Inventur im Einzelhandel – So gelingt die Bestandsaufnahme über mehrere Filialen hinweg

Digitalisierung mit der intuitiven Inventursoftware von COSYS

Die Inventur ist für viele Einzelhändler ein notwendiges Übel – sie kostet Zeit, bindet Personal und birgt Fehlerpotenzial. Besonders komplex wird es, wenn mehrere Filialen im Spiel sind. Unterschiedliche Abläufe, uneinheitliche Tools und fehlende Transparenz machen die Bestandsaufnahme schnell zur Herausforderung für die gesamte Organisation. Doch das muss nicht sein: Mit der richtigen Planung, klaren Prozessen und intelligenter Software lässt sich die Inventur im Einzelhandel deutlich effizienter gestalten – präzise, standortübergreifend und in Echtzeit steuerbar.

Inventur im Einzelhandel mit der Inventursoftware von COSYS

Welche Inventurarten gibt es im Einzelhandel?

Bevor die erste Zählung beginnt, steht die Entscheidung für die passende Inventurart an. Im Einzelhandel sind insbesondere drei Varianten gebräuchlich:

Stichtagsinventur: Alle Artikelbestände werden zu einem festen Zeitpunkt - meist am Ende des Geschäftsjahres - vollständig erfasst. Diese Methode ist gesetzlich anerkannt, aber sehr zeitintensiv.
Permanente Inventur: Hier erfolgt die Erfassung laufend im Tagesgeschäft, z. B. bei Wareneingängen oder durch regelmäßige Teilzählungen. Voraussetzung ist eine lückenlose Warenbewegungserfassung.
Stichprobeninventur: Nur ein repräsentativer Teil des Sortiments wird gezählt, der Gesamtbestand rechnerisch hochgerechnet. Diese Methode ist schnell, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig - wie etwa einem stabilen Datenbestand.

So läuft eine Inventur im Einzelhandel idealerweise ab

Ein strukturierter Ablauf ist das A und O jeder erfolgreichen Inventur. Im Einzelhandel - insbesondere bei mehreren Filialen - empfiehlt sich folgender Ablauf:

Planung: Klare Zeitfenster und Abläufe definieren, Mitarbeitende und Technik einplanen.
Vorbereitung: Artikelstammdaten aktualisieren, Lagerflächen und Verkaufsräume vorbereiten, Geräte einsatzbereit machen.
Zählung: Artikel per Barcode-Scan oder manuell erfassen, Daten digital sichern.
Kontrolle: Daten abgleichen, Unstimmigkeiten prüfen, Differenzen klären.
Abschluss: Ergebnisse dokumentieren, ins zentrale System übertragen und Inventurbericht erstellen.

Ein einheitlicher, filialspezifisch skalierbarer Ablauf sorgt für Konsistenz, Transparenz und Vergleichbarkeit der Ergebnisse.

Warum gute Vorbereitung die halbe Inventur ist

Die Inventurvorbereitung im Einzelhandel wird oft unterschätzt - dabei entscheidet sie maßgeblich über den Erfolg der Bestandsaufnahme. Typische Maßnahmen sind:

Prüfung und Korrektur der Artikelstammdaten im Vorfeld
Klare Zählbereiche definieren (z. B. Verkaufsfläche, Lager, Retouren)
Technik und Software testen, Mitarbeitende einweisen
Kommunikationswege und Eskalationsprozesse klären

Gerade bei dezentralen Standorten ist es wichtig, alle Beteiligten auf einen gemeinsamen Wissensstand zu bringen. Das reduziert Rückfragen, Wartezeiten und Zählfehler während der Durchführung.

Inventurergebnisse richtig bewerten - mehr als nur Zahlen

Das reine Inventurergebnis im Einzelhandel zeigt Bestände - aber ein genauerer Blick verrät mehr: Differenzen zwischen Soll und Ist geben Aufschluss über Schwund, Buchungsfehler oder organisatorische Lücken. Besonders aufschlussreich wird es, wenn die Ergebnisse standortübergreifend ausgewertet werden:

Welche Filialen arbeiten besonders exakt?
Wo gibt es wiederkehrende Differenzen bei bestimmten Warengruppen?
Gibt es Muster bei Fehlbeständen oder Überhängen?

Eine gezielte Analyse hilft, Prozesse nachhaltig zu optimieren und wirtschaftliche Verluste zu minimieren.

Digitale Unterstützung: So lässt sich die Inventur im Einzelhandel verbessern

Die Zeiten der Zettelwirtschaft und Excel-Listen sind vorbei - zumindest für Unternehmen, die ihre Inventur im Einzelhandel verbessern wollen. Moderne Lösungen wie die Inventursoftware von COSYS ermöglichen eine nahtlose, digitale Durchführung über mehrere Filialen hinweg. Die Vorteile:

Mobile App mit Barcode-Scan: Mitarbeiter erfassen Artikel direkt am Regal - schnell, intuitiv und fehlerfrei.
Zentrale Steuerung und Live-Monitoring: Die Zentrale behält jederzeit den Überblick, erkennt Verzögerungen oder Engpässe frühzeitig.
Standardisierte Abläufe: Alle Filialen arbeiten nach dem gleichen Prinzip - unabhängig von Größe oder Standort.
Integration in ERP/Warenwirtschaft: Ergebnisse können automatisiert übertragen und weiterverarbeitet werden.
Skalierbarkeit: Ob zwei Filialen oder zweihundert - COSYS wächst mit und passt sich flexibel an.

Ein weiteres Plus: Mit integrierten Auswertungsfunktionen lassen sich nicht nur Mengen zählen, sondern auch Zeiten, Benutzeraktivitäten und Differenzen analysieren - ein echter Mehrwert für die strategische Steuerung.

Fazit: Inventur im Einzelhandel - effizient, digital und skalierbar

Die Inventur muss nicht länger ein einmal im Jahr wiederkehrendes Chaos sein. Wer auf eine durchdachte Planung, gute Vorbereitung und moderne Software wie die Lösung von COSYS setzt, kann die Inventur im Einzelhandel nachhaltig verbessern - und das auch über viele Filialen hinweg.
Ergebnis: Höhere Datenqualität, schnellere Prozesse und bessere Entscheidungen - für mehr Kontrolle, weniger Stress und messbaren Erfolg.

Tipp

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