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Vergleich zwischen herkömmlicher und digitaler Inventur

Lohnt sich mobile Datenerfassung (MDE) in der Inventur?

Die Inventur ist ein wichtiger Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens. Sie dient zur Ermittlung des tatsächlichen Bestands an Waren und Materialien und ist somit die Grundlage für die Bestandskontrolle und der Jahresbilanz . Die Inventur ist jedoch aufwendig - und Fehler geschehen besonders hier schnell.

2022-12-02

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COSYS Inventur
COSYS Inventur

1. Die herkömmliche Inventur

Die herkömmliche Inventur ist sehr aufwändig und fehleranfällig. Der Ablauf ist wie folgt: Zunächst wird der Bestand an Waren und Materialien ermittelt. Dies geschieht durch das Zählen der einzelnen Artikel. Dazu werden die Artikel in einer Liste aufgeführt und die Anzahl der einzelnen Artikel notiert. Daraus wird der Gesamtbestand errechnet und in einem Bericht festgehalten.

Das Hauptproblem der herkömmlichen Inventur ist, dass sie sehr zeitaufwändig ist. Da jeder Artikel einzeln gezählt werden muss gibt es hier auch viel Spielraum für Zähl- und Schreibfehler. Durch die langwierige, monotone Arbeit verlieren Ihre Inventurhelfer schnell die Motivation und büßen so Ihre Produktivität ein.

1. Digitale Inventur - die Alternative?

Die digitale Inventur ist die moderne Methode zur Bestandserfassung. Sie basiert auf dem Einsatz von Barcodes und Scannern zur Erfassung der Daten. Der Datenaustausch erfolgt über eine Datenbank in der Cloud.

Der Ablauf der digitalen Inventur ist wie folgt: Zunächst wird ein Inventur-System eingerichtet, in das die Stammdaten der Artikel importiert werden. Anschließend wird jeder Artikel mit einem MDE-Gerät, Smartphone oder Tablet eingescannt. Dabei kann es sich um einen Barcode-Scanner oder auch ein Smartphone mit passender Software handeln. Für Smartphones bringt COSYS das Performance-Scanning in der Inventur-App direkt mit. Die erfassten Daten werden automatisch in die Datenbank übertragen. Danach können die Daten sofort digital ausgewertet und in einem Bericht festgehalten werden.

Der größte Vorteil der digitalen Inventur ist, dass diese sehr viel schneller ist als die herkömmliche Inventur, da keine Artikel mehr vollständig erfasst werden müssen, da die Artikelstammdaten in der Software bereits hinterlegt sind. Diese werden beim Scan des Barcodes automatisch mit der Artikelnummer verknüpft. Viele Arbeitsschritte einer klassischen Inventur geschehen automatisiert – wie etwa das notieren der Artikelnummern oder das händische eingeben in eine Datenbank. Außerdem ist die MDE-gestützte Inventur sehr viel genauer, da Fehler beim Erfassen praktisch ausgeschlossen sind. Darüber hinaus nutzt sie die Zeit der Mitarbeiter effektiv, indem viele Aufwendige Arbeitsschritte nicht mehr notwendig sind.

Auch der Anschaffungspreis oder das speziell benötigte Fachwissen ist kein Problem, da COSYS eine komplette Inventurlösung zu attraktiven Preisen anbietet. Inklusive ist selbstverständlich kompetenter Service und ein benutzerfreundliches System, mit dem Ihre nächste Inventur zu einem Kinderspiel wird.

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