Was ist eine Auftragserfassung?
Was Transportunternehmen bei der Auftragserfassung unbedingt beachten sollten
Die Auftragserfassung in Transportunternehmen ist ein entscheidender Faktor, wenn es darum geht die Kundenzufriedenheit sicher zu stellen. Warum das so ist und was es bei der Auftragserfassung zu beachten gilt, lesen Sie hier.
2023-08-17Auftragserfassung Definition
Die Auftragserfassung ist ein Prozess, bei dem alle relevanten Informationen eines Auftrags erfasst und dokumentiert werden. Dabei werden Informationen wie Kundendaten, Auftragspositionen und Lieferdetails erfasst, um einen reibungslosen Ablauf des Auftrags zu gewährleisten. Die Auftragserfassung ist ein wichtiger Schritt im Bestell- und Lieferprozess, da sie eine effiziente und genaue Abwicklung sicherstellt.
Welche Informationen werden bei der Auftragserfassung benötigt?
Benötigt werden die genauen Adressdaten von Abhol- und Lieferorten, um Fehllieferungen und langes Suchen nach dem eigentlichen Empfänger zu vermeiden. Der Lieferzeitpunkt, der zu einem gewünschten Termin oder innerhalb eines Zeitfensters festgelegt sein sollte, ist ebenfalls von großer Bedeutung. So kann zum Beispiel sichergestellt werden, dass der Empfänger auf die Lieferung vorbereitet und genügend Personal vorhanden ist. Die Art und die Menge der Güter sowie das Gewicht und die Abmessungen sind ebenfalls nicht außer Acht zu lassende wichtige Informationen, um den Transport bedarfsgerecht zu planen. So werden überladene und halb leere Transportmittel vermieden. Vollständige Daten von Kontaktpersonen auf beiden Seiten sollten beachtet werden, um bei Verzögerungen oder notwendigen Rückfragen schnell mit dem richtigen Ansprechpartner in Kontakt treten zu können. Nichts ist schlimmer, als den Namen eines Ansprechpartners nicht zu kennen oder verloren zu haben, wenn man wichtige Informationen weitergeben muss.
Werden die aufgezählten Informationen nur lückenhaft oder falsch erfasst, kann dies ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen.
Unzufriedene Kunden, die sich im schlimmsten Fall ein anderes Transportunternehmen suchen, sind neben unnötigen Kosten, einem hohen Ressourcenverbrauch und Einbußen in der Wettbewerbsfähigkeit, die Resultate.
Wie lassen sich solche Fehler vermeiden?
Die Art der Dokumentation bei der Auftragserfassung ist ein entscheidender Faktor, um Fehler zu vermeiden. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Auftragserfassung mit Stift und Zettel
Diese Form der Auftragserfassung gehört zu den fehleranfälligsten und zugleich zeitaufwendigsten.
Alle Daten werden auf Papierformularen erfasst und abgeheftet. Um den Mitarbeitern diese Informationen bereit zu stellen, müssen Kopien erstellt werden. Gibt es Änderungen oder falsche Einträge, muss der Vorgang wiederholt werden. Der Papierverbrauch bei dieser Herangehensweise ist nicht zu unterschätzen.
Auftragserfassung mit spezieller Transportsoftware
Bei dieser Variante werden die Daten digital erfasst und ebenfalls digital für die jeweiligen Mitarbeiter bereitgestellt. Die Lieferfahrer können dann über Hardware wie mobile Datenerfassungsgeräte (MDE-Geräte), Smartphones oder Tablets alle wichtigen Informationen abrufen.
Natürlich kann eine Transportsoftware noch mehr als Daten speichern: Mehr zu den Funktionen einer Transportsoftware lesen Sie hier.
Anbindung einer Transportsoftware an ein ERP-System
Mit einem Enterprise-Ressource-Planning-System (ERP-System) nutzt man bereits eine digitale Variante der Auftragserfassung. Sie ist sicherer als die rein manuelle Herangehensweise mit Stift und Zettel, doch wird die digitale Bearbeitung meist nicht weitergeführt, wenn um den Transport der Ware geht. Der Transportprozess geht in eine manuelle Dokumentation über. Durch diesen Mix kann es schnell zu Missverständnissen und Fehlern kommen, die die Arbeitsleistung eines Unternehmens beeinträchtigen.
Fazit Auftragserfassung
Der Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit, die Kostenkontrolle und der Ressourcenverbrauch hängen maßgeblich mit der Erfassung der Auftragsdaten zusammen. Um den Risikofaktor von fehlenden oder falschen Informationen zu minimieren, sollten Transportunternehmen außerdem auf eine digitale Variante der Auftragserfassung setzen.
Sie wollen Ihre Auftragserfassung verbessern und benötigen weitere Informationen? Dann setzen sie sich gerne mit uns in Verbindung. Sie erreichen uns telefonisch unter der Rufnummer: +49(0)5062 900 0 über den Livechat oder unser Kontaktformular auf der COSYS Webseite sowie per E- Mail an: vertrieb@cosys.de
COSYS bietet nicht nur von der Produktion bis zum Verkauf an den Endnutzer vielfältige modulare Softwarelösungen. Auch Kunden, die Branchenspezifische Komplettlösungen suchen, werden bei der COSYS Ident GmbH fündig. Vom Lebensmittelhandel bis zum Sanitärgroßhandel/ Baustoffhandel bietet die COSYS Ident GmbH die passende Software. Ebenfalls direkt über uns können Sie die herstellerunabhängige Hardware beziehen. Egal, ob mobiles Datenerfassungsgerät (MDE-Gerät), Smartphone, Tablet oder Etikettendrucker, bei COSYS erhalten Sie das Rundum-sorglos-Paket.
FAQ
Bei der Auftragserfassung im Transportwesen können verschiedene Fehler auftreten. Dazu gehören beispielsweise das Auslassen oder fehlerhafte Erfassen von Informationen, falsche Angaben zu Mengen oder Gewichten, fehlerhafte Lieferadressen oder das Verpassen von speziellen Anforderungen oder Hinweisen.
Bei der Auftragserfassung im Transport handelt es sich um den Prozess, bei dem alle relevanten Informationen und Anforderungen für einen Transportauftrag gesammelt, dokumentiert und in das Auftragserfassungssystem eingetragen werden.
Bei der Auftragserfassung im Transportwesen sollten verschiedene Informationen erfasst werden, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Dazu gehören in der Regel die Kontaktdaten des Auftraggebers und des Empfängers, Angaben zur Art der Ware, Mengenangaben, Abhol- und Lieferorte sowie eventuell spezielle Anforderungen oder Hinweise. Je nach Art des Transportes können auch weitere Informationen wie Gefahrgutangaben oder Zollinformationen relevant sein.
Ähnliche Artikel
Diese Artikel könnten sie interessieren:
