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Proof of Delivery für Baustellenbelieferungen

COSYS Software bietet: Unterschriften, Fotos, GPS-Daten und mehr

Gerade im Baustoffhandel ist ein Proof of Delivery und eine generelle Lieferdokumentation besonders wichtig. Zu oft kommt es vor, dass die Ware einfach nur an einem falschen Ort abgestellt wird oder dass die Kunden keine Abladefläche vorbereiten. Über COSYS Transport App wird die Verladung und jeder Tourstopp über Barcodescans, Unterschriften, Fotos und GPS-Koordinaten lückenlos dokumentiert und digital bereitgestellt.

2021-10-19

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Digitaler Proof of Delivery
Digitaler Proof of Delivery

Viele Baustoffhändler haben keinen Proof of Delivery. Dabei kommt es gerade bei Baustellenbelieferungen oft zu vermeintlich fehlenden Auslieferungen. Zum Beispiel wird einfach nicht die vereinbarte Baustelle angesteuert, die Ware wird nicht nach Kundenvorgabe abgestellt oder Sie haben nur das Wort vom Fahrer, dass es keine vernünftige Zufahrt gab.

Mit einer mobilen Transport Software erhalten Sie für jeden Kundenstopp einen Proof of Delivery und zwar rückzuführen auf jedes einzelne Packstück. Fotos, GPS-Koordinaten, digitale Unterschriften und der Scan von Zufahrtscodes sind möglich. Hinzukommt, dass die Software mit einem automatischen Abgleich der Ladeliste für deutlich verminderte Fehler sorgt.

TC57x mit Transport App
TC57x mit Transport App

Was gehört zur Transport Software?

Die Proofs of Delivery nehmen die Fahrer über MDE Geräte auf, auf denen COSYS Transport App installiert ist. Um die Transport App zu bedienen, liefert das COSYS Backend die nötigen Informationen für die Touren: Tournummer, Lieferscheine, Kundendaten, Abladeadressen, Packstücknummern und mehr. Entweder werden diese Daten direkt über die COSYS Transport Software gepflegt, oder aber – der übliche Weg: die Daten werden über COSYS Transport API aus ERP- und Tourenplansystemen übernommen.

Das COSYS Backend installieren wir entweder lokal bei Ihnen oder hosten die gesamten Daten in der sicheren COSYS Cloud. Die App verwenden Ihre Fahrer auf MDE Geräten oder alternativ Smartphones, wenn Sie z. B. auch Leihfahrer beschäftigen.

Über COSYS Hardware Services erhalten Sie jedes Gerät, was Ihr Herz begehrt. Klassisch für den Transport sind das Zebra TC77 und etwas neuer und schlanker das Zebra TC57x. Bei COSYS können Sie Geräte neu kaufen, gebraucht oder mieten und sich über die gesamte Zeit mit zusätzlichen Services absichern wie Reparaturen, Geräteverwaltung, Ersatzgeräten und mehr. Durch die Kombination aus Softwareentwicklung und Hardwarevertrieb erhalten Sie eine praxisfähige Komplettlösung.

So einfach geht Proof of Delivery

Bevor die Fahrer jedoch eine Auslieferung erfolgreich dokumentieren, kommen noch die Anfahrt und davor die Verladung. Für die Verladung sehen die Fahrer auf der mobilen App die Tourstopps der ausgewählten Tour. Auch Tourstopps, bei denen z. B. nur Ladungsträger wieder eingesammelt werden, gehören dazu. Der erste Tourstopp ist die Verladung, bei der die Fahrer jedes Packstück je Kundenstopp scannen. Die App gleicht mit jedem Scan ab, ob das Packstück zur Tour, zum Kundenstopp und zum Lieferschein gehört. Wenn nicht, hört und sieht der Fahrer eine Fehlermeldung.

Ist die Verladung abgeschlossen, kann der Fahrer über die App die Navigation zum nächsten Tourstopp öffnen, ebenso wie Abstellgenehmigungen und Kundendaten. Auch Hinweise zum Abstellen ruft er über ein einziges Tippen auf.

Auf der Baustelle angekommen und mit den Abstellhinweisen vor Augen, entlädt der Fahrer die Baustoffe. Jedes Packstück wird gescannt und damit erneut mit der Ladeliste abgeglichen, um Fehler zu vermeiden. Das Ganze geht übrigens auch offline. Als Proof of Delivery hat er mehrere Optionen, die auch kombinierbar sind:

Tipp

Im Zuge der Auslieferungen können entladene und zurückgeholte Ladungsträger erfasst und kontiert werden.

Was, wenn etwas außer Plan verläuft?

Schäden an Packtücken, doch nicht bereitgestellte Ware, kurzfristige Bestellungen, spontanes Umtouren oder Annahmeverweigerungen gehören zum Tagesgeschäft bei Baustellenbelieferungen. Sind Packstücke beschädigt, dokumentieren die Fahrer das mit einem Foto und einem Kommentar in der mobilen App. Sind Verladung oder Auslieferung unvollständig, wird auch hier ein Kommentar hinterlegt und die Verladedifferenz oder Annahmeverweigerung dokumentiert.

Die App synchronisiert live an der Verladerampe die Ladelisten und Lieferscheine. Sollte ein Kunde spontan einen Alternativartikel oder mehr von einem anderen bestellen, sieht der Fahrer das auf seinem MDE Gerät – ohne lange Kommunikationswege. Auch das Umtouren ist über die App möglich, wenn zum Beispiel ein Lieferschein doch nicht mehr auf den Lkw passt oder ein Tourstopp auf einer anderen Tour mehr Sinn ergibt. Es empfiehlt sich jedoch, nur autorisierten Personen das Umtouren zu gestatten, zum Beispiel über eine Passwort-Freigabe.

Zugriff auf aktuelle und abgeschlossene Tourdaten

Alle erfassten Tourdaten, ob abgeschlossen oder noch live in Bearbeitung, sind im WebTool COSYS WebDesk einsehbar. Wer diese Daten einsehen darf, legen sie selber in der Administration fest oder wir importieren bereits vorhandene Nutzerrechte aus Ihrem Active Directory. Bei mehreren Gesellschaften ist eine getrennte Verwaltung über Mandanten problemlos möglich.

Im COSYS WebDesk sehen Sie über eindrückliche Status-Icons, ob Verladung und Auslieferung geklappt haben oder nicht. Konnten Packstücke nicht nach Plan ausgeliefert werden, zeigen die Kommentare warum und zuständige Personen können automatisch darüber informiert werden. Über einen Rechtsklick auf die Tour rufen Sie Details zu den Lieferscheinen und Packstücken auf, z. B. Erfassungszeit, Erfasser und natürlich: die Proofs of Delivery. Unterschriften, Fotos der abgestellten Ware und eine virtuelle Karte mit den Ablade-Koordinaten geben absolute Transparenz.

Bei einer Online-Verladung und einer Offline-Auslieferung aktualisieren sich die Status der Tour, Lieferscheine und Packstücke einmal nach der Verladung und nochmal am Ende der Tour. Da moderne MDE Geräte aber auch ganz normale SIM-Karten Slots haben, können die Touren auch live nach jedem Tourstopp über UMTS im WebDesk aktualisiert werden.

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