COSYS Hauspost Software in großen Unternehmen
Digital Pakete für Ihre Mitarbeiter annehmen und ausgeben
Mit einer mobilen Hauspost App einfach die angelieferten Pakete scannen, über ein paar Mal Tippen Mitarbeitern zuordnen und so eine lückenlose Sendungsverfolgung schaffen. Die beiden Folgeprozesse Selbstabholer und Auslieferung sind beide möglich und verringern die Arbeit mit Features wie Unterschriftenerfassung und E-Mail-Benachrichtigungen an die Empfänger.
2021-04-14
Hauspost scheint oft nebensächlich, doch je mehr Pakete die Mitarbeiter erhalten, desto mehr steht die Arbeit, die in die Hauspost fließt, im Fokus. Damit Sie sich wieder auf Ihr eigentliches Geschäft konzentrieren können, bietet COSYS eine Software für digitale Hauspostverteilung, bei der die Mitarbeiter die Pakete scannen und damit die Annahme, Zuordnung und Ausgabe dokumentieren. Passé sind verschwundene Sendungen, falsche oder zu späte Ausgaben und unnötig lange Bearbeitungszeiten.
COSYS Hauspost Lösung setzt sich zusammen aus einer mobilen App, mit der Pakete gescannt und bearbeitet werden, einem Backend, das alle Hauspostdaten speichert und über ein Web-Tool aufbereitet und aus COSYS MDE Hardware Angebot und Services. Die mobile App und das Backend gibt es in der Regel im Doppelpack, während Sie die Hardware und Software Services als Add-on frei wählen.
Backend und Installation
Das Backend gibt es als On Premise Installation oder in einer Cloud. Grundsätzlich spart die Cloudlösung Ihnen viel Aufwand, da das gesamte Backend auf COSYS sicheren Servern liegt und wir die Verantwortung tragen, dass die Daten sicher und immer verfügbar sind. Im Besonderen bietet sich die Cloud für kleine und mittelgroße Unternehmen an, da es dort in der Regel keine strengen IT-Richtlinien gibt, die eine lokale Installation voraussetzen würden, geschweige denn IT-Personal, das Zeit für das Hosten der Daten hat.
Im Backend enthalten ist das Web-Tool COSYS WebDesk, das alle Sendungsdaten in tabellarischer Form zeigt, wobei nach jedem Spalteninhalt gefiltert werden kann. Es ist also möglich, nach einer Mitarbeiternummer oder Namen zu filtern, um dann auf einem Blick zu sehen, welche Pakete für diesen Mitarbeiter angenommen und welche schon ausgegeben wurden inklusive erfasster Unterschriften.
MDE Hardware und Services
Sollten Sie für die mobile App noch ein Endgerät brauchen, bietet COSYS zahlreiche Möglichkeiten dies zu erwerben, zum Beispiel durch Miete, Neukauf oder Kauf von Gebrauchtgeräten. In jedem Fall haben Sie die Wahl, Ihre Geräte mit zusätzlichen Vereinbarungen zu Remote Support, Reparatur und Zugriff auf Ersatzgeräte auszustatten. Hier einige Geräte, die sich für die Hauspost eignen:
Honeywell EDA 51 mit Full-Touch Display, Betriebssystem Android 8, Gorilla Glass und Zubehör wie Handschlaufe oder Pistolengriff.
Datalogic Memor K mit Tastatur und Touch-Display sowie Betriebssystem Android 9 und Holster als Zubehör.
Datalogic Memor 20, schlankes Full Touch Gerät, mit Android 9 und einem Pistolengriff als Zubehör.
Smartphones, die mit COSYS Scan Plug-in ebenfalls effizient Barcodes scannen, sowohl Android als auch iOS Geräte
Mobile App und Web-Tool
Die mobile App und das Web-Tool sind die Komponenten, mit denen die Sendungen erfasst, dokumentiert und für eine Sendungsverfolgung aufbereitet werden. In der mobilen App gibt es die Module Sammelannahme, Paketzuordnung, Auslieferung und Selbstabholer, die Sie auch kostenlos selber über unsere Demo App testen können. Jedes Mal, wenn in einem Modul neue Daten erfasst werden, ändert sich auch der Status im COSYS WebDesk.
Testen Sie alle Module kostenlos in unserer Demo App für Hauspostverteilung.
Mobile App: Im ersten Schritt nimmt die Poststelle die angelieferten Pakete in einem Rutsch an und wählt dazu in der App erst den KEP Dienst und scannt dann alle Sendungen. Die App zählt die angenommenen Sendungen automatisch hoch, sodass sich die abschließende Unterschrift durch den KEP Dienst eindeutig auf die erfassten Sendungen bezieht. In dem Modul Paketannahme KEP ordnet der Mitarbeiter nun die Sendungen den Empfängern zu.
WebDesk: Im WebDesk-Modul Paket Management sieht die Poststelle nun alle angenommenen Sendungen, sieht, von welchem KEP Dienst sie geliefert wurden und welche Mitarbeiter Sendungen erhalten. Im Zuge der Paketzuordnung können nun automatisch E-Mails an die Mitarbeiter geschickt werden, die über die Ankunft der Pakete informiert, in der auch die Paketgröße oder ein Postfach stehen können.
Mobile App: Nun haben Sie die Wahl, ob Sie Selbstabholer und Auslieferung nutzen oder ob eine Abgabe ausreicht. In beiden Fällen gibt es die Optionen von normaler Ausgabe, Ersatzempfänger und Annahme verweigert, sowie eine abschließende Unterschrift vom Mitarbeiter. Bei der Auslieferung ist es möglich, nach Gebäude, Stockwerk, Raum oder Mitarbeiter auszuliefern mit optimierter Laufreihenfolge. Auch Abstellen als Auslieferungsart ist eine Option.
WebDesk: Sind die Pakete abgeholt oder ausgeliefert, sieht die Poststelle im WebDesk über eindrückliche Status Icons, welche Pakete angenommen wurden, wo ein Ersatzempfänger annehmen musste und mehr. Wenn der Status abgestellt gewählt wurde, kann auch hier eine automatische E-Mail an den Empfänger gesendet werden, egal, ob es in einem Postfach oder vor dem Büro abgestellt wurde.
Zusammengefasst
Mit COSYS mobiler Hauspost App und dem passenden Web-Tool war die Hauspostverteilung noch nie so leicht: Einfach im ersten Schritt alle Sendungen scannen und den Mitarbeitern zuordnen und dann ausliefern oder abholen lassen. Automatische E-Mails über die Ankunft von Paketen an die Mitarbeiter machen die Hauspost transparent und effizient, während Funktionen wie Unterschriftenerfassung für eine lückenlose Dokumentation sorgen.
Ähnliche Artikel
Diese Artikel könnten sie interessieren:
