Digitale Postbearbeitung im Unternehmen mit Software meistern
Vielfältig einsetzbar und leicht in bestehende Prozesse integriert
In diesem Text erfahren Sie, wie einfach Sie mithilfe der COSYS Software die Postbearbeitung in Ihrem Unternehmen digitalisieren. Über 3 Softwarekomponenten werden alle Sendungsdaten erfasst, eingesehen und bei Bedarf an Systeme wie SAP übergeben. COSYS Software bietet eine lückenlose Sendungsverfolgung bei einfacher Anwendung.
2021-11-24
Zettel und Stift, Excellisten, alte Datenbanken oder Windows mobile Lösungen sind in vielen Unternehmen noch immer in der Postbearbeitung im Einsatz. Die meisten sind sich auch der Tatsache bewusst, dass diese Lösungen langfristig abgelöst werden müssen. Was die meisten jedoch nicht wissen, ist, wie einfach sie sich eine neue Software, die auf aktuellem Stand der Technik ist, anschaffen können. Mit dem COSYS Hauspost Produkt führen Sie eine zeitgemäße, digitale Postbearbeitung in Ihrem Unternehmen ein.
Leichte Integration in bestehende Prozesse
Die COSYS Software, mit der Sie sich die Digitalisierung in die Postbearbeitung holen, wächst seit über 10 Jahren und deckt mit seinen Standardfunktionen bereits die üblichen Prozesse im Unternehmen ab. Die Grundversion besteht im Standardumfang aus folgenden Modulen:
- Paketannahme KEP/Zuordnung
- Selbstabholer
- Auslieferung
Bei den erweiterten Versionen kommen noch folgende Module hinzu: Sammelannahme, Zuordnung von Ladungsträgern oder Lagerplätzen, Verladung, Scan auf Lager, Retoure, Retoure KEP und Paketinfo.
Die Module erfassen jeweils einen Prozessschritt. So werden in der Sammelannahme zum Beispiel Pakete vom KEP Dienst per Barcodescan erfasst. Wenn Sie nicht alle oder nur weniger dieser Module/Prozesse tatsächlich benötigen, ist das gar kein Problem, dann werden die Module entsprechend gar nicht erst angezeigt. Durch die flexible Gestaltung der Software passt Sie sich genau Ihren Bedürfnissen an. Sämtliche Daten können Sie bei Bedarf selbst ändern oder hinzufügen und auch selbst entscheiden, welche Informationen im System zu einer Sendung erfasst werden sollen.
Einsatzmöglichkeiten der digitalen Postbearbeitung
Mit der Software lassen sich alle Arten von Sendungen erfassen, egal ob Briefe, Pakete oder sogar Paletten. Wichtig dafür ist, dass die Sendungen mit einer eindeutigen Nummer versehen sind. Häufig ist dies zum Beispiel bei Briefen nicht gegeben. In diesem Fall stellen wir eine Etikettenrolle mit eindeutigen Nummern zur Verfügung, mit der Sie Sendungen versehen und anschließend erfassen. Bei Paketen zum Beispiel nutzen Sie einfach die Sendungsnummer, die bereits durch den KEP Dienst aufgebracht wurde. Die Software benachrichtigt Ihre Empfänger automatisch und informiert auch über die Sendungsart, damit sich der Empfänger bei der Zustellung darauf einstellen kann. Sollte ein Mitarbeiter beispielsweise eine Palette bekommen, weiß er somit vorab Bescheid und kann beispielsweise mit einem Hubwagen kommen.
Drei Komponenten - Ein Gesamtsystem
Ein großer Vorteil der Software ist die Aufteilung in 3 Komponenten. Das System besteht aus einem mobilen Gerät mit der COSYS Hauspost App, dem COSYS Backend in der COSYS Cloud oder On Premise und dem COSYS WebDesk. Die App sendet alle erfassten Daten an das COSYS Backend. Der COSYS WebDesk visualisiert diese Daten dann zur Administration und Nachverarbeitung. Sie rufen den WebDesk einfach über einen beliebigen Browser auf und legen los. Die App läuft auf einem beliebigen Android Gerät, egal ob Tablet, Smartphone oder professionelles MDE Gerät. Optional ist auch die Nutzung auf iOS Geräten möglich.
Durch diesen Aufbau bekommt jeder Anwender den passenden Teil für seine Arbeit. Ein Administrator ruft von seinem Arbeitsplatz aus einfach den COSYS WebDesk auf und ein Mitarbeiter in der Postbearbeitung ist unabhängig von einem festen Arbeitsplatz. Wenn gewünscht, werden Pakete aber auch an einem festen Arbeitsplatz über den COSYS WebDesk am PC bearbeitet.
Alle Komponenten stehen Ihnen als Komplettpaket von COSYS zur Verfügung. Zudem erhalten Sie neben der Software auch die Hardware und Cloudinfrastruktur sowie passende Serviceverträge von COSYS.
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