Wie Sie Zeit bei der Hauspost Verteilung sparen?
COSYS Hauspost Software digitalisiert Ihre Paketannahme und Ausgabe
Die Antwort ist einfach: Digitalisierung. Mit COSYS Hauspost Software erfasst die Poststelle alle Sendungen über Barcodes und dokumentiert so den KEP Empfang. Danach werden die Empfänger zugeordnet und schon entsteht am PC eine Übersicht aller angenommenen Sendungen und für wen sie sind. Werden Pakete ausgehändigt, dokumentiert die App das über eine Unterschrift und der Status in der Übersicht wird aktualisiert inklusive Anzeige der Unterschrift.
2021-06-16
Um herauszufinden, wie und an welcher Stelle man Zeit bei der Hauspost spart, muss erst feststehen, was alles dazugehört: Pakete müssen vom KEP Dienst angenommen werden, teilweise gehen Sendungen zwischen Standorten hin und her, Pakete müssen ausgeliefert bzw. abgeholt werden und Mitarbeiter brauchen auch eine Info, dass Ihre Sendungen da sind. Je größer das Paketaufkommen, desto mehr Arbeit fließt in vergessene Sendungen, verwechselte Auslieferung und Hinterhertelefonieren von Mitarbeitern.
Der Grund, weshalb so viel Zeit in die Hauspost fließt, ist bei den meisten Unternehmen eine manuelle Bearbeitung und das Fehlen von automatisierten Abläufen wie zum Beispiel ein automatischer E-Mail-Versand an die Mitarbeiter, wenn Pakete angekommen sind. Mit COSYS Hauspost Software schaffen Sie diese Digitalisierung und Automatisierung dank einer bedienerfreundlichen und praxiserprobten Software.
Wie Ihnen die Digitalisierung bei der Hauspost hilft:
keinen Schwund oder verlegte Sendungen mehr dank Sendungsverfolgung am PC
automatisiertes Informieren an die Mitarbeiter bei Paketankunft
dokumentierte Paketausgabe über digitale Unterschriften und Fotoerfassung
Ersatzempfänger hinterlegen und Originalempfänger automatisch benachrichtigen
Paketgrößen bei Abhol-E-Mail mit angeben, sodass Mitarbeiter ggf. Verstärkung holen
Manuell vs. Digital
Problem: Es fehlt die Übersicht
L ö s u n g: Mit COSYS Hauspost App werden alle Sendungen über Barcodes erfasst. Da Sendungsnummern eindeutig sind, meldet die App einen Fehler, sobald Sendungen doppelt erfasst werden und zählt automatisch die angenommene Menge korrekt hoch. Später werden die Sendungsnummern mit dem Empfänger digital verknüpft. All diese Sendungen werden in einer übersichtlichen Tabelle aufgelistet und Sie können nach beliebigen Werten filtern wie Sendungsnummer oder Empfänger.
Problem: Pakete bleiben bei der Poststelle liegen
L ö s u n g: Entweder bei der Auslieferung mussten Pakete wieder mit zurückgenommen werden, weil der Empfänger nicht vor Ort war oder die Mitarbeiter lassen bei der Selbstabholung auf sich warten: In jedem Fall belagern überfällige Sendungen die Poststelle, was mit COSYS nicht passiert. Zum einen gibt es bei der Auslieferung die Möglichkeit, Ersatzempfänger auszuwählen oder die Sendungen abzustellen, sodass Pakete nicht mit zurückmüssen. Zum anderen erhalten Mitarbeiter eine Info-Mail, wenn Sendungen für Sie da sind und noch mal eine automatische Erinnerung, wenn Sie in einem definierten Zeitraum nicht abgeholt wurde.
Problem: Empfänger behauptet, Paket sei noch nicht angekommen
L ö s u n g: Mit COSYS Hauspost Software haben Sie immer eine Antwort auf Fragen wie: Wer hat mein Paket angenommen? Wo ist mein Paket? Wurde mein Paket schon ausgeliefert? Im COSYS Web-Tool können Sie einfach nach Mitarbeiternamen filtern und haben eine Sendungshistorie, also welche Pakete wurden für ihn angenommen und welche wurden an wen ausgegeben? Die erfassten Unterschriften bei der Ausgabe – Auslieferung oder Selbstabholer – sind ebenfalls einsehbar, womit Sie die Empfangsbestätigung schwarz auf weiß haben.
Wenn Sie Paketgrößen erfassen, sehen Mitarbeiter in der Info-Mail, ob sie die Sendungen alleine tragen können oder Hilfe brauchen.
Problem: unnötig viel Laufwege
L ö s u n g: Sowohl bei der Auslieferung als auch bei der Selbstabholung entstehen unnötige Laufwege, etwa wenn die Poststelle drei Mal hin und her läuft oder wenn Mitarbeiter bei der Abholung doppelt gehen, weil erst vor Ort auffällt, dass sie nicht alles auf einmal mitbekommen. Da in der Info-Mail an die Mitarbeiter sowohl Paketmenge als auch Paketgröße hinterlegt werden können, sehen Mitarbeiter sofort, ob sie Hilfe bei der Abholung brauchen. Und bei der Auslieferung listet die App die Sendungen laufwegeoptimiert nach Räumen, Stockwerken und Gebäuden auf.
COSYS Hauspost Software Bestandteile
Diese und weitere Probleme löst COSYS Hauspost Software über eine mobile App, mit der die Poststelle die Sendungen erfasst und einem Backend, das die Sendungsdaten speichert und aufbereitet. Das Backend gibt es sowohl On Premise als auch in einer Cloud. Die mobile App bildet die Postschritte Sammelannahme KEP, Paketzuordnung, Auslieferung und Selbstabholer ab, was Sie selbst kostenlos über unsere Demo App für Android und iOS Smartphones testen können.
Modul Sammelannahme: Vom KEP Dienst angelieferte Pakete werden gescannt und automatisch aufsummiert.
Modul Paketzuordnung: Sendungsnummern werden über Dropdown und Eingabefelder mit Empfängern verknüpft.
Modul Selbstabholer: Die Poststelle wählt den Mitarbeiter über Dropdown aus, sieht, welche Sendungen für ihn bestimmt sind und scannt sie gegen. Zum Schluss erfolgt eine Unterschrift vom Empfänger.
Modul Auslieferung: Die Poststelle sieht alle ausstehenden Sendungen und holt sich mit jeder Paketabgabe eine digitale Unterschrift der Empfänger oder scannt einen Postfachcode.
Indirekter Bestandteil der Hauspost Software sind Handhelds, über die die Poststelle die Sendungen scannt und auf denen die mobile App installiert ist. Dank dem Scan Plug-in in der App können Sie dazu einfach Diensthandys nutzen, sowohl Android als auch iOS, aber extra für das Barcode Scanning entwickelte MDE Geräte wie das Honeywell EDA 51 eignen sich auch hervorragend für die Hauspost Software. Über COSYS Hardware Services können Sie solche Geräte mieten, neu oder gebracht kaufen und sich mit begleitenden Services zu Remote-Betreuung oder Ersatzgeräten absichern.
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