Hauspost digital dokumentieren und tracken
Mehr Raum für das Kerngeschäft schaffen mit COSYS Software
Der Verbleib angelieferter Sendungen wird ab der Annahme erfasst und dokumentiert und damit ist eindeutig nachzuvollziehen, welche Sendungen bereits zugeordnet, ausgegeben oder abgeholt wurden.
2020-11-04
Wenn Sie für Ihr Sanitär- oder Baustoffunternehmen mehrere Standorte haben und das interne Paketaufkommen steigt, behalten Sie mit COSYS Software für Hauspostverteilung den Überblick. Der Verbleib angelieferter Sendungen wird ab der Annahme erfasst und dokumentiert und damit ist eindeutig nachzuvollziehen, welche Sendungen bereits zugeordnet, ausgegeben oder abgeholt wurden. Liegen Dokumente mit hoher Dringlichkeit oder Vertraulichkeit vor, ist es umso wichtiger, die ordnungsgemäße Auslieferung zu dokumentieren und Mitarbeiter rechtzeitig zu informieren.
Annahme, Zuordnung, Auslieferung
COSYS Software für Hauspostverteilung erfasst alle wichtigen Verläufe der Sendungen und beschleunigt gleichzeitig die Prozesse. Werden Pakete angeliefert, scannt der Mitarbeiter vorerst nur die Paketcodes gegen mit einem Smartphone oder MDE Gerät und verzeichnet so den Status Angenommen. An dieser Stelle kann eine Unterschrift vom Lieferanten bzw. Paketdienst erfasst werden. Anschließend ordnet man die Pakete den Mitarbeitern zu. Dazu wird einfach der Paketcode gescannt und der Mitarbeiter über Drop-down oder Filterfelder ausgewählt.
Alle Stammdaten wie Mitarbeiter, Paketgröße oder KEP Dienste werden entweder importiert oder direkt im COSYS Backend angelegt. Genauer im COSYS WebDesk. Der WebDesk ist eine im Backend enthaltende Verwaltungsoberfläche, in der Sie u. a. den Status aller Pakete einsehen können. Nach der mobilen Zuordnung der Pakete ist im WebDesk bereits ersichtlich, für welchen Mitarbeiter Pakete angenommen wurden. An dieser Stelle kann auch eine automatische E-Mail-Benachrichtigung an die entsprechenden Mitarbeiter erfolgen, um ihre Pakete selbst abzuholen.
Für die Abgabe der Pakete stehen die mobilen Module Auslieferung und Selbstabholer bereit. In beiden Fällen sucht der Mitarbeiter über ein Filterfeld nach dem entsprechenden Empfänger, sieht dann eine Übersicht der dazugehörigen Sendungen und scannt diese gegen. Nach der Aushändigung unterschreibt der Empfänger auf dem mobilen Gerät. Alternativ wählt man die Auslieferung Ersatzempfänger, Annahme verweigert oder Empfänger nicht angetroffen. Eine Fotofunktion ermöglicht die Dokumentation von abgestellter Hauspost am Arbeitsplatz.
Softwaremodule, die einzeln gewählt werden können, sind:
Sammelannahme, um angelieferte Pakete schnell anzunehmen und den KEP Dienst nicht lange warten zu lassen.
Zuordnung, bei der Sie angenommene Sendungen den Empfängern zuordnen und ggf. auch Absender hinterlegen.
Transportübernahme, entweder in ein Fahrzeug, Paketwagen oder Gitterbox, die innerhalb des Gebäudes oder standortübergreifend transportiert wird, z. B. um Waren vom Zentrallager an andere Niederlassungen zu liefern.
Auslieferung und Selbstbaholer, über die Sie die ordnungsgemäße Abgabe inklusive Unterschriftenerfassung und Fotoaufnahme dokumentieren.
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Voraussetzungen
Für die mobile Software benötigen Sie mobile Datenerfassungsgeräte oder Smartphones. Bei hohem Paketaufkommen bieten sich Geräte an wie das Honeywell EDA 51 oder das Zebra TC21-26, die durch Zubehör wie Pistolengriffen oder Holster die Barcodeerfassung ergonomisch gestalten. Beide Geräte sind Full-Touch Geräte und erlauben mit dem großen Display eine schnelle und übersichtliche Bedienung. Alternativ werten Sie Ihr Business Smartphone, iOS oder Android, mit COSYS Scan Plug-in so auf, dass es MDE Geräten in der Scanleistung in nichts nachsteht.
Um die Hauspostdaten einzusehen und zu bearbeiten, gibt es zwei Möglichkeiten, das COSYS Backend zu installieren. Zum einen lokal auf Ihren Servern, also On Premise oder wir hosten die Daten für Sie in einer Cloud. Eine Cloudlösung wird von vielen Kunden als große Entlastung empfunden, da man standortübergreifend auf das Backend Zugriff hat und sich eigene IT-Ressourcen spart. Mit dem COSYS WebDesk kann die Hauspostverteilung Software autark als Stand Alone Lösung genutzt werden. Die Verwaltung aller nötigen Daten wie Stammdaten, Sendungsverfolgung und Administration ist im WebDesk vorgesehen.
Sollten Sie ein ERP System oder ein eigenes System nutzen, binden wir über eine Schnittstelle Ihrer Wahl daran an und ermöglichen so eine Synchronisation von COSYS mobiler Software und Ihrem führenden Warenwirtschaftssystem. Mögliche Schnittstellen sind Datenaustauschtabellen, Dateiimporte und -exporte oder Dateischnittstellen.
Fazit
Mit COSYS Hauspostverteilung profitieren Ihre Mitarbeiter von einer intuitiven mobilen App und eindeutiger Barcodeerfassung. Die mobile Erfassung der Pakete ist offline-fähig und somit an keinerlei Verbindung zu einem Netzwerk gebunden. Der modulare Aufbau ermöglicht, sich ein individuelles und an die eigenen Abläufe angepasstes Set zusammenzustellen, das in Kombination mit dem cloudbasierten Backend, der zusätzlichen Verwaltungsoberfläche COSYS WebDesk und diversen Anbindungen an ERP Systeme viel Kosten und Mühen spart.
Interessiert? Fragen Sie noch heute ein Angebot von unserem Vertrieb an unter +49 5062 900 0 oder über unser Kontaktformular.
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