Die beste Inventur Software für Ihre Apothekeninventur

Bestandsaufnahmen in Ihrer Filiale effizient mit COSYS durchführen

Inventur in der Apotheke ist Pflicht, aber sie muss nicht zur Geduldsprobe werden. Zwischen Tausenden Artikeln mit ähnlichen Packungen, variierenden Packungsgrößen und strengen Dokumentationsanforderungen entstehen schnell Fehler, die Zeit und Geld kosten. Die COSYS Inventur Software reduziert diesen Aufwand spürbar: Mit mobiler Datenerfassung über MDE-Geräte oder Smartphones, klar geführten Abläufen und automatischer Datenprüfung zählen Sie schneller und zuverlässiger. Gleichzeitig behalten Sie PZN, Charge und Verfallsdatum im Blick und übergeben die Ergebnisse sauber an Ihre Warenwirtschaft. Ergänzend liefert COSYS Business Intelligence (BI) verständliche Analysen, mit denen Sie Abweichungen erkennen, Ursachen verstehen und Prozesse dauerhaft verbessern.

Warum müssen Apotheker eine Inventur durchführen und was macht sie so besonders?

Apotheken sind gesetzlich verpflichtet, ihre Bestände mindestens einmal jährlich vollständig zu erfassen und korrekt zu bewerten. Dabei geht es nicht allein um die Stückzahl, sondern um eindeutige Identifikation und Nachvollziehbarkeit. Die Pharmazentralnummer sorgt zwar für Klarheit, in der Praxis treffen aber weitere Besonderheiten hinzu: Viele Präparate sind chargen- und MHD-pflichtig, sodass die reine Mengenangabe nicht genügt. Hinzu kommt der sensible Umgang mit Bereichen wie Betäubungsmitteln, Kühlware oder Rezeptur/Defektur, in denen Dokumentations- und Aufbewahrungsvorschriften strikt einzuhalten sind. Auch hochpreisige Artikel erhöhen den Druck, präzise zu arbeiten, denn bereits kleine Zählfehler führen hier zu spürbaren Differenzen in der Bewertung. In Filialverbünden verschärft sich die Herausforderung, weil Bestände an mehreren Standorten geführt und verglichen werden.

An welchen Stellen in der Bestandsaufnahme treten die meisten Fehler auf?

Fehler entstehen dort, wo Hektik und Medienbrüche zusammentreffen. Wer im laufenden HV mit Papierlisten zählt, wird häufiger unterbrochen und setzt dann an der falschen Stelle fort. Ähnliche Packungsdesigns und unterschiedliche Wirkstärken führen zu Verwechslungen, wenn die PZN nicht konsequent gescannt wird. Ebenso verbreitet sind doppelte Erfassungen von Regalböden, wenn der Überblick über bereits gezählte Bereiche fehlt. Falsche Einheiten (Stück statt Packung, Gebinde statt Einzeldose) schleichen sich schnell ein, wenn Umrechnungen im Kopf stattfinden. Und wo Charge und MHD händisch ergänzt werden sollen, bleiben Felder gerne leer oder es werden Zahlendreher produziert. Veraltete Stammdaten &ndash etwa durch Preisänderungen oder neue PZN &ndash vervollständigen das Bild: Die Inventur wird langsamer, ungenauer und die anschließende Nacharbeit im Büro wächst.

Wie kann die Inventur Software von COSYS dem entgegenwirken?

COSYS bringt Struktur in jeden Zählschritt. Statt mit Listen zu hantieren, identifizieren Sie Artikel per Scan der PZN auf einem MDE-Gerät oder auf dem eigenen Smartphone. Die App führt Sie durch definierte Bereiche wie Sichtwahl, Handverkauf, Rückraum, Kühlschrank oder BtM-Schrank und zeigt jederzeit an, was bereits gezählt wurde. So lässt sich unterbrechen, ohne den roten Faden zu verlieren. Während der Erfassung prüft die Software automatisch Plausibilitäten: untypisch hohe Mengen, fehlende Charge oder MHD bei Pflichtartikeln, unlogische Einheiten oder ein zweiter Zähleintrag für den gleichen Lagerplatz. Wird ein Artikel umgelagert, dokumentieren Sie das direkt, damit Lagerorte und Mengen am Ende zusammenpassen. Auch ohne WLAN arbeiten Sie durchgehend weiter sobald eine Verbindung besteht, synchronisieren sich die Daten sicher mit dem System. Rest- und Differenzlisten entstehen automatisch und machen auf einen Blick klar, wo noch nachgezählt werden muss. Dank gepflegter Stammdaten &ndash Bezeichnung, Wirkstärke, Packungsgröße, Preise &ndash entfällt die Tipparbeit am Schreibtisch. Die Übergabe an Ihre Warenwirtschaft erfolgt in passenden Formaten, sodass die Bewertung ohne doppeltes Erfassen möglich ist. Für Apotheken mit saisonalen oder einmaligen Inventuren ist das Mietmodell für MDE-Geräte praktisch: Sie nutzen moderne Scanner, ohne dauerhaft investieren zu müssen auf Wunsch läuft die Inventur auch vollständig per Smartphone (BYOD).

Welchen Mehrwert liefert COSYS Business Intelligence?

Nach der Zählung zeigt COSYS BI, was die Zahlen bedeuten. Abweichungen lassen sich pro Warengruppe, Standort oder Zählbereich analysieren. Hochpreisige Artikel rücken dabei gezielt in den Fokus, damit potenzieller Schwund schnell sichtbar wird. Durch die Auswertung von MHD und Chargen erkennen Sie frühzeitig Bestände, die bald ablaufen, und können Abverkäufe oder Rückgaben rechtzeitig einleiten. ABC- und XYZ-Sichten machen transparent, welche Artikel eine hohe Bedeutung haben und wie planbar ihr Verbrauch ist. In Filialnetzen vergleichen Sie Zählgeschwindigkeit, Differenzquoten und Nacharbeiten standortübergreifend, was Best Practices sichtbar macht. Ergebnisse bereiten Sie als Diagramm, Excel oder PDF auf und nutzen sie für Teamrunden oder zur Dokumentation gegenüber Steuerberater und Revision. So wird die Inventur vom einmaligen Pflichttermin zum kontinuierlichen Steuerungsinstrument.

Fazit

Mit COSYS wird die Apothekeninventur übersichtlich, schnell und revisionssicher. Das durchgängige Scannen über PZN verhindert Verwechslungen, automatische Prüfungen reduzieren Zählfehler, und klare Rest- sowie Differenzlisten beschleunigen den Abschluss. Charge und MHD bleiben im Blick, Spezialbereiche wie BtM und Kühlware werden sicher eingebunden, und die Übergabe an die Warenwirtschaft gelingt ohne Nachtippen. COSYS BI verwandelt die Ergebnisse anschließend in handfeste Einsichten: Sie erkennen Muster, optimieren Bestände und senken langfristig Aufwand und Kosten. Kurz gesagt: weniger Stress am Zähltag, mehr Transparenz im Alltag &ndash genau das, was eine moderne Apotheke braucht.

Tipp

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