Inventur Lager digital: mit COSYS Software zur optimalen Bestandsaufnahme
Die Inventur im Lager ist ein zentraler Bestandteil der Bestandskontrolle und Pflichtbestandteil der Jahresabschlussarbeiten. Sie schafft Transparenz über vorhandene Waren, deckt Differenzen auf und ist Grundlage für korrekte Buchführung und betriebswirtschaftliche Entscheidungen. Neben der gesetzlichen Verpflichtung bietet sie auch die Chance, Prozesse im Lager zu analysieren und zu verbessern.
Rechtliche und organisatorische Grundlagen
Die Durchführung einer Inventur im Lager ist nicht nur eine betriebswirtschaftliche Maßnahme zur Bestandssicherung &ndash sie ist auch gesetzlich vorgeschrieben. Nach § 240 des Handelsgesetzbuches (HGB) muss jeder Kaufmann zu Beginn der Geschäftstätigkeit sowie zum Ende eines jeden Geschäftsjahres eine vollständige Inventur durchführen. Diese Verpflichtung betrifft auch die Lagerbestände, die als körperliche Vermögensgegenstände erfasst, bewertet und dokumentiert werden müssen. Ergänzend fordert die Abgabenordnung (§ 145 AO) eine ordnungsgemäße, nachvollziehbare Buchführung, zu der auch die Inventur zählt.
Für das Lager bedeutet das: Alle vorhandenen Waren und Materialien müssen korrekt gezählt, ihrem Lagerplatz zugeordnet und mit den Systemdaten abgeglichen werden. Dabei ist die vollständige Dokumentation entscheidend &ndash sowohl für die Nachvollziehbarkeit intern als auch für externe Prüfungen durch Steuerberater oder Finanzbehörden.
Auch organisatorisch stellt die Lagerinventur eine Herausforderung dar: Sie erfordert eine strukturierte Vorbereitung, klar definierte Zuständigkeiten und gegebenenfalls eine Abstimmung mit anderen Abteilungen wie Einkauf, Buchhaltung oder IT. Je nach Unternehmensgröße und Lagerstruktur kann es sinnvoll sein, Zählbereiche, Lagerzonen oder Warengruppen im Vorfeld zu definieren und einem verantwortlichen Team zuzuweisen.
Nicht zuletzt hängt der Erfolg der Inventur auch davon ab, wie gut Prozesse dokumentiert und kommuniziert werden &ndash vom Zeitplan über die Schulung der Mitarbeitenden bis hin zur technischen Ausstattung. Nur wenn rechtliche Vorgaben und organisatorische Abläufe sauber ineinandergreifen, kann eine Lagerinventur effizient, fehlerfrei und revisionssicher durchgeführt werden.
Inventur Lager mit COSYS Software durchführen
- Fehlerfreie Erfassung durch mobile Datenerfassung
COSYS ersetzt handschriftliche Zähllisten durch eine intuitive Inventur-App für MDE-Geräte oder Smartphones. Lagerbestände werden per Barcode-Scan erfasst, wodurch Zahlendreher, Doppelerfassungen und Übertragungsfehler vermieden werden.
- Schnelle und flexible Erfassung im laufenden Betrieb
Die App ist offlinefähig und ermöglicht die mobile Datenerfassung direkt im Lager, ohne den Betrieb unterbrechen zu müssen. So können Mitarbeitende auch in Stoßzeiten gezielt Bereiche erfassen &ndash selbst bei schlechter Netzabdeckung.
- Klare Struktur und Zählorganisation
Dank Zählplatzlisten, Benutzerführung und definierbaren Lagerbereichen wissen Mitarbeitende genau, wo und was zu zählen ist. COSYS unterstützt auch Erst- und Zweitzählungen sowie Mandantentrennung und Lagerplatzzuordnung.
- Transparenz & Kontrolle in Echtzeit
Das COSYS Backend (WebDesk) zeigt den Inventurfortschritt live an. Verantwortliche können den Status einzelner Lagerbereiche verfolgen, Differenzen prüfen und bei Bedarf nachsteuern &ndash ganz ohne Excel oder Papierdokumente.
- Umgang mit Sonderfällen und komplexen Anforderungen
Ob Chargen, Seriennummern, MHDs oder Sperrbestände &ndash COSYS bietet konfigurierbare Erfassungsmasken, um auch besondere Lagerartikel korrekt zu erfassen. Auch Leergut, Retouren oder nicht zuordenbare Artikel können gesondert erfasst werden.
- Integration in vorhandene Systeme
COSYS lässt sich problemlos an bestehende ERP- oder Lagerverwaltungssysteme (z. B. SAP, Microsoft Dynamics, Sage) anbinden. Das spart Zeit beim Datenexport und ermöglicht eine direkte Weiterverarbeitung der Inventurergebnisse.
- Zeit- und Ressourceneinsparung
Die durchgängige Digitalisierung reduziert manuelle Schritte, beschleunigt die Auswertung und spart Personalressourcen &ndash ideal auch für kurzfristig angesetzte Lagerinventuren.
Fazit
Die Inventur im Lager ist mehr als eine gesetzliche Pflicht &ndash sie ist ein entscheidender Baustein für transparente Bestände, korrekte Buchführung und effiziente Lagerprozesse. Mit der COSYS Inventur Software lassen sich sämtliche Herausforderungen zuverlässig meistern: von der mobilen Datenerfassung über strukturierte Zählprozesse bis hin zur nahtlosen Integration in bestehende Systeme. Das Ergebnis: eine schnelle, fehlerfreie und digital unterstützte Lagerinventur &ndash wirtschaftlich, sicher und zukunftsfähig.
