Inventur mit Aushilfen: Einfache App, klarer Ablauf
Wie klare Zählbereiche, feste Regeln und gezielte Kontrollen auch unerfahrene Teams sicher durch die Inventur führen
Im deutschen Einzelhandel blieben nach Angaben des Handelsverbands HDE im Jahr 2024 rund 122.000 Stellen unbesetzt. Für die Jahresinventur verschärft das eine bekannte organisatorische Frage: Wer zählt, wenn nicht genügend Stammpersonal gleichzeitig verfügbar ist?
In vielen Filialen unterstützen deshalb Aushilfen, Studierende, Mitarbeitende aus der Verwaltung oder Kolleginnen und Kollegen aus anderen Standorten. Viele von ihnen sehen die Inventur zum ersten Mal.
Die entscheidende Frage lautet dann nicht nur: Ist die App einfach zu bedienen? Wichtiger ist, wie viele Entscheidungen die zählende Person während des Prozesses selbst treffen muss.
Was Aushilfen nicht wissen und auch nicht wissen müssen
Eine erfahrene Mitarbeiterin kennt die Filiale. Sie weiß, welche Bereiche zusammengehören, wo Rückläufer stehen und welche Artikel besondere Aufmerksamkeit brauchen.
Eine Aushilfe kennt diese Zusammenhänge nicht. Jede offene Entscheidung kann deshalb zusätzlichen Klärungsbedarf erzeugen: Gehört dieser Lagerbereich noch zu Abschnitt 4? Wird die Verpackung oder der einzelne Artikel gezählt? Was passiert mit Ware, die nicht eindeutig zugeordnet werden kann?
Eine Inventur wird für neue Mitarbeitende einfacher, wenn solche Fragen vor dem Stichtag geklärt werden und nicht erst während der Zählung.
Drei Dinge sollten vorher feststehen
Die Zählbereiche. Verkaufsfläche, Lager und weitere Bestandsbereiche sollten vorab eindeutig gegliedert sein. Je nach Inventurkonzept können dafür Zählplätze oder klar abgegrenzte Bereiche verwendet werden.
Die Zählregeln. Vor der Inventur sollte feststehen, welche Informationen gescannt werden, wann Mengen eingegeben werden und wie Sonderfälle behandelt werden. Je weniger Entscheidungen spontan getroffen werden müssen, desto einheitlicher arbeitet das Team.
Die Kontrolle. Neue Mitarbeitende benötigen einen klaren Prüfprozess. Auffällige Positionen oder Bereiche sollten deshalb vor der endgültigen Datenübernahme kontrolliert und bei Bedarf erneut gezählt werden.
Wie die COSYS Inventur App diesen Ablauf abbildet
In der COSYS Inventur App folgt die Erfassung einem festen Schema:
- Zählplatz scannen.
- Artikel scannen.
- Menge erfassen.
Nach dem Scan zeigt die App die Artikeldaten an, sodass die zählende Person sieht, ob sie den richtigen Artikel in der Hand hat. Je nach Konfiguration lässt sich die Menge fest auf 1 setzen, und eine Plausibilitätsprüfung macht auf auffällige Eingaben aufmerksam.
Im COSYS WebDesk sieht die Inventurleitung, welche Zählplätze erfasst sind, welche fehlen und welche doppelt gezählt wurden. Nachzählungen lassen sich gezielt vergeben, solange das Team noch vor Ort ist.
Das macht aus einer Aushilfe keine Inventurexpertin. Es sorgt aber dafür, dass sie nach einer kurzen Einweisung zuverlässig zählen kann, weil der Ablauf die Entscheidungen bereits enthält.
Wenn zusätzlich Geräte fehlen
Gerade bei Inventurspitzen reicht der eigene Gerätebestand nicht immer aus. COSYS verfügt dafür über einen Mietgerätepool mit mehreren tausend einsatzbereiten Geräten, die je nach Bedarf kurz- oder langfristig eingesetzt werden können.
Mietgeräte können passend zum vorgesehenen Inventurprozess vorbereitet werden. Der konkrete Umfang der Konfiguration und technischen Unterstützung wird im Projekt abgestimmt.
Wo die Grenze liegt
Incluso un registro móvil sencillo no sustituye a una dirección de inventario.
Alguien tiene que definir las áreas de recuento, establecer reglas, aclarar casos especiales y verificar los resultados. Si faltan recursos internos para la preparación técnica, un socio puede proporcionar el software de inventario, los dispositivos adicionales y los servicios acordados.
Wer prüfen möchte, ob der eigene Ablauf aushilfentauglich ist, sollte das vor dem Dezember tun. Am besten mit einer Probezählung, bei der bewusst jemand zählt, der die Filiale nicht kennt.
Klare Prozesse reduzieren den Schulungsaufwand: Mit der COSYS Inventur App und vorkonfigurierten MDE-Mietgeräten können auch Aushilfen ohne Inventurerfahrung Bestände strukturiert erfassen. COSYS unterstützt dabei die Vorbereitung, stellt die benötigte Hardware bereit und übernimmt die technische Einrichtung sowie die Anbindung an bestehende ERP-Systeme.
FAQ
Der Schlüssel liegt in vorkonfigurierten Prozessen, die den Zählenden operative Entscheidungen abnehmen. Anstatt detailliertes Artikelwissen vorauszusetzen, führt die COSYS Inventur App das Personal in drei Schritten (Zählplatz scannen, Artikel scannen, Menge erfassen) fehlerfrei durch den Prozess.
Die Software bietet feste Scanregeln (wie Zwangsscan auf Stückzahl 1), automatische Artikelstammdaten-Anzeigen zur visuellen Kontrolle und integrierte Plausibilitätsprüfungen gegen Fehleingaben. Das entlastet temporäre Kräfte spürbar.
Über den COSYS WebDesk überwacht das Management den Fortschritt in Echtzeit. Es wird sofort sichtbar, welche Zählplätze noch offen, bereits abgeschlossen oder versehentlich doppelt erfasst sind. Gezielte Nachzählungen lassen sich direkt anstoßen, solange das Zählteam vor Ort ist.
Ja. Um Personalengpässe flexibel zu bewältigen, stellt COSYS moderne MDE-Geräte, Smartphones und Barcodescanner im Mietservice bereit. Die Geräte werden betriebsbereit konfiguriert geliefert, sodass temporäre Teams ohne Einrichtungszeit sofort starten können.
Wenn interne Ressourcen für Vorbereitung, Zählplatzdefinition und Differenzklärung fehlen, unterstützt COSYS von der Vorbereitung bis zur Systemanbindung. Eine vorherige Probezählung mit COSYS deckt Schwachstellen frühzeitig vor dem Stichtag auf.
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