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Lieferdokumentation in gevis dank COSYS Versand Software

Lieferdokumentation und Sendungsverfolgung für gevis ERP

Das gevis ERP-System von der GWS Unternehmensgruppe ist für seine Einfachheit bekannt und zielt darauf ab, den Anwender nicht durch komplexe Funktionen zu überfordern. Über überschaubaren Weboberflächen lassen sich Informationen schnell und problemlos ablesen sowie die Wertschöpfung steuern. Vom Einkauf und Vertrieb bis hin zu Lager und Logistik lässt sich der Warenfluss abbilden, doch wenn es um Abliefernachweise und Sendungsverfolgung geht, hören schnell die Fähigkeiten von gevis auf. Die Tourenplanung lässt sich zwar über die gevis Oberflächen erledigen, doch wenn es um die Dokumentation der Transportprozesse geht, sind Fahrer und Verlader auf sich selbst angewiesen. Hier knüpft die COSYS Versand Software an gevis an und erweitert die Funktionen um eine transparente Sendungsverfolgung bis hin zum digitalen Abliefernachweis.

2022-06-21

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COSYS Versand Software

Technische Großhändler haben mit gevis sich für das richtige ERP-System entschieden, denn der Anbieter GWS ist seit Jahren für qualitativhochwertige ERP-Lösungen bekannt. Mit gevis setzen Baustoffhandel, SHK Handel und der technische Handel auf eine ERP-Lösung, die perfekt auf die jeweiligen Branchen angepasst ist. Durch diese Branchenspezialisierung hilft gevis bei der Maximierung der betrieblichen Wirtschaftskraft. Dank der richtigen Module unterstützt das ERP-System von GWS beim Einkauf und Vertrieb sowie bei der Lagerhaltung und der Logistik. Besonders für Großhändler mit eigenem Fuhrpark und eigenen Fahrern erweist sich das Modul Logistik als ideale Hilfe, denn mit ihm lassen sich Touren planen und Lieferscheine erstellen. Für die Disposition bedeutet das weniger Aufwand bei der Organisation. Doch wenn es um die Dokumentation der Touren geht und um Sendungsverfolgung sind schnell die Grenzen der gevis Funktionen erreicht. Großhändler, die eine ordentliche Dokumentation benötigen, um Abliefernachweise zu erstellen oder um Kunden eine Auskunft über den Sendungsstatus zu geben, müssen auf andere Lösungen zurückgreifen. Dabei wird oft auf altbewährte Methoden zurückgegriffen wie ausgedruckte Transportdokumente und handschriftlichen Notizen. Damit einher kommen auch zahlreiche Probleme auf die Logistik zu, denn Fahrer müssen so bei der Verladung und der Auslieferung händisch die Packstücke gegen die Ladeliste prüfen. Dabei geht nicht nur viel Zeit verloren, auch die Fehlerquote nimmt drastisch zu. Hinzu kommt der erschwerte Austausch zwischen Fahrer und Disposition, denn um Informationen untereinander auszutauschen, muss oft telefoniert werden. Das Ergebnis daraus ist eine mangelnde Übersicht, denn Transport und Prozesse können nicht sauber nachverfolgt werden. Auch wertvolle Mehrwegbehälter können durch diese unklare Dokumentation schnell verloren gehen und für hohe Verluste sorgen.

Wenn allerdings die Funktionen von gevis ERP um eine Versand Software erweitert werden, können technische Großhändler von einem durchgehenden und nachvollziehbaren Strang profitieren. So hilft eine Versand Software beispielsweise bei der Dokumentation des Transports, in dem Verladungen, Auslieferungen, Retouren sowie Lademittel erfasst werden. Von der Erstellung der Lieferscheine und der Tourenplanung in geivs bis hin zur Lieferdokumentation in der Versand Software wird der gesamte Warentransport digital dokumentiert und rückverfolgbar.

COSYS Fahrer App

Versand Software angebunden an gevis ERP

Die COSYS Versand Software ist eine intelligente Softwarelösung, die beim Transport Management unterstützt und durch jahrelange Erfahrung viele branchenspezifische Funktionen besitzt. Die Versand Software von COSYS besitzt daher schon im Standardumfang genau die Funktionen und Features, die in den Branchen SHK, Baustoff und technischer Handel benötigt werden. Die Software besteht mit einer Fahrer App und einem Tracking Tool aus zwei leistungsstarken Komponenten, die für eine digitale Dokumentation der Verladung und Auslieferung von Packstücken sorgen sowie eine Sendungsverfolgung ermöglichen.

Damit die Versand Software mit allen für die Kundenbelieferung notwendigen Daten arbeiten kann, werden Kundendaten, Touren und Lieferscheine über die COSYS Transport API aus gevis ERP übergeben. Über die Transport API bezieht die Software alle wichtigen Transportdaten und schreibt abgeschlossene Tourdaten zurück ins gevis ERP. Die Mitarbeiter haben damit immer die aktuellsten Daten sowohl in der Versand Software als auch im ERP-System parat und können damit arbeiten. Gevis bleibt weiterhin das führende System.

Im Gegensatz zum ERP System bietet die Versand Software genaue Angaben zum Status der Touren, Lieferscheine und Packstücke. Damit ist dank der Versand Software immer klar, was mit den Lieferungen ist und wo sie sich derzeit befinden. Die Mitarbeiter in der Disposition können mit dem Tracking Tool COSYS WebDesk im Büro feststellen, ob eine Lieferung noch offen ist, bereits verladen und auf Tour ist oder bereits zugestellt wurde. Selbst Annahmeverweigerungen oder Retouren können erkannt werden. Über eine integrierte Karte im COSYS WebDesk kann zudem der genaue Aufenthaltsort der Packstücke eingesehen werden. Dank der Trackingfunktionen des COSYS WebDesk wird gevis perfekt erweitert.

COSYS Versand Software für gevis ERP

Lieferdokumentation und Sendungsverfolgung

Die gesamte Lieferdokumentation und Sendungsverfolgung basiert auf der intelligenten und fehlerfreien Barcodescantechnologie. Damit diese optimal genutzt werden kann, werden Auslieferungsfahrer mit mobilen Geräten und der COSYS Fahrer App ausgestattet. Als mobiles Gerät können klassische MDE Geräte mit Fulltouch Oberfläche oder Tastatur verwendet werden, wie zum Beispiel das Zebra TC77 oder das Zebra MC3300x. Auch der Einsatz von herkömmlichen Smartphones ist möglich, da die Fahrer App mit dem COSYS Perfomance Scanning Plugin ausgestattet ist und eine Barcodeerfassung über die Gerätekamera ermöglicht. Für Großhändler, die mehr Anzeigenplatz für Lieferscheine und Packstücke benötigen, können auch MDE Tablets verwendet werden, die nicht nur besonders robust sind, sondern auch einen leistungsstarken Scanner besitzen. Hier kann die Wahl auf das Einstiegsgerät Zebra ET40 / ET45 oder auf das höherwertige Zebra ET50 / ETE55 fallen. Die Fahrer App ist für iOS und Android Geräte verfügbar und wird auf jedes mobile Fahrergerät vorinstalliert.

Die Fahrer App dient zur Lieferdokumentation, indem Warensendungen und Packstücke bei der Verladung und Auslieferung durch Barcodescanning erfasst werden. Bei jedem Barcodescan wird die erfasste Sendungsnummer mit der Ladeliste aus gevis abgeglichen, damit keine falschen Packstücke ausgeliefert werden. Treten Unstimmigkeiten zwischen dem gescannten Code und der Ladeliste auf, wird ein visuelles und akustisches Signal von der App ausgegeben. Zusätzlich sorgt der Barcodescan für die Erfassung des Sendungsstatus, der bei vorhandener Verbindung zum LTE / 5G Mobilfunknetz an den COSYS WebDesk gesendet wird. Dadurch verhindert die mobile Fahrer App Fehler und sorgt für mehr Übersicht.

Sobald der Fahrer alle Packstücke gescannt und auf den LKW verladen hat, kann er die Navigationsfunktion der Fahrer App verwenden, um sich die schnellste Route zu den hinterlegten Kundenadressen berechnen zu lassen. Dank des GPS-Moduls des Mobilgeräts kann der Scanner blitzschnell in ein richtiges Navigationsgerät verwandelt werden.

Ist der Fahrer beim Kunden angekommen, erhält er von der App eine Liste mit den auszuliefernden Packstücken. Wie bereits bei der Verladung gilt es für den Fahrer auch bei der Auslieferung die Sendungsnummern der Packstücke durch einen Barcodescan zu erfassen. Sobald alle Packstücke gescannt und entladen wurden, beginnt die Auslieferung. Bei einer gewöhnlichen Zustellung belegt der Kunde die Zustellung durch eine Unterschrift auf dem Mobilgerät des Fahrers. Selbstverständlich wird aber auch eine kontaktlose Zustellung von der Fahrer App unterstützt. Hierzu muss der Fahrer die abgestellten Warensendungen mit seinem Gerät fotografieren, um die ordnungsgemäße Zustellung zu belegen. Sobald die Zustellung erfolgreich abgeschlossen wurde, wird von der Versand Software ein digitaler Abliefernachweis automatisch generiert und per E-Mail an die Disposition als auch an den Kunden gesendet.

Die gesamte Sendungsverfolgung erfolgt über den COSYS WebDesk, eine webbasierte Anwendung zur Administration und Datenverarbeitung. Über übersichtliche Tabellen, grafischen Dashboards und digitalen Karten werden Touren, Lieferscheine und Packstücke von der Bereitstellung und Verladung bis zur Auslieferung verfolgt. Damit haben Dispo-Mitarbeiter immer alles im Blick und sind über aktuellste Ereignisse informiert. Die integrierte Sendungshistorie erlaubt sogar eine nachträgliche Rückverfolgung von abgeschlossenen Touren, in dem jede Statusänderung und jeder Aufenthaltsort aufbereitet dargestellt wird. Unterschriften und erfasste Fotos lassen sich ebenfalls in der Sendungshistorie einsehen.

Tourenstatus im COSYS WebDesk

Sendungsstatus im COSYS WebDesk

Sendungsverfolgung im COSYS WebDesk

Lademittelverwaltung im COSYS WebDesk

Weitere Funktionen der Versand Software

Schadensdokumentation: Sollten Schäden während des Transports auftreten, können diese durch die integrierte Schadens- und Fotodokumentation der App festgehalten und einem Packstück zugeordnet werden. Mit der Fotodokumentation werden Schäden fotografiert und mit einem Kommentar hinterlegt. Der Fahrer hat zudem die Möglichkeit, im Foto die Schadensstelle zu markieren.

Lademittelverwaltung: Lademittel sind nützliche Begleiter im Transport, sind allerdings durch ihre hohen Anschaffungskosten bei Verlust ziemlich teuer. Mit der integrierten Lademittelverwaltung der Versand Software wird der Lademittelverlust verhindert, indem diese in Ladungsträgerkonten geführt werden. Diese Ladungsträgerkonten werden automatisch generiert und gepflegt, sobald ein Lademittel ausgeliefert und abgeholt wird.

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