Lagerverwaltungssystem für vier Materialwelten: Ersatzteile, RHB, Werbemittel und IT-Equipment in einem Prozess

Use Case aus der Praxis – und wie COSYS mit WebDesk, App und Business Intelligence Transparenz schafft

Wenn ein Unternehmen Ersatzteile der Mechatronik, Roh-/Hilfs-/Betriebsstoffe (RHB), Werbemittel und IT-Equipment parallel verwaltet, entstehen schnell „vier Lagerwelten“ mit unterschiedlichen Abläufen, Zuständigkeiten und Systemen. Ein modernes Lagerverwaltungssystem bringt diese Welten zusammen: mit Echtzeitbeständen, digitalen Buchungen, mobilen Scans und Auswertungen. Der folgende Use Case beschreibt typische Ist-Prozesse, zeigt, wo sie ineffizient werden – und wie das Lagerverwaltungssystem von COSYS inklusive WebDesk und Business Intelligence die Anforderungen abdecken kann.

Lagerverwaltungssystem Lagerverwaltung Warehouse WMS Warehouse Management System

Use Case: Ein Lager, viele Artikelarten - und ein gemeinsamer Anspruch

Ein mittelständisches Industrieunternehmen betreibt ein zentrales Lager, das gleich mehrere Bereiche bedient: Die Instandhaltung braucht mechatronische Ersatzteile "sofort", die Produktion wird mit RHB versorgt, Marketing und Vertrieb möchten Werbemittel einfach bestellen und abholen, und die IT muss Equipment strukturiert ausgeben sowie Rückläufer sauber dokumentieren.

Die Zielsetzung ist klar: ein cloudbasiertes Lagerverwaltungssystem (SaaS), eine benutzerfreundliche Weboberfläche, ein Rollen- und Berechtigungskonzept und mobile Nutzung per Scanner/MDE oder Smartphone. Außerdem soll ein einfacher Datenaustausch mit SAP (ERP/S/4HANA) möglich sein. Für Werbemittel wird zusätzlich ein Webshop-ähnlicher Bestellprozess benötigt - alternativ über eine Schnittstelle zu einem vorhandenen IT-/Service-System.

So laufen die Prozesse heute häufig ab

In der Praxis startet vieles "halb digital". Wareneingänge werden zwar geprüft, aber die Verbuchung erfolgt oft zeitversetzt - etwa später im Büro oder gesammelt am Tagesende. Einlagerungen und Umlagerungen passieren im Alltag schnell, aber ohne konsequente Dokumentation: Ein Karton wird kurz umgestellt, eine Kiste wandert in ein anderes Regal, und im System bleibt der alte Lagerplatz stehen.

Ausgaben sind besonders kritisch: RHB-Verbräuche werden nicht immer sofort gebucht, Werbemittel werden "mal eben" ausgehändigt, und bei IT-Equipment fehlt ohne saubere Seriennummern- und Bewegungsdokumentation schnell der Überblick, welches Gerät wo ist. Spätestens zur Inventur zeigt sich dann die Wahrheit: Bestände stimmen nicht, Suchzeiten steigen und Abstimmungen zwischen Lager, Instandhaltung, Produktion, Marketing und IT fressen Zeit.

Wo es ineffizient wird: typische Engpässe und Herausforderungen

Die größten Reibungsverluste entstehen durch Medienbrüche und fehlende Echtzeitdaten. Wenn Buchungen nicht dort passieren, wo die Bewegung passiert, wird das Lagerverwaltungssystem zur "nachträglichen Dokumentation" statt zum Führungsinstrument. Dadurch entstehen:

Bestandsungenauigkeit: Fehlbestände bei kritischen Ersatzteilen oder RHB und gleichzeitig Überbestände bei Werbemitteln/IT-Zubehör.
Such- und Wegezeiten: Artikel liegen physisch anders als im System - das kostet jeden Tag Minuten, in Summe Stunden.
Schwierige Nachvollziehbarkeit: Ohne Buchungshistorie lässt sich kaum klären, wann und warum Abweichungen entstanden sind.
Inventuraufwand: Zählungen werden aufwendig, weil Differenzen nicht strukturiert aufgearbeitet werden können.

Ein weiterer Punkt ist Governance: Vier Materialkategorien bedeuten unterschiedliche Verantwortlichkeiten. Genau deshalb braucht das Lager Rollen und Rechte - damit beispielsweise IT-Assets nur von Berechtigten ausgegeben werden, während Werbemittel möglichst einfach bestellt werden können.

Das COSYS Lagerverwaltungssystem: WebDesk + App als digitale Klammer

Das Lagerverwaltungssystem von COSYS setzt auf durchgängige digitale Prozesse und mobile Datenerfassung. Laut COSYS werden Warenbewegungen digital erfasst und in Echtzeit abgebildet die Erfassung erfolgt direkt vor Ort über eine Lagerverwaltungssystem App, während der COSYS WebDesk als webbasierte Zentrale für Auswertung und Steuerung dient.

Mobile Prozesse, die die Anforderungen direkt treffen

Für die Anforderungen "Wareneingang, Warenausgang, Einlagerung, Umlagerung, Verbrauch und Inventur"liefert COSYS genau die passenden Prozessmodule:

Wareneingang kann mit Bestellbezug erfolgen: Mitarbeitende sehen offene Wareneingänge, scannen Artikel, erfassen Mengen (inkl. Abweichungsgründen) und weisen direkt Lagerplätze zu. Das reduziert manuelle Abgleiche.
Einlagerung / Auslagerung wird über Barcode-Scan und Mengenerfassung dokumentiert bei Bedarf inkl. Chargen- oder Seriennummern. Optional lassen sich Kommentare wie Projekt oder Kostenstelle hinterlegen - hilfreich für Verbrauchsbuchungen und Zuordnung.
Umlagerung sorgt dafür, dass Standortwechsel nicht "still" passieren, sondern nachvollziehbar im System landen - ein Klassiker gegen Suchzeiten und Inventurdifferenzen.
Kommissionierung unterstützt auftragsbezogene Entnahmen: Die App zeigt Aufträge, Lagerplätze, Status und meldet Mengenabweichungen. So wird auch die Ausgabe von Werbemitteln oder internen Bereitstellungen sauber dokumentiert.
Inventur ist mobil jederzeit möglich: Lagerplätze können flexibel gezählt, abgeschlossen und mit Sollbeständen abgeglichen werden, inklusive Differenzliste - das passt sowohl zur periodischen als auch zur permanenten Inventur.

Transparenz und Steuerung über den COSYS WebDesk

Der COSYS WebDesk wird als browserbasierte Administrations- und Analyseoberfläche beschrieben, die mobile Prozesse mit Themen wie Benutzerverwaltung, Aufgabenverteilung und Business Intelligence verbindet. Im Kontext eines Lagerverwaltungssystems bedeutet das: Stammdatenpflege, Bestandsübersichten (nach Lagerplatz oder Artikel), Meldebestände, MHD-Übersichten und ein detaillierter Artikel-/Buchungsverlauf werden zentral sichtbar.

SAP-Fähigkeit: einfacher Datenaustausch statt Großprojekt

Für die Anforderung "SAP-fähig, einfacher Datenaustausch ausreichend" ist wichtig, dass COSYS Schnittstellen und Import/Export ausdrücklich erwähnt. Zusätzlich beschreibt COSYS eine SAP-Schnittstelle, über die Stammdaten in den WebDesk importiert und in Dashboards ausgewertet werden können. Damit lässt sich ein pragmatisches Integrationsszenario aufbauen: SAP bleibt führend für Stammdaten/Belege, das Lagerverwaltungssystem führt die physischen Bewegungen in Echtzeit.

COSYS Business Intelligence: aus Lagerdaten werden Entscheidungen

COSYS beschreibt seine Business-Intelligence-Plattform als cloudbasiert und darauf ausgelegt, Prozessdaten in Echtzeit zu visualisieren, Auswertungen zu automatisieren und - je nach Einsatz - auch KI-gestützte Prognosen/Frühwarnsysteme zu nutzen.

Für unseren Use Case ist der Mehrwert sehr konkret: Auswertungen nach Materialkategorien (Ersatzteile, RHB, Werbemittel, IT) werden nicht nur "Listen", sondern steuerungsrelevante Kennzahlen. Meldebestände zeigen Nachschubbedarf, der Buchungsverlauf erklärt Abweichungen, MHD-Übersichten helfen beim rechtzeitigen Ausbuchen, und Dashboards geben Führungskräften einen schnellen Überblick - ohne Excel-"Bastelreport".

Fazit

Ein modernes Lagerverwaltungssystem ist dann besonders wertvoll, wenn es nicht nur Bestände speichert, sondern Bewegungen dort erfasst, wo sie passieren - idealerweise mobil per Scan - und diese Daten zentral im Web auswertbar macht. Der anonyme Use Case mit vier Materialwelten zeigt, wie schnell ohne Echtzeitbuchungen Bestandsungenauigkeit, Suchzeiten und Inventuraufwand wachsen.

Das Lagerverwaltungssystem von COSYS adressiert diese Punkte mit App-gestützten Kernprozessen (Wareneingang, Ein-/Auslagerung, Umlagerung, Kommissionierung, Inventur) und dem COSYS WebDesk als Steuerungs- und Analysezentrale. In Kombination mit COSYS Business Intelligence wird daraus eine datenbasierte Lagersteuerung - mit Transparenz, klaren Verantwortlichkeiten und belastbaren Reports über alle Materialkategorien hinweg.

Tipp

Hier klicken für mehr Informationen zur Intralogistik Plattform!