Wie Sie die Interne Post mit Smartphones verwalten

Hauspost über Paketcodes erfassen, Mitarbeitern zuordnen und jede Sendung verfolgen

Es braucht keine teuren MDE Geräte, um die interne Post zu scannen und damit die Hauspost zu digitalisieren. Nutzen Sie einfach Smartphones, Android oder iOS, und geben der Poststelle ein Handheld an die Hand, mit dem sie wunderbar umgehen können. Zusammen mit COSYS Hauspost App war die interne Postverteilung noch nie so einfach.

2021-03-10

Falsch zugeordnete interne Post, Pakete sind im falschen Gebäude abgelegt und die Mitarbeiter warten auf wichtige Sendungen, die zwar da sind, aber es dauert mit der Zustellung. Mit COSYS Software für interne Post ist es ganz einfach, angelieferte Pakete zu erfassen, Mitarbeitern zuzuordnen und sie auszuliefern. Weil die Software unabhängig von Gerät und Hersteller ist, eignen sich auch Smartphones hervorragend für die mobile Hauspost App und ein internetfähiger PC oder Laptop für die Sendungsverfolgung.

Was genau gehört zur internen Post? Bei vielen Unternehmen sind das die KEP-Annahme, Paketzuordnung an die Mitarbeiter, Auslieferung und Selbstabholer. Das Schöne ist, dass die Hauspost oft schon Barcodes hat, die sich COSYS App zunutze macht und dabei können nicht nur MDE Geräte Barcodes scannen, auch Smartphones eignen sich dazu – Android und iOS.

Mobile App für interne Post

COSYS App für interne Post hat im Hauptmenü die Module Sammelannahme, Paketannahme KEP, Auslieferung und Selbstabholer. Der Grund, weshalb die Annahme und Zuordnung - genannt Paketannahme KEP - in zwei Schritten erfolgt, ist Effizienz. In der Sammelannahme gibt die Poststelle kurz den KEP Dienst ein und scannt dann einfach alle Sendungen gegen. Das geht schnell und der KEP Dienst kann nach kurzer Zeit seiner Wege gehen, während die Poststelle im zweiten Schritt in Ruhe Paketcode und Empfänger im Modul Paketannahme KEP zusammenführt.

Für die Auslieferung passen wir in der Regel das ein oder andere an den Kunden an: Liefern Sie nach Gebäude aus, haben Sie Sammelstellen, aus denen die Mitarbeiter selbst entnehmen oder liefern Sie bis ins Büro? Sie entscheiden auch, ob die interne Post abgestellt werden darf, ob Ersatzempfänger das Paket annehmen dürfen oder ob die Annahme verweigert werden kann. COSYS mobile App bildet das ab, was Sie brauchen, zum Beispiel über mobile Unterschriftenerfassung oder Fotodokumentation.

Smartphone Scanning

QR Codes scannen kennen die meisten von ihrem Smartphone. Genauso funktioniert auch das Scannen von Barcodes. Sie rufen die Gerätekamera auf und dann scannen Sie in einem festen Intervall, nutzen die Autoerkennung oder belegen die Leisertaste mit der Scanfunktion. Mit COSYS Scan Plug-in werten Sie die Gerätekamera zusätzlich auf, sodass sie einer eingebauten Scan-Engine in nichts nachsteht.

Mit COSYS Scan Plug-in werten Sie die Gerätekamera zusätzlich auf, sodass sie einer eingebauten Scan-Engine in nichts nachsteht.

Wenn Ihre Poststelle keine Diensthandys hat, können Sie Ihr Wunschgerät auch über COSYS beziehen. Wir verkaufen Neugeräte, Gebrauchtgeräte oder Sie leasen die Smartphones. Sehen Sie sich einfach auf unserer Smartphone Seite um. Zum und nach dem Kauf steht COSYS mit etlichen Hardware Services bereit. Zu einem Neukauf können Sie Vereinbarungen treffen, in denen Sachen geregelt sind wie Ersatzgeräte bei Ausfall, Reparaturen oder Remote Support, wenn der Anwender technische Probleme hat.

Backend und Web-Tool

Die Daten der internen Post nur mobile zu haben ist nicht sinnvoll. Zum einen haben Smartphones einen begrenzten Speicher und zum anderen möchte man große Datensätze doch lieber an einem großen Bildschirm einsehen und bearbeiten, etwa am PC. Das COSYS Backend sichert alle erfassten Daten, sobald die mobile App eine Verbindung aufbaut, zum Beispiel über WLAN. Diese Daten werden dann im Web-Tool COSYS WebDesk aufbereitet.

Tipp

Im COSYS Youtube Kanal finden Sie Videos zum COSYS WebDesk für Hauspost und mehr.

Das COSYS Backend inklusive WebDesk ist in der Regel eine Stand Alone Lösung also ohne Anbindung an ein ERP System. Sollte eine Anbindung gewünscht sein, ermöglichen wir das über diverse Schnittstellen. Sie haben außerdem die Wahl zwischen einer Cloud Lösung oder On Premise. Der Vorteil einer Cloud ist, dass Sie alle IT-Aufgaben in unsere Hand geben. On Premise wird nur dann eingesetzt, wenn es Ihre Infrastruktur oder IT-Richtlinien zwingend erfordern.

Kontakt und Service

Bevor Sie sich für eine COSYS Lösung entscheiden, bieten wir viele Gelegenheiten, die Software kostenlos genauer kennenzulernen. Das reicht von einer Remote Präsentation über unsere kostenlose Demo App bis zu einer Testversion, bei der wir Ihnen Gerät und Software zuschicken, die Sie dann mehrere Wochen testen können. Wichtig ist ja auch immer die Meinung der Poststelle und von den Leuten, die am Ende mit der Software arbeiten.

Rufen Sie uns einfach an unter +49 5062 900 0 oder schreiben Sie uns. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!