Paket- und Posteingangsbearbeitung in der Poststelle
Meistern Sie die Posteingangsbearbeitung mit der COSYS Paketmanagement Inhouse Software
In vielen größeren Unternehmen ist die Paket- und Posteingangsbearbeitung eine essenzielle Tätigkeit. Es geht dabei um die Verarbeitung von Eingangspost wie Briefe, Pakete oder Arbeitsmaterialien, die von einer Poststelle sortiert und an Mitarbeiter und Abteilungen zugestellt werden. Bei der Posteingangsbearbeitung geht es im Grunde darum, eintreffende Post und Pakete in Unternehmen zu bearbeiten und weiter zu verteilen.
2022-06-01
Tagtäglich trifft bergeweise Eingangspost in Unternehmen ein. Die Bearbeitung der eingetroffenen Sendungen übernimmt in der Regel die Poststelle, eine Abteilung, die sich um den Posteingang, die Postverteilung und den Postausgang kümmert. Die Poststelle kümmert sich um das Sortieren und Verteilen von Briefen, Paketen und Arbeitsmaterialien sowohl an Personen als auch an Abteilungen. Besonders in Zeiten von wachsenden Onlinekäufen und dem Angebot vieler Arbeitgeber private Sendungen bequem zum Arbeitsplatz liefern zu lassen, kann das tägliche Paketvolumen an einzelnen Tagen überdurchschnittlich hoch sein. Ist das der Fall, kann die Poststelle schnell zum Flaschenhals werden, sodass mehr Zeit für die Sortierung und Bearbeitung benötigt wird und folglich sich die Zustellung nach hinten verschiebt. Gerade dann, wenn wichtige Arbeitsmaterialien in der Poststelle darauf warten für die Produktion zugestellt zu werden, kann das schnell problematisch werden und zu Stillständen führen.
Im Kern stellt sich die Posteingangsbearbeitung als einfache Tätigkeit dar. Sendungen von KEP Diensten werden entgegengenommen, sortiert und verteilt. Doch was in der Theorie einfach erscheint, entpuppt sich in der Praxis als wahre Herausforderung. Schnell kann bei Paketbergen die Übersicht verloren gehen, was auch Konsequenzen für die Sendungsverfolgung hat. Eine klassische Dokumentation mit Stift und Papier schafft zwar Sicherheit, doch schnell schleichen sich Flüchtigkeitsfehler und unleserliche Notizen ein und schon ist die Dokumentation weniger präzise. Eine Digitalisierung mit Hilfe von Excel Listen schafft mehr Sicherheit, doch beim Abtippen von Sendungsnummern und Notizen kommen schnell Zahlendreher zum Vorschein, doch auch die Bearbeitungszeit nimmt drastisch zu.
Digitale Posteingangsbearbeitung mit COSYS Paketmanagement Inhouse
Die ideale Lösung für die Posteingangsbearbeitung und der Poststelle ist die COSYS Paketmanagement Inhouse Software. Die Software digitalisiert die Bearbeitung von Eingangspost in der Poststelle und macht diese sicher und zeiteffizient durch Barcodescanning. Mithilfe einer intelligenten App für Mobilgeräte (Smartphones, MDE Geräte oder Tablet) und einem Tracking Tool für Desktop PCs und Laptops organisiert und strukturiert die Software die Postverteilung innerhalb Unternehmen. Die Abläufe bleiben trotz Paketmanagement Inhouse Software identisch, werden allerdings durch Barcodescanning gestützt und digital dokumentiert.
Für einen möglichst einfachen Einsatz kann die Software als SaaS Lösung in der COSYS Cloud gehostet werden, wodurch eigene IT-Aufwendungen auf ein Minimum reduziert werden. COSYS übernimmt bei SaaS Lösungen die Pflege und Wartung der Software sowie der Cloud und entlastet so wertvolle Kapazitäten von Unternehmen. Ein On-Premise Betrieb ist auch möglich, erfordert allerdings IT-Ressourcen, die sich um die Serverbereitstellung und Pflege kümmern müssen.
Vereinfachte Abläufe in der Poststelle
Die mobile COSYS App ist darauf ausgelegt die tägliche Arbeit in der Poststelle zu vereinfachen. Von der Paketanlieferung bis hin zur Paketzustellung werden alle Abläufe von der App vereinfacht, indem die Abläufe digital vorgegeben und unterstützt werden. Der Anwender führt lediglich das aus, was die App vorgibt. So wird der Anwender Schritt für Schritt durch den Prozess geleitet, damit sich keine Fehler einschleichen. Das verbessert die Prozessgenauigkeit und spart zudem viel Zeit ein.
Angelieferte Pakete und Briefe werden durch Scan der Sendungsnummer mit der App erfasst. Sollten Briefe keine Sendungsnummer vom KEP-Dienst besitzen, kann via Etikettendruck ein Barcodeetikett mit der internen Sendungsnummer erstellt und auf den Brief geklebt werden. Damit stellt auch das Tracking von Briefen kein Problem dar. Durch eine Filterauswahl wird den Sendungen der entsprechende Empfänger zugeordnet. Die Sortierung der Empfänger erfolgt in der Software automatisch nach Unternehmensbereich und Abteilung, sodass die Abholung und Auslieferung erleichtert wird. Bereits bei der Sortierung wird der Empfänger im Unternehmen über die COSYS Software per E-Mail, SMS oder WhatsApp Nachricht über den Sendungsstatus informiert. Dadurch sorgt die Paketmanagement Inhouse Software schon im Wareneingang für mehr Übersichtlichkeit und eine nachvollziehbare Sendungsverfolgung.
Effizientere Eingangspostverarbeitung mit OCR
Die Eingangspostverarbeitung kann noch effizienter ablaufen dank OCR (Optical Character Recognition, Optische Zeichenerkennung). Mithilfe von OCR wird die Erfassung von Absender und Empfänger deutlich beschleunigt, indem durch die COSYS OCR Funktion neben Barcodes auch Fließtext erfasst wird. Der Poststellenmitarbeiter muss dafür nur die Gerätekamera über das Versandetikett des Pakets oder über die Empfängeranschrift bei Briefen halten, damit die OCR Funktion die Daten entnehmen kann. Eine manuelle Zuordnung der Empfänger durch Dropdown Menüs oder manuelles Anlegen entfällt damit komplett. Für eine schnelle und fehlerfreie OCR Erfassung empfiehlt sich ein MDE Gerät mit einer hochauflösenden Kamera ab 8 Megapixel und mit schnellem Autofokus.
Eingangspost Tracking mit dem COSYS WebDesk
Die Sendungsverfolgung der Eingangspost erfolgt im browserbasierten Tracking Tool COSYS WebDesk. Der COSYS WebDesk ist die Benutzeroberfläche des COSYS Backends und dient als zentrales Steuerelement der Paketmanagement Inhouse Software. Über den WebDesk erfolgt die Administration der Benutzer und Rechte, die Verwaltung und Nachbearbeitung der Daten sowie die Rückverfolgung aller erfassten Pakete und Briefe. Über einen beliebigen Internetbrowser lässt sich der WebDesk aufrufen.
In übersichtlichen Tabellen werden alle erfassten Briefe und Pakete aufgelistet. Durch eine Detailansicht kann zu jeder Sendung der Status sowie der Sendungsverlauf eingesehen werden. So lässt sich aus den Informationen entnehmen, ob die Sendung erst vom KEP Dienst angenommen wurde oder ob sie bereits zugestellt ist. Zusätzlich werden falls vorhanden alle Unterschriften und Fotos zu der betrachteten Sendung angezeigt. Das Tracking der Eingangspost erweist sich durch die lückenlose Dokumentation als äußerst einfach und komfortabel.
Ein weiteres nützliches Instrument neben der Sendungsverfolgung stellt die Prozessdatenanalyse dar, die für eine automatische Auswertung aller erfassten Daten sorgt. Dank COSYS innovativer Algorithmen wird die Eingangspost gründlich analysiert, um Störungen im Prozessablauf zu identifizieren oder Schwankungen festzustellen. Hierzu analysiert der COSYS WebDesk alle erfassten Daten und gibt diese in Kennzahlen und übersichtlichen Dashboards wieder. So lassen sich Kennzahlen zu unterschiedlichen Themen einsehen wie die Anzahl der Sendungen nach KEP Dienst, die Beschädigungsquote, der Status der bearbeiteten Sendungen, die durchschnittliche Durchlaufzeit oder die Top Empfänger. Das Controlling der Poststelle und der Eingangspost wird mit der Prozessdatenanalyse des COSYS WebDesk deutlich einfacher, da Störungen, Probleme und Kostenverursacher im Handumdrehen aufgedeckt werden.
Die Paket- und Postverteilung wird ebenfalls über Barcodescans mit der App dokumentiert. Da jedes Unternehmen die Verteilung unterschiedlich handhabt, unterstützt die App sowohl die Paketauslieferung als auch die Paketabholung an der Poststelle und die Ablage in einer Paketstation. Bei beiden Abläufen wird der Mitarbeiter bei Vorlage der Firmenkarte identifiziert und bestätigt durch eine Unterschrift auf dem Mobilgerät des Poststellenmitarbeiters die Entgegennahme. Bei Auslieferungen auf größeren Firmengeländen kann zudem die Verladung der Sendungen auf ein Transportfahrzeug und/oder Ladungsträger sowie die Zustellung blitzschnell dokumentiert werden.
Sollten Schäden bei der Paketannahme oder der Zustellung auftreten, können diese mit der integrierten Foto-Funktion über die Gerätekamera dokumentiert werden. Die Bilder der Schäden werden der Sendung hinterlegt und sind jederzeit abrufbar.
Paketmanagement Inhouse Gesamtsystem aus einer Hand
Das Gesamtsystem bestehend aus der Paketmanagement Inhouse Software und der dazu geeigneten MDE Hardware ist bei COSYS aus einer Hand erhältlich. COSYS bietet die Software individuell an die Bedürfnisse des Kunden angepasst an und geht in ausführlichen Beratungsgesprächen die Anforderungen der Hardware durch. Durch Partnerschaften zu führenden Herstellern ist eine große Auswahl an MDE Geräte, Handscannern und Etikettendruckern vorhanden. Kunden können sich so aus einer Bandbreite verschiedener Geräte von den Herstellern Zebra, Newland, Honeywell oder sogar Unitech entscheiden. Zusätzlich zur Hardware und Software bietet COSYS ebenfalls dazugehörige Services an wie die Systemintegration und der Rollout, die Schulung der Mitarbeiter oder die Software- und Hardwarewartung (auch vor Ort möglich).
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