Wie funktioniert die Eingangsbearbeitung der internen Post?
Wissenswertes rund um die Eingangsbearbeitung der Post. Manuell, aber auch digital.
Eingangsbearbeitung der Post, das ist doch wieder nur was für Ämter und Behörden, wird sich der ein oder andere sicher denken, doch so ist es nicht. Mittlerweile ist fast in jedem Unternehmen eine Eingangspostbearbeitung notwendig. Immer mehr Sendungen treffen ein und müssen zeitnah an die Zielempfänger zugestellt werden, sonst drohen fehlende Arbeitsmittel und daraus resultierende Prozesseinschränkungen.
2023-01-12
Eingangsbearbeitung der internen Post, was ist das eigentlich?
Der Prozess der Eingangsbearbeitung der Post beginnt mit dem Empfang der verschiedenen Sendungen in einem Unternehmen und endet mit der Weiterleitung an den richtigen internen Empfänger. In diesem Prozess werden alle Sendungen manuell oder digital erfasst und den jeweiligen Empfängern zugeordnet. Je nach Arbeitsanweisungen des Unternehmens zählen zu den weiteren Aufgaben: die Information über den Eingang der Sendung an den Empfänger weitergeben und vermerken, ob es zugestellt oder selbst abgeholt wird.
Ebenfalls dazu gehören das Dokumentieren von eventuellen Beschädigungen und die Erstellung eines Abliefernachweises.
Eingangsbearbeitung Post: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Das Sichten der neu eingetroffenen Sendungen: In diesem Schritt wird überprüft, ob die Sendungen Beschädigungen haben, die eine Reklamation notwendig machen. Sind Sie Nutzer einer digitalen Lösung wie COSYS Inhouse Paketmanagement Software, können Sie ganz einfach und unkompliziert ein Foto der Sendung machen. Dieses wird automatisch bei den anderen Sendungsinformationen in einer Datenbank hinterlegt.
- Ist die Zuordnung zum Zielempfänger noch nicht geschehen, ist dies der nächste Schritt. Hierbei müssen Empfänger, Absender und die Sendungsnummer verknüpft werden. Bei manueller Bearbeitung geschieht dies meist auf Papierformularen oder in Exceltabellen. Digital reicht ein Scan des Barcodes und der visuelle Abgleich des Mitarbeiters aus, bevor die Daten in einer häufig cloudbasierten Datenbank abgespeichert werden.
- Die Information über den Eingang der Sendung an den Empfänger: Hier gibt es verschiedene Herangehensweisen, wenn die Information zum Ablauf dazu gehört. Unter anderem gehören die telefonische Benachrichtigung, SMS oder per E-Mail dazu. Das ist sehr zeitaufwendig und ineffizient. Nutzer einer digitalen Softwarelösung profitieren meist von einer automatischen E-Mail-Benachrichtigungsfunktion. Sobald die Sendung zugeordnet wurde, wird diese verschickt und der Empfänger informiert.
- Schließlich folgt der letzte Schritt, die Weiterleitung.
Welche Vorteile hat eine effiziente Eingangsbearbeitung der Post für mein Unternehmen?
Zunächst einmal kann eine effiziente Eingangsbearbeitung der Post die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen optimieren. Durch eine gute Organisation können Sie sicherstellen, dass alle Sendungen zeitnah bearbeitet und zugestellt werden.
Eine effiziente Eingangsbearbeitung der Post kann Ihnen auch Zeit und Kosten sparen. Sie vermeiden unnötige Wege und den Verlust von Sendungen. Noch sicherer wird die Bearbeitung mit einer digitalen Softwarevariante. Viele Vorteile wurden bereits aufgezählt, aber das ist längst noch nicht alles. Denn solch eine Software ist nicht nur für die Eingangsbearbeitung der Post geeignet, sondern unterstützt auch alle Prozesse, die danach kommen. Also die Weiterleitung und die finale Zustellung.
Mit der COSYS Inhouse Paketmanagement Software haben Sie alle Sendungsinformationen jederzeit abrufbar inklusive dazugehöriger Status, Fotodokumente und digitaler Unterschriften. Visuelle und auditive Unterstützung in Form der Ampellogik bei noch zuzustellenden Sendungen und Signaltöne bei zum Beispiel fehlenden Eingaben sind ebenfalls integriert. Gerade für technisch eher unerfahrene Mitarbeiter wird die intuitive Handhabung erleichtert.
Testen Sie einfach kostenlos und unverbindlich unsere Software und überzeugen Sie sich selbst. Egal, ob iOS oder Android, unsere Software Demo gibt es für beide Betriebssysteme. Gerne beraten wir Sie auch persönlich und stellen Ihnen bei Bedarf Informationsmaterial zur Verfügung.
FAQ:
Bei COSYS beziehen Sie alles aus einer Quelle, kein Herumtelefonieren und stundenlange Warteschlangen, wenn es doch mal hakt. Wir bieten passende Hardwaregeräte zur Miete oder direkt zum Kauf an.
Da bei der manuellen Bearbeitung immer wieder Fehler auftreten, die die Zustellung von häufig wichtigen Sendungen beeinträchtigen, kommen hier auf Dauer sehr hohe Kosten zusammen. Gerade fehlende Arbeitsmaterialien führen zu Prozesseinschränkungen in anderen Unternehmensbereichen, dies führt zu einem kostspieligem Domino-Effekt. Die COSYS Software hingegen erhalten Sie bereits ab 79,50 € im Monat.
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