Die Interne Postverteilung wird mit COSYS übersichtlich und strukturiert

COSYS Inhouse Paketmanagement Software mit der Prozessdatenanalyse ist das rundum sorglos Paket für die Postverteilung

Mit der COSYS Paketmanagement Inhouse Software bekommen Sie eine Komplettlösung für die Digitalisierung der Postverteilung. Zum einen werden alle Daten digital erfasst und Excel- oder Papierlisten werden so überflüssig. Zum anderen kann die Software in der Prozessdatenanalyse alle Daten auswerten und so eine Grundlage für fortlaufende Verbesserungen liefern.

2022-03-16

Im Laufe der Jahre ist es immer einfacher geworden, über den Onlinehandel Bestellungen auf zu geben. Diese werden dann von Kurier Express Diensten (KEP-Diensten) an den Kunden geliefert, je nach Artikel und Menge dauert es mitunter keine 24 Stunden, bis die Sendung eintrifft. Dies bietet einen riesigen Komfort und wird dementsprechend oft genutzt.

Auch Unternehmen erhalten immer mehr Pakete, die zum Beispiel Arbeitsmaterialien enthalten oder Private Sendungen für Mitarbeiter. Doch ohne Struktur im Umgang mit den Paketen und Sendungen kann es zu weitreichenden unternehmensinternen Problemen kommen. Enthielten Sendungen Arbeitsmaterialien und werden nicht zugestellt, schädigt das den Arbeitsbereich, der die Lieferung erhalten sollte und im schlimmsten Fall auch weiterführende Prozesse. Dies verursacht unnötige Kosten und ist zeitintensiv. Geht es um Private Sendungen der Mitarbeiter und es kommt zu Verzögerungen, führt dies zu Unzufriedenheit und Beschwerden. Um das zu vermeiden, bietet Ihnen die COSYS Ident GmbH eine Software Lösung für die interne Postverteilung an.

COSYS Inhouse Paket Management Software

Mit COSYS Inhouse Paket Management Software haben Sie immer den vollen Überblick über alle Sendungen, die Ihr Unternehmen erreichen. Mithilfe von MDE-Geräten (mobile Datenerfassungsgeräte), Barcodescannern, Tablets oder Smartphones werden die empfangenen Sendungen erfasst und in einer Datenbank hinterlegt. Diese kann sowohl cloudbasiert bereitgestellt als auch On Premise auf einem lokalen Server installiert werden. Die Steuerung der Software ist intuitiv und vielseitig. Durch Radio Buttons, Autofill Funktion und praktische Dropdown Menüs werden die Eingaben erleichtert und der Zeitaufwand verkürzt.

Ebenso praktisch wie zeitsparend sind die Funktionen, die Sie mit den mobilen Geräten und der darauf integrierten Software ausführen können. Mit einem Gerät können Sie: Scannen, Fotos von Beschädigungen machen, wenn nötig direkt Markierungen anbringen und Unterschriften von KEP-Diensten und Empfängern einholen.

Der COSYS WebDesk

Über den COSYS WebDesk erhalten Sie eine Übersicht aller bisher erhaltenen Sendungen und können bei Bedarf Informationen zu diesen Abrufen.

Absender
Empfänger
Bearbeiter
Aktueller Status
Beschädigungen
Unterschriften

Um hin und her klicken zu vermeiden, werden Ihnen die Informationen gesammelt zur Verfügung gestellt.

Ebenso lassen sich im COSYS WebDesk administrative Aufgaben erledigen. Bequem können neue Nutzer angelegt und Rechte vergeben werden.

Um immer eine aktuelle Übersicht aller laufenden Prozesse der internen Postverteilung zu behalten, haben Sie die Möglichkeit, sich Auswertungen mit COSYS Prozessdatenanalyse (PDA) anzeigen zu lassen. Auf Basis Ihrer Daten werden Ihnen Analysen in den Bereichen:

Anzahl der Sendungen nach KEP Dienst
Beschädigungsquote nach KEP-Dienst
Bestandsänderungen
Durchlaufzeiten
Top 10 Empfänger

Ausgegeben.

COSYS Prozessdatenanalyse

Die COSYS Prozessdatenanalyse lässt sich dem Bereich Big Data (Massendaten) zuordnen.

Durch die Nutzung elektronischer Hilfsmittel wie: MDE Geräten, Barcodescannern, Smartphones und Tablets im Arbeitsalltag entsteht eine große Menge Daten, die in Datenbanken abgelegt werden.
Herkömmliche Software ist nicht in der Lage, diese auszuwerten und nutzbringend darzustellen. Daher haben wir bei der COSYS Ident GmbH beschlossen, eine Methode zu entwickeln, um unseren Kunden eine bessere und vor allem transparente Übersicht aller laufenden Prozesse zu bieten.

Daraus resultieren nutzbringende Auswertungen, die Ihnen eine Übersicht über die Aktuelle Lage geben und darüber hinaus die Möglichkeit bieten, auch andere Zeitperioden abzurufen, um zum Beispiel Schwankungen zu erkennen oder Anstiege zeitlich zuordnen zu können. Durch die einstellbaren Zeitintervalle lassen sich auf Basis der Daten auch Prognosen treffen und Risikoeinschätzungen vornehmen. Ein weiterer Vorteil ist die verkürzte Reaktionszeit auf Einschränkungen oder Störungen in den verschiedenen Prozessabläufen. Sie können diese nun sofort erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten, um unnötige Kosten zu vermeiden und Ressourcen zu sparen. Ist die Wirksamkeit nicht ausreichend, können Sie auch das sofort erkennen und weitere Schritte einleiten.

Beispiel für den Einsatz der Prozessdatenanalyse

Überblick verschaffen

Die Auswertung der Bestandsänderungen zeigt an das Sie täglich mehr Sendungen von KEP-Diensten erhalten als Ihre Mitarbeiter zustellen. Dadurch sammeln sich in Ihrem Lager Pakete, die noch zugestellt werden müssen. Ein Blick auf die Durchlaufzeiten bestätigt dies. Die Sendungen befinden sich sehr lange in der Statuskategorie: &bdquoEingang Poststelle&ldquo. Dieser Anstieg ist seit mehreren Wochen zu beobachten.

Einen saisonal bedingten Grund können sie ausschließen. Auch die Durchlaufzeiten des &bdquoinnerbetrieblichen Transportes&ldquo sind angestiegen. Pakete verweilen häufig länger in dieser Statuskategorie.

Die Auswertung der Beschädigungsquote zeigt keine Auffälligkeiten.

Die Anzahl der empfangenen Pakete bei den TOP Empfängern ist aber ebenfalls zurückgegangen.

Gründe identifizieren

Bevor es zu ersten Beschwerden über fehlende Pakete kommt, können Sie nun das Gespräch mit den Mitarbeitern suchen und den Auslöser für die verlängerten Lagerzeiten der Sendungen identifizieren. Im Gespräch stellt sich heraus, dass die neuen Mitarbeiter, die eingestellt wurden, eine andere Arbeitsweise haben, die nicht den Vorgaben entspricht. Sowohl in der Poststelle als auch im Transport. Durch die veränderte Arbeitsabläufe kam es zu den in der Auswertung angezeigten Verzögerungen.

Maßnahmen einleiten und überwachen

Die Mitarbeiter erhalten eine weitere Schulung und werden durch erfahrene Mitarbeiter angeleitet.

Zu einem späteren Zeitpunkt ist in den Auswertungen erkennbar, dass die Durchlaufzeiten gesunken sind und der Lagerplatz sich wieder normalisiert hat.

Vorteile erkennen

Durch die Prozessdatenanalyse konnten die Anstiege in den Durchlaufzeiten schnell erkannt und zugeordnet werden. Die Zeitspanne bis zu den eingeleiteten Maßnahmen war verkürzt. Weitere Unternehmensbereiche wurden nicht gestört.

Ohne die COSYS PDA Analysen wäre der Anstieg der Durchlaufzeiten irgendwann auch bemerkt worden. Bis dahin wäre es zu fehlenden Arbeitsmaterialien, Störungen anderer Prozesse, Lagerplatzengpässen und unzufriedenen Mitarbeitern gekommen.
Zudem sind Auswertungen in diesem Umfang ohne eine entsprechende Software zwar durchführbar. Aber die Daten müssen händisch gesammelt und verglichen werden. Bis die Ergebnisse ermittelt werden konnten, vergeht viel Zeit, in der die Prozessstörungen weiterhin Schaden verursachen.