Wie können Unternehmen ihre Postbearbeitung verbessern?
Wie funktioniert die Postbearbeitung aktuell in vielen Unternehmen?
Prozessoptimierung ist Teil eines jeden Unternehmens. Denn nur so gelingt es die Firma wettbewerbsfähig zu halten und neue Anforderungen schnell in die Unternehmensstruktur zu integrieren. Dies gilt auch für die interne Postbearbeitung
2022-11-15
Die meisten Unternehmen verfolgen das gleiche Ziel, sie wollen ihre Postbearbeitung verbessern, indem sie die Effizienz steigern und die Fehlerquote minimieren. Doch häufig kommen dabei keine effektiven Verfahren zum Einsatz. Dies ist nicht nur aufwendig aufgrund häufiger Umstrukturierungen der einzelnen Prozesse, sondern hinterlässt nicht selten Verwirrung bei den Mitarbeitern, da unklar ist, welche Arbeitsschritte momentan nötig sind. Die Mitarbeiter klagen über eine hohe Arbeitsbelastung, unzureichende Ausstattung und fehlende Unterstützung. Dies führt dazu, dass die Sendungen oft nicht pünktlich zugestellt werden und die Post nicht ordnungsgemäß bearbeitet wird.
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Ursachen für Probleme bei der Postbearbeitung
In den meisten Unternehmen wird die Postbearbeitung von vielen verschiedenen Mitarbeitern durchgeführt. Jeder Mitarbeiter hat seine eigenen Methoden und Vorgehensweisen, was dazu führt, dass die Prozesse oft unkoordiniert und ineffizient sind. Darüber hinaus gibt es oft keine klaren Richtlinien und Verfahren für die Bearbeitung von Postsendungen, was zu weiteren Problemen führt.
Bei viele Unternehmen geschieht die Postbearbeitung immer noch auf Papier . Dies ist sehr ineffizient und führt häufig zu Fehlern. Die Transparenz ist sehr eingeschränkt und oft ist im Nachhinein nicht mehr nachvollziehbar, ob oder wann eine Sendung zugestellt wurde.
Verbesserungen, die bei der Nutzung einer Postbearbeitungssoftware eintreten
Die Installation einer modernen Softwarelösung zur Bearbeitung von Paket- und Postaufträgen unterstützt die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit und trägt so zur Effizienzsteigerung bei. So werden zum Beispiel:
- unterschiedliche Herangehensweisen an die verschiedenen Prozesse innerhalb der Postbearbeitung vermieden, da durch die Nutzung einer Softwarelösung alle Mitarbeiter die gleichen Arbeitsschritte befolgen müssen.
- Vom Eingang der Sendungen bis hin zur Zustellung an den jeweiligen Empfänger, alle Paketinformationen sind jederzeit abrufbar. Nicht auffindbare Pakete gehören so der Vergangenheit an.
- Sie können Beschädigungen und Unterschriften direkt mit der Software erfassen und diese ebenfalls jederzeit bei den Paketinformationen abrufen.
Mehr Transparenz durch die richtige Software
Durch die neue Orientierung weg von Exceltabellen oder papierbasierter Dokumentation und hin zu einer smarten Softwarelösung schaffen Sie eine Prozesstransparenz, die Ihnen hilft, Ihre internen Prozesse besser zu verstehen und zu überwachen. Sie müssen nicht jede Information erst langwierig erfragen oder aus den jeweiligen Dokumenten heraussuchen, sondern nutzen einfach praktische Filterfunktionen innerhalb Ihrer Datenbank.
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Natürlich stehen wir Ihnen auch persönlich für Fragen zur Verfügung. Sie erreichen uns telefonisch unter der 49 5062 900 0, per E-Mail an vertrieb@cosys.de sowie über den Livechat auf unserer Webseite.
FAQ:
Nein, in der Postbearbeitung kann alles bearbeitet werden, was ein Unternehmen geliefert bekommt. Briefe, Paletten, wichtige Dokumente, um nur einige aufzuzählen.
Die Postbearbeitung setzt sich aus dem: Posteingang, der Postverteilung und dem Postausgang zusammen
Ja, mit einer passenden Software werden alle drei Bereiche der Postbearbeitung bedient.
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