Was unterscheidet eine klassische Inventur von einer digitalen Inventur?

Die Vorteile einer digitalen Inventur erklärt

Warum gibt es eine digitale Inventur, wenn die klassische Bestandsaufnahme mit Papier und Stift doch auch ohne technische Hilfsmittel ganz gut läuft? Auf den ersten Blick sieht man vielleicht die Probleme einer klassischen Inventur nicht, aber die Vorteile und Unterschiede der digitalen Inventur werden schnell klar. COSYS erklärt Ihnen die Unterschiede zwischen der klassischen und digitalen Inventur.

2022-10-14

Es gibt viele Arten der Inventur. Am bekanntesten ist die klassische Inventur, wo man im Lager die Lagerplätze durchzählt und auf einer Papierliste dann die Bestände einträgt. Aber es gibt noch andere Arten der Inventur, etwa die permanente Inventur oder eine digitale Inventur.

Die Probleme von Zettel und Stift

Obwohl die klassische Inventur weit verbreitet ist, heißt es nicht, dass diese perfekt oder problemfrei ist. Bei der händischen Aufnahme der Bestände wird sich oft verzählt und es kommen besonders oft Zahlendreher vor. Wenn der Erfasser wenig auf eine lesbare Schrift achtet, in Zeilen verrutscht oder die Liste verschmiert, helfen auch korrekte Zahlen wenig.

Stressfrei dank digitaler Inventur

Die Lösung hier ist denkbar einfach: Der Verzicht auf Papier und unsauber geschriebene Bestandslisten und der Umstieg auf eine digitale Inventur. Eine digitale Inventur läuft grundlegend gleich ab wie die klassische Inventur. Der große Unterschied besteht in dem Einsatz von MDE-Geräten und Inventur-Software. Die Software und die mobile Hardware erfassen sicher und fehlerfrei die Lagerbestände. Meist wird bei der digitalen Inventur das Barcode-Scanning angewandt, also das Einlesen der Barcodes der Waren über die Kamera eines Smartphones oder über den integrierten Scanner am MDE-Gerät. Ein Mitarbeiter im Lager geht dann mit dem MDE-Gerät nacheinander die Lagerplätze ab und nimmt deren Inhalt per Barcodescan auf.

Was sind MDE-Geräte und warum sind diese für die Inventur wichtig?

MDE-Geräte sind mobile Scanner, mit welchen die Bestände im Lager bei einer digitalen Inventur eingelesen werden. MDE-Geräte gibt es in verschiedenen Arten, meist sind diese aber handlich und kaum größer als ein Smartphone. MDE-Geräte sind mit einem Barcodescanner auf der Rückseite ausgestattet, welcher die schnelle und fehlerfreie Erfassung von Barcodes ermöglicht. Für die digitale Inventur ist es wichtig, dass jeder Inventurhelfer mit einem MDE-Gerät ausgestattet ist, da diese die Inventurlisten und Klemmbretter ersetzen. MDE-Geräte sind zudem deutlich robuster und halten mit Leichtigkeit auch Stürze aus mehreren Metern auf Beton aus. Je nach Anbieter der Inventurlösung müssen eigene MDE-Geräte genutzt oder Hardware von Inventur-Verleihern genutzt werden. Im besten Fall können die MDE-Geräte auch direkt vom Software-Anbieter bezogen werden.

Digitaler Dateiexport direkt in das ERP-System

Die digitale Inventur enthält noch einen weiteren Baustein: den Datenexport. Ohne einen Datenexport, also dem Senden aller Inventurdaten an ein ERP-System, sind die erfassten Daten nutzlos. Der Zweck der Inventur ist es ja, dass die Bestände offengelegt und überprüft werden. Je nach Inventur-System bieten verschiedene Hersteller unterschiedliche Arten des Dateiexports an. Hier sind Exportarten als Textdatei, Excel-Liste bis hin zu automatisierten Datentransfer in die Datenbank vom ERP-System möglich.

Digitale Inventur und MDE-Hardware aus einer Hand

Das Problem ist nun, einen verlässlichen und bewährten Anbieter von Software und Hardware zu finden. Bei der COSYS Ident GmbH finden Sie sowohl die Soft- als auch die Hardware für Ihre nächste digitale Inventur, Exportschnittstellen zu vielen verschiedenen ERP-Systemen und bei Problemen auch jederzeit kompetenten Support, der Sie durch Ihre Inventur führt. Die bewährte COSYS Inventur Cloud App ist zudem für MDE-Geräte und Smartphones erhältlich. Dadurch können Sie auch Ihre eigenen Smartphones einsetzen und brauchen keine MDE-Geräte mieten. Wenn Sie die robusten MDE-Geräte mit besserer Scan-Verlässlichkeit bevorzugen, können Sie bei COSYS auch MDE-Geräte für den Inventurzeitraum zu günstigen Tages-, Wochen- und Monatspauschalen mieten. Diese MDE-Geräte werden beim COSYS Inventurservice mit der Inventur-Software bespielt und eingerichtet, sodass Sie nach Erhalt der Geräte sofort mit Ihrer Inventur beginnen können.

Nachdem Sie alle Lager und Lagerplätze durchgegangen sind, finden Sie Ihre Inventurdaten in der COSYS Cloud, die Sie mit einem PC oder Laptop jederzeit aufrufen können. Von dort exportieren Sie Ihre Inventurdaten entweder als Textdatei (CSV, Excel-Liste, etc.) oder senden die Inventurdaten direkt über eine ERP-Schnittstelle von COSYS an Ihr ERP-System.

Für einen ersten Blick auf die COSYS Inventur-Lösung laden Sie sich die kostenlose Inventur-Demo App „COSYS Inventur Cloud“ auf Ihr Smartphone herunter. Die App finden Sie im Google Play Store und Apple App Store für Ihr Android oder Apple Smartphone. In der App testen Sie den Barcodescan für die Inventur und erhalten Zugriff auf die COSYS Cloud. Die Cloud wird für Sie bereitgestellt und enthält keine weiteren Kosten.

Fragen zur Inventur? Sprechen Sie mit den Inventur-Experten!

Sie haben noch Fragen zur digitalen Inventur oder einige Aspekte des COSYS Angebots sind noch unklar? Dann sprechen Sie jetzt mit den COSYS Inventur-Experten! Sie erreichen uns jederzeit per E-Mail, per Telefon und über den Live-Chat auf unseren Webseiten! Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und darauf, Ihre nächste Inventur schneller, besser und stressfreier zu machen!