Wann wird eine Inventur durchgeführt?

Den optimalen Zeitpunkt finden und welche Fehler vermeidbar sind

Hier erfahren Sie, wann der beste Zeitraum für eine Inventur ist und worauf bei der Durchführung zu achten ist. Viele Fehler können vermieden werden und in diesem Blogartikel erfahren Sie wie es geht.

2023-11-23

Warum Inventur durchführen?

Es liegt im Interesse eines jeden Unternehmens herauszufinden, ob der Lagerbestand mit den Buchhaltungsunterlagen übereinstimmt. Kommt es weiterhin zu häufigen Fehlmengen, wirkt sich dies negativ auf die Betriebsabläufe aus. Dies führt unter anderem zu Verzögerungen bei der Produktion und Lieferungen. Der Finanzstatus wird durch eine Bestandsaufnahme der Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Schulden und Forderungen genau beurteilt. Bei Vorräten ist es sehr wichtig, alle Vermögenswerte und Schulden des Unternehmens sowohl mengenmäßig als auch wertmäßig vollständig zu zählen. Die Bestandsaufnahme hilft, Diebstahl- und Schwundprobleme zu erkennen. Sie gewährleistet auch die Erreichung des kommerziellen Ziels und die Optimierung des Bestellvorgangs von Waren. Da Fehlbestände dadurch häufig rechtzeitig erkannt werden, gilt die Inventur auch als Frühwarnsystem.

Wann ist die beste Zeit, um eine Inventur durchzuführen?

Der beste Zeitraum für eine Inventur ist abhängig von der gewählten Inventurart. Da der Bilanzstichtag häufig am Ende jedes Geschäftsjahres ist, gestaltet es sich am sinnvollsten, die Bestandsaufnahme auch dementsprechend durchzuführen. Je nach Größe des Lagers bzw. des Artikelstammes wird für die Bestandsaufnahme mehr Zeit und/oder Inventurzähler benötigt. Ab Herbst beginnen in den meisten Unternehmen die Vorbereitungen. Durch die frühen Vorbereitungen ist die Inventur selbst weniger hektisch, da die wichtigsten Prozesse geplant sind. So können sich die Mitarbeiter bei der körperlichen Inventur auf die Durchführung konzentrieren.

Die Vorteile einer regelmäßigen Inventur

Durch die regelmäßige Inventur können vielfältige Informationen gewonnen werden, die zur Optimierung verschiedener Geschäftsprozesse genutzt werden können. Eine Zählung der vorhandenen Artikel ergibt einen Mangel, der verschiedene Gründe haben kann, darunter auch Diebstahl. Diebstähle können durch die Installation von Kameras und Überraschungskontrollen beim Verlassen des Büros durch Mitarbeiter entgegengewirkt werden. Der Produktbestellprozess kann auch durch regelmäßige Inventur optimiert werden. Sollten im Lager Mängel, gestohlene oder beschädigte Artikel festgestellt werden, können diese zeitnah nachbestellt werden. Mithilfe der Bestandsaufnahme wird ebenfalls herausgefunden, welche Produkte sich gut verkaufen und welche nicht. Mit diesen Informationen kann die Lagerkapazität reduziert werden. Bei Produkten, die sich nicht gut verkaufen, ist es kostensparender, die Anzahl der Bestellungen oder Lagermengen zu reduzieren.

Was muss bei der Durchführung beachtet werden?

Eine Vorbereitung mittels Checkliste ist sinnvoll, damit die Inventur strukturiert erfolgt. Die Prozesse vor, während und nach der Bestandsaufnahme werden geplant. In einem Lager ist eine genaue Buchhaltung und Abrechnung aller Bestände wichtig. Der Bestand wird gezählt, gewogen, gemessen oder geschätzt. Um die Genauigkeit und Effizienz des Prozesses zu erhöhen, werden die Prozesse digitalisiert. Dafür werden MDE-Geräte und entsprechende Inventarisierungssoftware genutzt. Darüber hinaus ist es wichtig, eventuelle Abweichungen zwischen Bestandslisten und tatsächlichem Bestand zu erkennen und zu verwalten. Eventuelle Unstimmigkeiten können auf Diebstahl, Beschädigung oder falsche Buchungen hinweisen und sollten dokumentiert und entsprechend korrigiert werden.

Welche Methoden gibt es für die Durchführung einer Inventur?

Die Wahl der richtigen Methode hängt von Faktoren wie der Art des Unternehmens, der Größe des Bestands und den verfügbaren Ressourcen ab. Es gibt verschiedene Methoden, die zur Durchführung einer Inventur verwendet werden können. Die Inventur kann auf unterschiedliche Weise erfolgen: zu einem bestimmten Stichtag, zeitnah zum Stichtag, permanent, stichprobenartig oder auch durch eine verlegte Inventur. Am häufigsten kommen die Stichtagsinventur und die zeitnahe Inventur vor. Dabei ist zu unterscheiden, dass die zeitnahe Stichtagsinventur 10 Tage um den Bilanzstichtag zum Geschäftsjahresende liegt. Hierbei muss beachtet werden, dass eine wertmäßige Fortschreibung oder Rückrechnung erfolgen muss.

Wie können Fehler bei der Durchführung vermieden werden?

Fehler bei der Durchführung sind unter anderem fehlerhafte Zählungen, ein falscher Wareneingangsprozess, Mängel bei der Dokumentation und vieles mehr. Um Fehler bei der Inventur so gering wie möglich zu halten, gibt es verschiedene Lösungen. Die richtige Planung der Bestandsaufnahme hilft dabei, die wichtigsten Prozesse zu strukturieren. Dabei können Lieferungen auf einen anderen Zeitpunkt verlegt werden, um zusätzliche Arbeiten und Fehler zu vermeiden. Mit dem Einsatz von MDE Geräten und einer passenden Inventursoftware können die meisten Fehler unterbunden werden. Zum einen erhält der Inventurzähler eine gute Übersicht über bereits erfasste Artikel, das Zählen wird erleichtert und die Datenübermittlung wird zuverlässiger. Es ist wichtig, diese potenziellen Fehlerquellen bei der Inventur zu berücksichtigen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um ihre Auswirkungen zu minimieren.

Fazit

Bei der Durchführung der Inventur gibt es vieles zu beachten. Der richtige Zeitpunkt, diese durchzuführen, ist je nach Unternehmen unterschiedlich. Meistens jedoch ist das Ende des Geschäftsjahres der optimale Zeitpunkt. Die Durchführung an sich kann mit verschiedenen Vorgängen optimiert werden. Unter anderem durch die Inventurart oder diverse Fehlervermeidungen.

FAQs

Wie kann ich Fehler in der Inventur vermeiden?

Zu den Möglichkeiten gehören Schulungen für die Mitarbeiter, präzise Aufzeichnungen (z. B. mit Hard- und Software) und regelmäßige Überprüfungen der Lagerbestände, um mögliche Fehlerquellen zu identifizieren und rechtzeitig zu korrigieren.