Wenn Zahlen nicht stimmen: Inventurdifferenzen bei der Apothekeninventur verstehen und vermeiden

Vorstellung der Inventur Software von COSYS als Werkzeug für Ihre Bestandsaufnahme

Inventurdifferenzen sind in Apotheken keine Seltenheit – und doch oft ein Grund zur Sorge. Ob fehlende Medikamente, unerklärliche Überbestände oder fehlerhafte Buchungen: Die Ursachen sind vielfältig, und ihre Folgen können ernst sein – von finanziellen Verlusten bis zu rechtlichen Konsequenzen. Der Artikel beleuchtet, warum Inventurdifferenzen entstehen, wie sie erkannt und analysiert werden können und welche Maßnahmen helfen, sie künftig zu vermeiden. In diesem Zuge präsentieren wir Ihnen die Inventur Software von COSYS und zeigen auf, welche Vorteile Ihnen diese bietet.

Inventurdifferenzen bei der Apothekeninventur

Definition und Gründe für Inventurdifferenzen

Inventurdifferenzen sind Abweichungen zwischen dem tatsächlichen Bestand (Ist-Bestand), der bei einer Inventur festgestellt wird, und dem im Warenwirtschaftssystem oder in der Buchhaltung geführten Bestand (Soll-Bestand). Diese Differenzen können positiv (Überbestand) oder negativ (Fehlbestand) sein. Ursachen für Inventurdifferenzen können vielfältig sein. Häufig entstehen sie durch fehlerhafte Buchungen, beispielsweise wenn ein Wareneingang nicht oder nicht vollständig erfasst wurde. Ebenso tragen Diebstähle, sei es durch Kunden oder Mitarbeiter, wesentlich zu Abweichungen im Lagerbestand bei. Weitere typische Ursachen sind Verwechslungen von Chargen oder Packungsgrößen sowie eine nicht korrekte Dokumentation von Verfall und Entsorgung. Auch die falsche oder unvollständige Verbuchung von Rücknahmen bei mangelhaften Medikamenten bzw. Rückrufen oder Musterlieferungen kann erhebliche Differenzen bei der Inventur verursachen.

Aus Sicht der Arzneimittelsicherheit sind Inventurdifferenzen kritisch, da sie auf fehlerhafte Lagerbestände hinweisen. Dies beeinträchtigt direkt die Patientensicherheit, da eine korrekte Lagerverwaltung Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit und Qualitätssicherung von Arzneimitteln ist. Bestehen Differenzen, könnte das Risiko steigen, dass Medikamente nicht in ausreichender Menge oder Qualität verfügbar sind.

In wirtschaftlicher Hinsicht sind Inventurdifferenzen ebenfalls relevant, da sie unmittelbare finanzielle Verluste darstellen. Fehlbestände erhöhen die Kosten durch unnötige Nachbestellungen, verursachen erhöhten Verwaltungsaufwand und mindern letztlich die Profitabilität der Apotheke. Zudem erschweren sie eine verlässliche Bestandsplanung und beeinträchtigen die langfristige Wettbewerbsfähigkeit.

Wie plane ich eine Apothekeninventur um Differenzen möglichst schnell zu erkennen oder gar zu vermeiden?

Eine gute Vorbereitung ist für eine saubere Apothekeninventur essentiell. Im Vorfeld der Bestandsaufnahme ist es wichtig, für Ordnung im Lager zu sorgen. Alle Medikamente, Artikel und entsprechende Lagerplätze sollten übersichtlich sortiert und richtig beschriftet sein. Verfallene oder beschädigte Waren müssen aussortiert werden. Eine Schulung des Personals hinsichtlich des Umgangs mit Buchungsvorgängen ist ein hierbei zentraler Bestandteil einer erfolgreichen Inventur. Mitarbeitende sollten genau wissen, wie Bestände korrekt erfasst, Differenzen dokumentiert und Buchungen im System vorgenommen werden. Eine gute Schulung beugt Fehler vor und stellt sicher, dass alle Schritte nachvollziehbar und regelkonform durchgeführt werden. In dem Zusammenhang kann es sinnvoll sein, digitale Hilfsmittel heranzuziehen und sich mit mobilen Inventurscanner vertraut zu machen. Mit moderner Technik können Bestände schneller und fehlerfreier erfasst werden. Inventurscanner ermöglichen beispielsweise eine direkte digitale Erfassung von Inventurdaten, was den Aufwand für manuelle Eingaben reduziert und die Genauigkeit erhöht. Zu einer vollständigen und ordentlichen Dokumentation gehört auch eine entsprechende Nachbereitung der erfassten Inventurdaten. Hierbei ist es wichtig, wie Sie im Falle von Inventurdifferenzen handeln. Dabei sollten alle Bestandsabweichungen sorgfältig geprüft und gegebenenfalls korrigiert oder begründet werden. Zudem ist es wichtig, dass die Daten revisionssicher archiviert werden, um bei späteren Prüfungen nachvollziehbar zu sein.

Wie unterstützt mich COSYS beim Verständnis und der Vermeidung von Inventurdifferenzen?

COSYS bietet für Ihre Apothekeninventur eine maßgeschneiderte Lösung, um Zähl- und Verwaltungsprozesse möglichst effizient zu gestalten und Inventurdifferenzen besser nachvollziehen und vermeiden zu können. Mit der COSYS Inventur Software - bestehend aus App und Backend - profitieren Sie von zahlreichen hilfreichen Funktionen, die Ihre Inventur deutlich erleichtern. Mit der intuitiven Barcode-Scan-Funktion der COSYS Inventur App erfassen Sie Medikamente und Artikel schnell, präzise und mühelos. Bereits im Vorfeld können Sie benötigten Stammdaten aus Ihrem Warenwirtschaftssystem exportieren. Während der Zählung gleicht die App die erfassten Ist-Mengen automatisch mit den hinterlegten Soll-Mengen ab. Nach Abschluss der Bestandsaufnahme werden die Inventurdaten in das COSYS Backend übertragen. Über den dort integrierten WebDesk haben Sie die Möglichkeit mittels Business Intelligence, die Daten nach verschiedenen Kriterien grafisch auszuwerten. Inventurdifferenzen lassen sich dabei übersichtlich in Differenzlisten darstellen und gezielt analysieren. Mit der Inventur Software können Sie außerdem sowohl Erst- als auch Zweitzählungen durchführen und ebenfalls entsprechend analysieren. Die COSYS Inventur Software ist das perfekte Werkzeug für Apotheker, um Unstimmigkeiten in Filialen systematisch zu erkennen, die Ursachen besser nachzuvollziehen und zukünftige Differenzen nachhaltig zu minimieren.

Zusätzlich zur Software bietet COSYS im Rahmen eines eigenen Inventurservices ein kostengünstiges Mietkonzept von Inventurscannern an und unterstützt Unternehmen mit einem umfassenden Kundensupport.

Tipp

Weitere Informationen zum COSYS Inventurservice für Apotheken finden Sie hier – einfach klicken und mehr erfahren!

Fazit:

Inventurdifferenzen sind in Apotheken nicht nur ein wirtschaftliches, sondern auch ein sicherheitsrelevantes Thema. Umso wichtiger ist es, Ursachen frühzeitig zu erkennen und gezielt gegenzusteuern. Eine strukturierte Planung, geschultes Personal und der Einsatz moderner Technologien sind entscheidende Erfolgsfaktoren für eine fehlerfreie und effiziente Bestandsaufnahme.

Mit der COSYS Inventur Software steht Apotheken ein leistungsstarkes Werkzeug zur Verfügung, das nicht nur die Zählprozesse digitalisiert, sondern auch die Auswertung und Analyse von Bestandsdaten erheblich vereinfacht. Durch intuitive Bedienung, smarte Funktionen und die nahtlose Integration in bestehende Systeme lassen sich Inventurdifferenzen nachhaltig reduzieren - und somit finanzielle Verluste ebenso vermeiden wie Risiken für die Arzneimittelsicherheit.

Wer zusätzlich auf Nummer sicher gehen möchte, profitiert vom COSYS Inventurservice inklusive Mietgeräte und umfassender Unterstützung. So wird Ihre nächste Apothekeninventur nicht nur präziser, sondern auch stressfreier.