Wie funktioniert die Postbearbeitung im Posteingang
Wie Sie den Posteingang Ihrer internen Postbearbeitung noch effizienter gestalten.
Die interne Postbearbeitung ist in vielen Unternehmen ein wichtiger Bestandteil. Häufig kommt hier noch eine manuelle Dokumentation zum Einsatz. Andere Firmen nutzen bereits digitale Lösungen, hier kommt spezielle Software zum Einsatz, die die verschiedenen Prozesse erleichtert und die Arbeitsabläufe optimiert. Auch im Bereich des Posteinganges lohnt es sich, auf eine digitale Lösung zu setzen. Welche Vorteile sie bringt, lesen Sie hier.
2023-01-16
Der Posteingang ist ein wesentlicher Bestandteil jeder internen Postbearbeitung und stellt den Eintrittspunkt für alle Sendungen dar. Er ermöglicht es dem Unternehmen, jede ankommende Sendung schnell und effizient in der richtigen Reihenfolge zu bearbeiten. Der Posteingang ist eine Grundvoraussetzung für den reibungslosen Ablauf der internen Postbearbeitung. Kommt es hier zu Verzögerungen, wirkt sich dies automatisch auf alle folgenden Prozesse wie den Postausgang aus. Mehr dazu können Sie in unserem
Welche Probleme können im Posteingang auftreten?
Hier kommt es auch auf die Methode der Postbearbeitung an. Findet diese manuell auf Papierdokumenten oder Exceltabellen statt, treten häufig Fehler auf, die die weiteren Prozessschritte beeinträchtigen.
Unvollständige Angaben bei den Empfängerdaten, Sendungsnummern oder dem Zwischenlagerungsort führen häufig zu:
- Falschen Zustellungen
- Verzögerten Zustellungen
- Nicht auffindbaren Sendungen/Verlust
Versucht man über die vorhandene Dokumentation etwas herauszufinden, wird es gerade bei Papierformularen schnell unübersichtlich, zeitaufwendig und frustrierend.
Gibt es neben der manuellen Bearbeitung noch weitere Methoden für die interne Postbearbeitung und den Posteingang?
Viele Unternehmen setzen mittlerweile auf eine digitale, softwaregestützte Alternative. Die COSYS Ident GmbH bietet unter anderem eine Komplettlösung für die interne Postbearbeitung an.
Die Vorteile sind unter anderem:
- Schnellere und fehlerfreie Bearbeitung der Eingangspost. Ein Scan des Bar- oder Matrixcodes, kurze Überprüfung der Daten, speichern, fertig.
- Jederzeit Sendungsinformationen abrufen, um den aktuellen Status einer Sendung zu erfahren oder Fotos von Beschädigungen und digitale Unterschriften abzurufen.
- Einheitliche Arbeitsweise aller Mitarbeiter durch vorgegebene Softwarestruktur
- Überwachung der verschiedenen Prozesse mithilfe von Analysefunktionen wie COSYS Prozessdatenanalyse (PDA)
- Erhöhte Sicherheit, da die Zugriffsrechte der Mitarbeiter zugeteilt werden können
Letztlich stellt der digitale Posteingang eine effizientere Art des Umgangs mit der internen Postverteilung dar. Die Arbeitsprozesse werden vereinfacht und das Fehlerrisiko minimiert.
Viele Unternehmen scheuen sich vor der Umstellung auf eine softwaregestützte Variante, da sie Sorge haben, dass die komplette Prozessstruktur an die Software angepasst werden muss. Ebenso ist die Sorge groß, dass für die Mitarbeiter langwierige Schulungen benötigt werden.
Sollten Sie sich für die COSYS Lösung entscheiden, brauchen Sie sich über all das keine Gedanken zu machen. Unsere Software ist modular aufgebaut und passt sich Ihrer Unternehmensstruktur an. Den Anschluss an die verschiedenen Schnittstellen in Ihrem Unternehmen übernehmen unsere erfahrenen Techniker. Neben dem modularen Aufbau ist die Software intuitiv bedienbar und daher auch für technisch unerfahrenere Mitarbeiter geeignet.
Das klingt zu gut, um wahr zu sein?
Überzeugen Sie sich einfach selbst. Im Google Playstore und im Apple-App-Store können Sie völlig unverbindlich und kostenlos eine Demoversion auf Ihr Smartphone laden und sich selbst von den Vorteilen überzeugen. Gerne beraten wir Sie auch persönlich zu den vielen Vorteilen, die unsere Software bietet.
COSYS Prozessdatenanalyse (PDA)
Im Folgenden finden Sie ein Video, das Ihnen einen Einblick in unsere Prozessdatenanalyse gibt. Die Analysen basieren auf den Daten der internen Postverteilung und ermöglichen dem Nutzer eine transparente Übersicht. Frei einstellbare Zeiträume decken saisonale Unterschiede auf und lassen Prognosen für zukünftige saisonale Ereignisse zu. Das Dashboard wiederum zeigt Echtzeitdaten an. So können Störungen sofort erkannt und mit gezielten Gegenmaßnahmen behoben werden.
Wir bieten unsere PDA-Auswertungen auch in anderen Bereichen an, wie beispielsweise der Lagerverwaltung. Sollten Sie weitere Informationen benötigen, stehen wir Ihnen gerne persönlich zur Verfügung.
FAQ:
Der modulare Aufbau ermöglicht uns, Ihnen genau das bereitzustellen, was Sie im täglichen Arbeitsablauf benötigen. Das hat auch den Vorteil, dass keine unnötigen Module angezeigt und aus Versehen von Ihren Mitarbeitern genutzt werden.
Auch hier spielt der modulare Aufbau eine entscheidende Rolle, ebenso wie Module entfernt werden, können Sie auch hinzugefügt werden.
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