Erfolgreich Eingangspost bearbeiten
Wer Eingangspost erfolgreich bearbeiten möchte sollte einiges beachten. Eine digitale Software kann hier Abhilfe schaffen.
Eingangspost ist für Organisationen alles das, was an Post intern zugestellt werden muss. Dazu gehören zum Beispiel auch E-Mail, wobei die Zustellung hier natürlich in der Regel automatisiert erfolgt. Unter den Begriff der Eingangspost fällt sowohl Post von internen als auch externen Absendern.
Warum ist Eingangspost wichtig?
Eingangspost ist für alle Organisationen wichtig, da ohne diese kein Betrieb möglich ist. Wichtig ist vor allem, dass die Eingangspost intern korrekt verteilt wird. Geht Post verloren, benötigt zu lange oder wird falsch zugestellt, werden dadurch wichtige Prozesse unterbrochen und Schäden entstehen. Das fängt an bei einer Rechnung, die zu spät zugestellt wird oder verloren geht, wodurch Mahngebühren entstehen und hört auf bei wertvollen Gegenständen wie zum Beispiel Smartphones oder Ähnliches. Wenn diese verloren gehen, ist der Schaden mitunter groß. Eingangspost kann grundsätzlich alles sein, was auf dem Postweg eingeht. Dazu gehören Pakete, Briefe, Einschreiben und vieles mehr.
Wie kann man Eingangspost bearbeiten?
Die Bearbeitung der Eingangspost unterscheidet sich zwischen den einzelnen Sendungsarten und dem Weg, den die Eingangspost nimmt. Geschäftliche Briefe können beispielsweise geöffnet, eingescannt und digital per E-Mail versendet werden. Bei Briefen, die nicht an die Organisation gerichtet sind, muss das Briefgeheimnis gewahrt werden. Eine physische Zustellung ist erforderlich.
Zuerst muss allerdings für alle Sendungsarten eine Annahme erfolgen. Bei der Annahme ist wichtig, dass die angelieferte Menge an Sendungen kontrolliert und am besten auch dokumentiert wird. Dies ist wichtig, damit es keine Abweichungen gibt, die zu Fehlern und Mehraufwand führen.
Nach der Annahme der Post muss diese verarbeitet werden. Dazu gehört das Zuordnen der Sendungen zu den Empfängern. Wenn der Empfänger bereits korrekt auf der Sendung steht, ist das kein Problem. Schwieriger ist es, wenn dies nicht der Fall ist. Dann muss ein Paket beispielsweise geöffnet und über den Lieferschein zugeordnet werden. Nach der Zuordnung erfolgt in der Regel eine Sortierung.
Abschließend wird die Post zugestellt. Dies kann entweder durch eine Abholung, eine Auslieferung oder eine Ablage z. B. in einem Postfach erfolgen.
Tipps für die Bearbeitung Ihrer Eingangspost
Bei der Bearbeitung der Eingangspost kommt es auf die richtigen Hilfsmittel und die richtige Schulung der Mitarbeiter an. Für eine optimale Bearbeitung der Eingangspost ist es empfehlenswert, ein digitales System für die Erfassung und Dokumentation zu nutzen. So können Sie mit diesem System an die Sendungsverfolgung der Kurier-, Express- Paketdienste anknüpfen und diese fortsetzen. Durch das Scannen der Sendungsnummern werden alle Sendungen eindeutig identifiziert und können so schnell bearbeitet werden. Gibt es zum Beispiel auf einem Brief keine Sendungsnummer, können Sie eine eigene vergeben. Durch die fortlaufende Erfassung der Sendungshistorie bis hin zur Zustellung gibt es keine Lücken im Verlauf und eine minimale Fehlerquote.
Entscheidend für einen erfolgreichen Einsatz eines solchen Systems ist jedoch die richtige Schulung für das Personal der Poststelle. Denn wenn das Personal das System nicht oder falsch nutzt, kann dies einen sauberen Prozessablauf behindern.
COSYS Eingangspostbearbeitung Software
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COSYS Prozessdatenanalyse (PDA)
Nachfolgend finden Sie ein kurzes Video, das Ihnen einen Einblick in unsere Prozessdatenanalyse gewährt. Alle Auswertungen beziehen sich auf die interne Postverteilung und verschaffen seinem Nutzer eine transparente Übersicht. Jede Auswertung verfügt über frei wählbare Zeiträume, was dem Nutzer ermöglicht, saisonale Unterschiede zu erkennen. Mit dem Dashboard steht Ihnen eine Echtzeit-Ansicht zur Verfügung. Diese deckt Störungen innerhalb der Prozesse sofort auf und ermöglicht gezielte Gegenmaßnahmen.
Übrigens bieten wir auch in anderen Lösungsbereichen wie zum Beispiel der Lagerverwaltung unsere PDA-Auswertungen an. Für weitere Informationen wenden Sie sich gerne an uns persönlich.
FAQ:
- Annahme mit Abgleich der angelieferten Menge - Verarbeitung der Post. Zuordnen, ggf. öffnen und einscannen - Zustellung durch ein Postfach, eine Auslieferung oder persönliche Abholung
Ein Posteingang sind alle Sendungen, die auf dem Postwege eingehen. Dazu gehörten Briefe, Pakete und vieles mehr. Auch digitale Posteingänge wie zum Beispiel Briefe gibt es.
- Briefe - Einschreiben - Pakete - Paletten - E-Mails - und vieles mehr. Prinzipiell ist alles, was auf dem Postweg eingeht, ein Posteingang.
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