Was ist Fotodokumentation?

Die Fotodokumentation - ihre Vorteile und wie diese eingesetzt werden kann

Die Fotodokumentation findet in immer mehr Bereichen und Unternehmen Anklang. Im Folgenden erfahren Sie, was eine Fotodokumentation ist, in welchen Anwendungsbereichen diese verwendet werden kann und welche Vorteile sie bietet.

Wie Schadensnachweise, Abliefernachweise und vieles mehr durch einfaches Fotografieren erleichtert werden können.

Die Fotodokumentation ist eine moderne Art für das Erfassen von Schäden, Teilequalitäten oder erbrachten Leistungen per Foto. Das Foto wird dabei mit einem eingesetzten Smartphone oder MDE-Gerät mit Kamera aufgenommen und dem entsprechenden Auftrag zugeordnet.

Obwohl viele Geschäftsprozesse und Aufgaben in Unternehmen schon digitalisiert wurden, findet eine Schadensdokumentation von Packstücken und Lademitteln oder eine Dokumentation von beschädigten Waren im Wareneingang noch analog per Bericht oder Skizze statt. Dies ist meist sehr zeitintensiv und fehleranfällig.

Mit den eingesetzten mobilen Geräten, mit denen Beschädigungen durch einfaches Fotografieren des Schadens deutlich schneller und eindeutiger erfasst werden, schafft die Fotodokumentation Abhilfe von analogen, aufwendigen Dokumentationsprozessen. Außerdem kann der Schaden über das mobile Gerät direkt einem Auftrag zugeordnet werden, was Fehler vermeidet und Zeit spart, da der Mitarbeiter nicht mehr zu einem stationären Arbeitsplatz kehren muss, um eine Dokumentation zu erstellen.

In welchen Anwendungsbereichen kann die Fotodokumentation genutzt werden?

Egal ob bei der Produktion, dem Transport, im Lager oder im Einzelhandel, die Fotodokumentation findet in allen Bereichen und Branchen Anwendung. Die Fotodokumentation kann für fast alle erdenklichen Szenarien eingesetzt werden, ob als Abliefernachweis für zugestellte Waren, Nachweis zur Ladungssicherung oder zur Dokumentation von Schäden. Auch Nachweise für handwerkliche Leistungen, für das Aufstellen von Verkaufsaufstellern oder Displays im Einzelhandel oder als Nachweis zur Erfüllung der Corporate Identity im Visual Merchandising (z.B. Dekoration von Schaufenstern gemäß den Vorgaben) können über die Fotodokumentation erfasst werden. Des Weiteren werden auch die Dokumentation der Teilequalität in einer Fertigung oder die Bewertung und Abnahme von Fahrzeugen mit Hilfe der Fotodokumentation erleichtert.

Vorteile der Fotodokumentation

Die 7 wichtigsten Vorteile der Fotodokumentation sind:

Ermöglicht ein schnelles, unkompliziertes Aufnehmen von Schäden, erbrachten Leistungen oder Qualität eines Produktes.
Bietet eine automatische und direkte Zuordnung der Dokumentation zum entsprechenden Auftrag.
Hardwareunabhängig, so können MDE-Geräte mit Kamera sowie Smartphones genutzt werden.
Softwareunabhängig, egal ob Ihr Gerät mit Apple iOS oder Android läuft, die Fotodokumentation App läuft auf jedem Betriebssystem und ist leicht zu bedienen.
Die Dokumentation kann dank Datenübertragung über WLAN und LTE immer und überall erfolgen.
Aufgenommene Fotos können jeder Zeit und von verschiedenen Geräten (z.B. einem PC im Backoffice) aufgerufen und anschließend verwaltet oder bearbeitet werden. So kann einem Bild beispielsweise eine Zeichnung oder Markierung hinzugefügt werden.
Die Fotodokumentation ist als Standalone oder ERP-Anbindung möglich.

Praxisnahe Beispiele der Fotodokumentation

Ein Paketbote liefert ein Päckchen an einen privaten Haushalt, doch kann keinen Anwohner antreffen. Da eine Abstellgenehmigung erteilt wurde, kann er das Paket einfach an den vereinbarten Abstellort ablegen. Als Transportbeleg / Abliefernachweis nimmt der Paketbote ein Foto des abgestellten Pakets in der Fotodokumentation App auf. Das Foto ist automatisch mit dem entsprechenden Lieferauftrag verbunden.

In allen Filialen eines Modeunternehmens sollen bestimmte Schaufensterpuppen mit gelben Jacken und blauen Hosen ausgestattet werden, um ein einheitliches Erscheinungsbild in jeder Filiale zu gewährleisten. Der Mitarbeiter in der Filiale sieht auf seinem Gerät ein Bild, wie die Puppen umgestaltet werden sollen. Nach getaner Arbeit macht der Filialarbeiter ein Beweisfoto der umgestalteten Puppen als Nachweis für die vollbrachte Arbeit.

In einem großen Warehouse kommt beschädigte Ware an. Der Mitarbeiter, der die Ware entgegennimmt, dokumentiert die beschädigte Ware über die Fotodokumentation, sodass klargestellt ist, dass es sich um einen Transportschaden handelt. Anschließend informiert die App automatisch die zuständige Abteilung, sodass weitere Folgeprozesse wie Reklamation, Reparatur oder Verschrottung in die Wege geleitet werden können.

In der Transportlogistik wird ein Fahrer dazu angehalten, die Ware richtig und sicher zu verladen, damit Transportschäden durch rabiates Verladen des Fahrers zu vermieden werden können. Um nachzuweisen, dass der Fahrer die Ladung richtig gesichert hat, nimmt er ein Foto von der gesicherten Ladung auf. Das Bild der Ladungssicherung wird dem entsprechenden digitalen Lieferschein zugeordnet.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Fotodokumentation eine einfache Lösung ist, komplizierte und zeitraubende Dokumentationsprozesse zu erleichtern und zu beschleunigen. Außerdem bietet eine Fotodokumentation App eine benutzerfreundliche Oberfläche und es können nachvollziehbare Dokumentationen, die automatisch dem richtigen Auftrag zugeordnet sind, im Handumdrehen erstellt werden. Mit der Anbindung an bestehende ERP-Systeme und in Verbindung mit COSYS Komplettsystemen bietet die Fotodokumentation App eine sinnvolle Ergänzung und Erweiterung, um Prozesse in Ihrem Unternehmen zu digitalisieren und somit zu vereinfachen. Aber auch als Standalone liefert die App viele Vorteile und kann vielfältig ergänzt werden.

Tipp: Über die COSYS Ident GmbH können Sie dank kompetenter Beratung auch bequem an die passende Hardware für Ihre Software gelangen. Außerdem bietet COSYS Service- & Reparaturdienstleistungen für Ihre Hardware.

Tipp: Die COSYS Ident GmbH bietet für jedes Marktsegment Komplettsysteme, in denen die Fotodokumentation eingebunden werden kann. Auch in bereits bestehende Systeme kann die Fotodokumentation nachträglich integriert werden.

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