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Track and Trace für die Hauspost in Pharmaunternehmen

Software für Paketannahme, Paketzuordnung, Auslieferung und Selbstabholer

Mit COSYS Paket Inhouse Software vermeiden Sie Schwund, beschleunigen Arbeitsabläufe, halten Schäden über Fotoerfassung fest und profitieren von einem transparenten Track and Trace. Anpassungen an Ihre Abläufe sind eine Selbstverständlichkeit.

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Paket Inhouse Software für Pharma Branche
Paket Inhouse Software für Pharma Branche

Sie haben stetig mehr Hauspost? Laborproben müssen mit hoher Dringlichkeit an Vorgesetzte gehen, erwartete Post darf nicht lange liegen und generelle Nachfragen, ob Pakete schon angekommen sind, können Sie nicht beantwortet wegen einer fehlenden Sendungsverfolgung. Setzen Sie in Ihrem Pharma-Unternehmen mit COSYS dort an, wo Tracking Systeme von KEP Diensten aufhören und dokumentieren alle Warensendungen während und nach der Annahme. So haben Sie den vollständigen Sendungsverlauf dank COSYS Paket Inhouse.

Mit COSYS Paket Inhouse Software…

Mobile Paketannahme und -verteilung

In der Standardausführung hat die mobile App die Module Sammelannahme, Paketannahme, Auslieferung und Selbstabholer. Alle Module basieren auf Barcoderfassung. Sollten manche Sendungen keinen Barcode haben, werden diese entweder über andere Wege erfasst oder wir stellen vorgedruckte Barcoderollen zur Verfügung, um diese auf den Sendungen aufzubringen. Die App und ihre Module sind intuitiv gestaltet, sodass auch technisch unerfahrene Mitarbeiter schnell damit umgehen können.

Sammelannahme: Rufen Sie die App über ein MDE Gerät oder Smartphone auf und öffnen das Modul Sammelannahme. In der Modulmaske für Erfassung wählen Sie als erstes den KEP Dienstleister aus, der Ihnen soeben die Pakete abgestellt hat. Nun scannen Sie jedes Paket einmal gegen und lassen den KEP Dienstleister abschließend auf dem Gerät unterschreiben, um die Annahme abzuschließen. Sollten Sie Pakete doppelt erfassen, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Bei bestehender Verbindung ist diese Anlieferung nun im System als angenommen hinterlegt.

Paketannahme KEP: Sind die Pakete erstmal angenommen, ordnen Sie die Sendungen über das Modul den Empfängern zu. Zuerst sehen Sie eine tabellarische Auflistung aller angenommenen und noch nicht zugeordneten Pakete. Scannen Sie einen Paketcode, geben Sie Absender, Paketgröße und Empfänger an. Stammdaten wie Empfänger und KEP Dienste werden entweder importiert oder im COSYS Backend angelegt.

Auslieferung und Selbstabholer: Für die Ausgabe der Sendungen zeigt Ihnen die Software eine Liste aller Empfänger, für die Pakete angenommen und zugeordnet wurden. Indem Sie den Namen vom Empfänger in einem Suchfeld eingeben, schränken Sie die Auswahl der Empfänger schnell ein. Haben Sie den richtigen Empfänger ausgewählt, leitet die Software Sie in die Maske Erfassung, in der Sie alle Pakete für den Mitarbeiter sehen. Scannen Sie diese gegen, und lassen den Mitarbeiter die Annahme auf dem MDE Gerät gegenzeichnen. Sollte der Mitarbeiter bei einer Auslieferung nicht anwesend sein, gibt es die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlegen und zwischen den Empfangsarten Normal, Annahmeverweigerung, Ersatzempfänger oder Nicht Angetroffen zu wählen.

Weitere Funktionen sind Einzelpakete zu einer Sendung zusammenzufassen, um den Mitarbeitern die Abholung zu erleichtern, Pakete für Weitertransporte bereitzustellen und Empfänger per automatischer E-Mail über den Status ihrer Sendung zu benachrichtigen, z. B. Eingetroffen, in Auslieferung oder zur Abholung.

Kostenlose App Version

Für die Softwarelösung Hauspostverteilung haben wir eine Standardvariante in den Play Store und App Store zum freien Download gestellt. Einfach auf ein Android oder iOS Smartphone laden und loslegen. Für die kostenlose App brauchen Sie keine Anmeldedaten. In unserem Youtube Kanal haben wir außerdem ein Video erstellt, das Sie Schritt für Schritt durch die App führt. Die oben aufgeführten Module sind alle in der App enthalten und auch Teststammdaten lädt die App aus dem COSYS Backend runter.

Wollen Sie auch unser Backend testen, genauer die Verwaltungsoberfläche COSYS WebDesk, können Sie über die App Zugangsdaten dazu anfordern. Sendungsnummern, Paketnummern, Empfänger, Abteilungen, Status, Raumnummern und weitere Daten werden im COSYS Backend gespeichert und für eine weitere Verarbeitung im COSYS WebDesk bereitgestellt. Der WebDesk kann Stand Alone oder als Ergänzung zum ERP System genutzt werden. In jedem Fall lesen Sie dort in übersichtlichen Tabellen über einen Klick alle Informationen nach, die Sie brauchen: Status von Paketen, dokumentierte Unterschriften und Fotos, Ersatzempfänger etc. Eine Nutzer- und Rechtesteuerung über ein Active Directory ist ebenfalls möglich. Zudem ist sowohl On Premise als auch eine Cloudlösung möglich.

Kontakt

Interessiert? Fragen Sie noch heute ein Angebot von unserem Vertrieb an unter +49 5062 900 0 oder über unser Kontaktformular.

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