Prozessbeschreibung im Wareneingang: So geht’s richtig!
Worauf Sie beim Wareneingang achten müssen - Tipps & Tricks
Jedes Unternehmen hat einen Wareneingang, aber nicht alle wissen, wie dieser Prozess richtig funktioniert. Wir erklären Ihnen, worauf Sie achten müssen!
2022-07-19
1. Wie funktioniert ein Wareneingang?
Ein Wareneingang ist ein wichtiger Prozess in jedem Unternehmen. Durch den Wareneingang wird sichergestellt, dass die erhaltenen Waren dem Bestellauftrag entsprechen und keine Fehler enthalten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein typischer Wareneingang abläuft und worauf Sie achten müssen. Der erste Schritt beim Wareneingang ist die Überprüfung der Lieferung. Sobald die Waren angekommen sind, wird überprüft, ob alle Artikel enthalten sind und ob die richtige Anzahl geliefert wurde. Außerdem wird überprüft, ob die Waren beschädigt sind oder ob Transportschäden vorliegen. Sollte eine Lieferung unvollständig sein oder Transportschäden festgestellt werden, muss dies dem Lieferanten sofort mitgeteilt werden. In der Regel erstattet der Lieferant dann die fehlenden Waren oder bezahlt die Reparaturkosten. Nachdem die Lieferung überprüft wurde, wird ein Wareneingangsprotokoll angelegt. In diesem Protokoll werden alle relevanten Informationen zur Lieferung, wie zum Beispiel die Artikelnummern, die Anzahl der gelieferten Waren und der Zustand der Waren, festgehalten. Anschließend werden die Waren in das Lager eingelagert und die entsprechenden Lagerplätze im System vermerkt. Sobald alle Waren eingelagert sind, wird das Wareneingangsprotokoll an den Einkäufer weitergeleitet. Der Einkäufer prüft das Protokoll und bestätigt die korrekte Erfassung der gelieferten Waren im System. Der Wareneingang ist damit abgeschlossen und die Waren können von den Kunden bestellt werden.
2. Welche Prozesse sind notwendig?
Der Wareneingang umfasst in der Regel drei Prozesse:
- Artikel prüfen: Hierbei wird kontrolliert, ob die Artikel wirklich zu dem Auftrag gehören, die Menge korrekt ist und ob die Qualität stimmt.
- Waren auf Lagerplatz verräumen: Dieser Prozess kann ein- oder zweistufig erfolgen. Entweder werden die Artikel auf eine Sammelzone, meist „Wareneingangszone“ genannt, gestellt und später auf den richtigen Lagerplatz eingelagert oder die Einlagerung erfolgt sofort
- Dokumentation: Alle Prozesse im Wareneingang müssen dokumentiert werden. Als erstes die Artikelprüfung und anschließend wird der Lagerplatz vermerkt, wo sich die Artikel befinden. Diese Dokumentation muss dann vom Einkauf in das System eingepflegt werden.
3. Warum ist ein effizienter Wareneingang so wichtig?
Ein effizienter Wareneingang ist sehr wichtig, da hier alle weiteren Prozesse eines Lager beeinflusst werden. Die Waren müssen schnell und korrekt verbucht werden, damit sie schnell für die Kommissionierung zur Verfügung stehen. Auch muss die Qualität überprüft werden, weil die Kundenzufriedenheit sonst sinkt, wenn die Kunden mangelhafte Waren erhalten. Auch müssen alle Wareneingänge korrekt verbucht werden, damit stets der Bestand stimmt und die Einkaufsabteilung immer mit korrekten Zahlen arbeitet.
4. Tipps für die Optimierung des Wareneingangs
Viele Unternehmen arbeiten noch mit Stift und Zettel im Wareneingang. Diese Methode ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Daher lautet unser Tipp die Einführung einer Lagerverwaltungssoftware von COSYS. Das System unterstützt Sie bei allen Prozessen des Lagers. Mithilfe der mobilen App werden die Artikel schnell geprüft, durch scannen sieht der Mitarbeiter sofort, ob der Artikel im Auftrag ist und kann die Menge erfassen. Bei Untermengen können Gründe, wie beispielsweise beschädigt, angegeben werden. Das System kann außerdem Lagerplatzvorschläge geben, so dass die Artikel zusammen eingelagert werden können. Sobald ein Auftrag abgeschlossen ist, wird dieser automatisch in die Datenbank übertragen und kann von dort aus weiterverarbeitet werden. Ein Übertrag der händischen Notizen entfällt somit.
Software für den Wareneingang
Viele Unternehmen haben keine Ahnung, wie der Wareneingang funktioniert. Das führt zu ineffektiven Arbeitsabläufen und hohen Kosten. Ohne einen effektiven Wareneingang können Sie Ihre Waren nicht richtig verwalten. Sie wissen nicht, was Sie einkaufen sollen und müssen sich auf ungenaue Schätzungen verlassen.
COSYS hat eine leistungsstarke Software, die speziell für den Wareneingang entwickelt wurde. Mit COSYS können Sie Ihren Wareneingang effektiv und kostengünstig gestalten.
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