Manuelle Versus digitale Post- und Paketbearbeitung
Was bei der manuellen Bearbeitung der internen Post- und Paketbearbeitung alles schieflaufen kann.
Manuelle Post- und Paketbearbeitung oder doch lieber digitale Unterstützung durch Software? Was ist die bessere Alternative, um die Effizienz im Unternehmen zu steigern? Was macht weniger Arbeit? Welches ist die sichere Methode? Letztlich müssen Sie selbst entscheiden, welche Arbeitsweise besser zu Ihrem Unternehmen macht. Aber nehmen Sie sich doch ein paar Minuten Zeit und lesen Sie mehr über den jeweiligen Zeitaufwand und die Fehlerrisiken, die es zu beachten gibt.
2023-01-27
Manuelle Versus, digitale Post- und Paketbearbeitung
Wie verläuft die manuelle interne Post- und Paketbearbeitung?
Es ist eine realistische Einschätzung zu sagen, dass gerade bei manueller Bearbeitung der Sendungen nicht alle Pakete innerhalb desselben Zeitrahmens verarbeitet werden können. Vor allem, wenn es sich um ausschließlich papierbasierte Dokumentation handelt, steigt auch das Fehlerrisiko. Dies gilt auch für Exceltabellen. Angesichts dessen ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter eine Reihe von Richtlinien und Verfahren befolgt, um die Effizienz zu gewährleisten und Fehler zu vermeiden. Zunächst sollten Ihre Mitarbeiter aufmerksam sein, wenn neue Pakete eintreffen. Sind Beschädigungen an den Sendungen zu erkennen, müssen diese erst einmal dokumentiert werden.
Wichtig ist, dass Ihre Mitarbeiter das Mindestmaß an notwendigen Informationen wie Empfängername, Absender und Sendungsnummer erfassen und sicherstellen, dass es an den richtigen Empfänger weitergeleitet wird. Ebenso müssen alle Eingangs- und Ausgangsformulare ordnungsgemäß ausgefüllt und unterzeichnet sein. So können Sendungen im Nachhinein bei Fragen oder anderen Problemen besser überprüft werden. Auch eine immer aktuelle Liste aller sich in Bearbeitung befindenden Sendungen sollte jederzeit vorgelegt werden können, um sicherzustellen, dass jede Sendung rechtzeitig bearbeitet wird.
Das sind nur die Eckpfeiler, um die interne Post- und Paketbearbeitung möglichst effizient zu halten. Sollten Ihre Mitarbeiter sich nicht an die vorgegebenen Regeln und Strukturen halten, weil sie etwa neu bzw. an andere Arbeitsschritte gewöhnt sind oder diese für nicht notwendig halten , kann dies schnell weitreichende negative Folgen für das gesamte Unternehmen haben. Fehlende Arbeitsmaterialien, oder private Sendungen verursachen unnötige Kosten und führen zu einem schlechten Arbeitsklima.
Auch wenn man alle Regeln beachtet, sind die Prozesse der internen Post- und Paketzustellung sehr fragil und verzeihen keine Fehler.
Dessen sind sich viele Unternehmen bereits bewusst und setzen daher digitale Hilfsmittel in Form von Software ein.
Was muss getan werden, um eine effiziente digitale Post- und Paketbearbeitung zu gewährleisten?
Zuerst sollten Sie natürlich, eine passende Software für Ihr Unternehmen finden. Zum Beispiel COSYS Inhouse Paketmanagement. Einige Vorteile unserer Software sind:
- Dank des modularen Aufbaus lässt sich die COSYS Software an vorhandene Unternehmensstrukturen anpassen. So werden langwierige Umstrukturierungen vermieden.
- Die intuitive Bedienung ist auch für technisch unerfahrene Mitarbeiter geeignet.
- Die Software unterstützt zusätzlich mit auditiven und visuellen Signalen wie Signaltönen und der Ampellogik.
- Fotos von Beschädigungen und digitale Unterschriften werden mit derselben Hardware gemacht.
- Durch die Abarbeitung der verschiedenen Module wird die Arbeitsweise vereinheitlicht.
- Die benötigte Hardware wie Barcodescanner, Tablets oder Smartphones können Sie direkt über die COSYS Ident GmbH mieten oder erwerben.
- Ebenfalls zum Hardwareportfolio gehören mobile Datenerfassungsgeräte (MDE-Geräte). Hier lässt sich für jeden Bedarf eine geeignete Lösung finden. Wie das Honeywell Scanpal EDA52.
Wie verläuft die interne Post- und Paketbearbeitung mit COSYS Software?
Die Sendungen, die in Ihrem Unternehmen eintreffen werden mittels der Hardware gescannt und den entsprechenden Empfängern zugeordnet. Durch die vorangegangene Übertragung der Stammdaten per Aktive Directory müssen Sie diese nicht langwierig manuell in die Software übertragen. Gerade bei einem großen Mitarbeiterstamm erspart dies viel Zeit. Ein kleiner Mitarbeiterstamm oder Abteilungen können auch im System selbst gepflegt werden.
Der Mitarbeiter braucht die Empfängerdaten nun nur noch einmal abzugleichen und kann direkt eine Zuordnung zu Selbstabholer oder Auslieferung vornehmen. Speichert er die Eingaben, ist die Sendung in der Datenbank hinterlegt und lässt sich jederzeit über den COSYS WebDesk abrufen. Jetzt wird automatisch eine E-Mail versendet, die den Zielempfänger über das Eintreffen seiner Sendung informiert.
Bei jedem weiteren Bearbeitungsschritt wird die Sendung gescannt und die Daten gespeichert, bis sie letztlich bei seinem Empfänger ankommt.
Über die Hardware kann Ihr Mitarbeiter schnell nachvollziehen, welche Sendungen noch zugestellt werden müssen und an welchem Lagerort sie sich gegebenenfalls befinden.
Weitere Vorteile mit COSYS Software
Nicht nur für unsere Kunden gehört stetige Weiterentwicklung und Verbesserung zum Alltag, auch wir setzen alles daran, den Bedürfnissen unserer Kunden gerecht zu werden und Ihnen die neuesten Innovationen und technischen Hilfsmittel zugänglich zu machen.
SO sind im vergangenen Jahr die automatische Texterkennung für schnelleres Übertragen von Empfängerdaten (OCR) und die Prozessdatenanalyse als neue Add-ons hinzugefügt worden. Sie sollen Ihnen als Kunde den Einstieg und Arbeitstag weiter erleichtern.
FAQ
Die COSYS Ident GmbH bietet Ihnen kostenlose und unverbindliche Demoversionen für iOS und Android-Geräte an, um sich selbst von den Vorteilen einer Software zu überzeugen. Die entsprechenden Links finden Sie auf unserer Webseite www.cosys.de unter COSYS App Store und COSYS Playstore.
Durch den modularen Aufbau unserer Software können wir Ihnen genau das bereitstellen, was Sie im Arbeitsalltag tatsächlich benötigen. Sollte es zu Änderungen kommen, die dieses Modul nötig machen, kann es jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden.
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