übertragen werden. Die automatische, digitale Methode ist hingegen wesentlich schneller und einfacher zu bedienen.
Es gibt verschiedene Hersteller, unter anderem die COSYS Ident GmbH, die eine Softwarelösung anbieten, die sowohl intuitiv bedienbar als auch modular aufgebaut ist und sich so den Bedürfnissen der bereits vorgegebenen Unternehmensstruktur anpassen lässt.
Wie man den Postversand optimiert
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie man den internen Postversand optimieren kann, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu sparen. Zum Beispiel kann man automatisierte Workflows einsetzen, um die Postbearbeitung zu beschleunigen und Fehler zu minimieren. Auch die Verwendung von Barcodes kann dazu beitragen, den Postversand zu optimieren, indem sie die Bearbeitungszeit verkürzen und Fehlerquellen eliminieren.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Software, mit der Sie Ihren internen Versandprozess managen. Die richtige Software hilft Ihnen dabei, alle relevanten Daten über Ihre zu verwalten. So haben Sie immer einen Überblick über den aktuellen Stand der verschiedenen Sendungen. Zusätzlich bietet die COSYS Ident GmbH als Add-on die Prozessdatenanalyse (PDA) an.
In übersichtlichen Auswertungen auf Basis der während des normalen Arbeitsalltags erfassten Daten erhalten Sie so noch mehr Überblick und Kontrolle über die internen Prozesse der Postverteilung.
Worauf sollten Unternehmen bei der Suche nach einer neuen Postbearbeitungssoftware achten?
Wenn es um die Suche nach einem neuen internen System für die Postbearbeitung geht, sollten Unternehmen einige wichtige Faktoren berücksichtigen
- Es ist wichtig ein System zu finden, das die Anforderungen des Unternehmens erfüllt.
- Es wichtig, das richtige Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden.
- Das System sollte einfach zu installieren und zu verwenden sein.
- Das System muss zuverlässig sein und regelmäßig aktualisiert werden.
- Es ist wichtig, dass das System an die IT-Infrastruktur des Unternehmens angepasst werden kann.
Diese Aufzählung klingt zunächst nach ziemlich viel Aufwand. Doch natürlich müssen Sie all diese Punkte nicht allein erarbeiten. Die Mitarbeiter der COSYS Ident GmbH stehen Ihnen gerne helfend zur Seite und beraten Sie bei der Wahl des einfachsten und effizientesten Weges, um die Software für die Postbearbeitung in Ihr Unternehmen zu implementieren.
FAQ:
Die COSYS Software Demo können Sie völlig kostenlos und unverbindlich im Apple App-Store sowie im Google Playstore herunterladen.
Um die Sendungen, die in Ihrem Unternehmen eintreffen, zu erfassen, Unterschriften einzuholen oder Fotos von Beschädigungen aufzunehmen, benötigen Sie Hardware wie Smartphones. Bei der COSYS Ident GmbH werden viele Geräte angeboten, die Sie erwerben oder mieten können. Auch hier beraten unsere Mitarbeiter Sie gerne.
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