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Digitale Sendungsverfolgung von COSYS

Prozessdatenanalyse (PDA) für die digitale Sendungsverfolgung der internen Hauspost

Die digitale Sendungsverfolgung mit einer Software von COSYS ermöglicht eine lückenlose Rückverfolgung interner Sendungen von Organisationen jeder Art. In der Regel wird hierfür einfach die Sendungsnummer der Paketdienste weiterverwendet und über ein mobiles Gerät der Prozess erfasst. Durch die gesammelten Daten über einen langen Zeitraum oder auch kurzfristig kann die Software in einer Prozessdatenanalyse umfassende Auswertungen erstellen.

2022-08-10

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Prozessdatenanalyse (PDA) für die digitale Sendungsverfolgung

Mit COSYS Lösung für die digitale Sendungsverfolgung haben Sie einen zuverlässigen Partner mit viel Erfahrung im Segment der internen Hauspost.
Dank stetiger Weiterentwicklung und Verbesserung bieten wir unseren Kunden eine Softwarelösung, die durch die intuitive Steuerung einsteigerfreundlich ist und schnell im Unternehmen eingesetzt werden kann.
Unsere Lösung innerhalb der digitalen Sendungsverfolgung ist modular aufgebaut. Für unsere Kunden bedeutet das, dass Sie nur die Module auswählen und nutzen, die Sie tatsächlich benötigen. Dadurch unterliegen die bereits vorhandenen Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens nicht dem Zwang, vollständig umgestellt werden zu müssen.

Zusätzlich zu der Software der digitalen Sendungsverfolgung bieten wir die Prozessdatenanalyse als Add-on an. Hier werden alle Daten, die Ihre Mitarbeiter vom Empfang der Sendungen bis zur Zustellung generieren, ausgewertet.

 

Was ist COSYS Prozessdatenanalyse?
COSYS Prozessdatenanalyse ist eine Softwarelösung, die Geschäftsprozesse transparent darstellt. Grafisch aufbereitet werden Ihnen anhand vordefinierter Abfragen nützliche Auswertungen zur Verfügung gestellt.

Welche Vorteile bringen mir die PDA Auswertungen?

Bei der Prozessdatenanalyse gilt: Je größer die Datenmenge ist (Big Data oder zu Deutsch Massendaten), umso genauer werden die Analysen. Dabei werden nicht nur Echtzeitdaten in sogenannten Dashboards, sondern auch historische Daten abgerufen, die Aufschluss über vorangegangene saisonale Unterschiede geben und damit genauere Prognosen zulassen. So können Nutzer von COSYS Prozessdatenanalyse in der digitalen Sendungsverfolgung bereits vorher abschätzen, wann die meisten Sendungen eingehen, wie viel Lagerplatz voraussichtlich benötigt wird und wie hoch der Mitarbeitereinsatz sein wird.

COSYS Prozessdatenanalyse in der digitalen Sendungsverfolgung und seine Vorteile erklärt anhand eines Beispiels.

Zwei Unternehmen, die über eine interne Hauspost verfügen, wollen Ihre Prozesse optimieren und mehr Einblick in diese gewinnen.

Unternehmen A: Unternehmen A erfasst die Sendungen in Exceltabellen, Zugriff haben alle Mitarbeiter, die in der internen Hauspostverwaltung tätig sind. Das Eintragen der Empfängerdaten nimmt sehr viel Zeit in Anspruch und ist fehleranfällig. Wird eine Zahl in der Sendungsnummer vergessen oder der Name des Empfängers falsch geschrieben, führt dies zu doppelten Einträgen und nicht nachvollziehbaren Sendungen.

Die Mitarbeiter geben weiter, dass ein KEP-Dienst häufig beschädigte Pakete liefert. Aufgrund unvollständiger Beschädigungsdokumentation kann nicht klar aufgezeigt werden, wie massiv die Sendungen beschädigt sind.

Unternehmen B: Die Sendungen, die Unternehmen B erhält, werden von den Mitarbeitern per Scan erfasst. Hierfür können mobile Datenerfassungsgeräte (MDE), Tablets, Smartphones oder Barcodescanner verwendet werden.

Mit der COSYS Softwarelösung der digitalen Sendungsverfolgung werden alle Beschädigungen per Foto erfasst und ebenfalls Unterschriften der KEP Dienste in der Datenbank erfasst. Durch Active Directory wurden vorab alle Stammdaten der Empfänger hinterlegt, welche nun zusätzlich eine E-Mail erhalten, die sie über das Eintreffen Ihrer Sendung informiert.

Die Auswertung Anzahl der Sendungen nach KEP-Dienst zeigt an, wie viele Sendungen innerhalb eines gewählten Zeitraumes von welchem KEP-Dienst geliefert wurden.
Schnell lässt sich erkennen, dass es einen Hauptzusteller gibt, von dem die Firma die meisten Sendungen erhält.

Anzahl der Sendungen nach KEP-Dienst
Abbildung 1 Anzahl der Sendungen nach KEP-Dienst.


Beschädigungsquote
Abbildung 2 Beschädigungsquote.

Die Auswertung (siehe Abbildung 2) macht einen Anstieg der Beschädigungen der gelieferten Sendungen deutlich. Dank der Analyse kann schnell Kontakt mit dem Kundenservice aufgenommen werden. Die aufgeführten Sendungen gehen zurück.


Unternehmen A: Die Ostersaison rückt näher und damit geht ein Anstieg der Sendungen einher. Vorbereitend sollen die Unterlagen der vergangenen Saison herausgesucht werden, um abzuleiten, wie viele Sendungen wahrscheinlich eintreffen und welche Menge an Lagerplatz und Mitarbeiter bereitzuhalten sind.
Auch hier stellt die händisch ausgefüllte Tabelle ein Problem dar, denn häufig wurde das Lieferdatum der Sendungen nicht eingetragen. Somit fehlen diese Sendungen in der Berechnung. Heraus kommen ungenaue Zahlen, die kaum eine Unterstützung bei der Planung der diesjährigen Ostersaison sind.
Letztendlich treffen viel mehr Sendungen ein als erwartet, doch zu wenig Mitarbeiter und Lagerplatzkapazitäten machen eine schnelle Zustellung unmöglich. Wieder kommt es zu Zeitverzögerungen, die sich negativ auf weiterführende Prozesse auswirken. Zudem sind die Mitarbeiter verärgert, da Sie nun trotz vorheriger händischer Auswertung Überstunden machen müssen, obwohl diese auf Grundlage der erhobenen Daten eigentlich vermieden werden sollten.


Unternehmen B: Auch in Unternehmen B will man sich auf die kommende Ostersaison vorbereiten. Die Daten aus dem letzten Jahr werden mit der Analyse der Bestandsänderungen abgerufen. Hier ist gut zu erkennen, wie hoch der Bestand war, ausgelöst durch die Anzahl der eingegangenen Sendungen im Vergleich der zugestellten Sendungen. So können vorab genug Lagerplatz und Mitarbeiter bereitgestellt werden, um alle Pakete fristgerecht an Ihre Empfänger zu übergeben. Die Mitarbeiter arbeiten nach einem verlässlichen Dienstplan und müssen nicht ständige unnötige Überstunden befürchten.

Bestandsänderung. Zeitraum: 1 Jahr, Komplettansicht
Abbildung 3 Bestandsänderung. Zeitraum: 1 Jahr, Komplettansicht


Bestandsänderung nur Säulendiagramm 1 Jahr
Abbildung 4 Bestandsänderung nur Säulendiagramm 1 Jahr

Unternehmen A: Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen beschweren sich über ausstehende Lieferungen. Nach einer langwierigen Kontrolle kommt man zu dem Schluss, dass es weder an beschädigten Paketen noch an einer großen Menge an Sendungen liegt, die das Unternehmen erreichen.
In Unternehmen A wird aufgrund der eingeschränkten Möglichkeiten und des hohen Zeitaufwandes darauf verzichtet, außerhalb des Posteinganges die Sendungen zu dokumentieren. Sonst wäre sicherlich früher aufgefallen, dass diese dort ungewöhnlich lang verbleiben, bis sie in die Zustellung übergehen.

Unternehmen B: Bei einem Routineblick auf die Durchlaufzeiten fällt auf, dass die Sendungen an bestimmten Tagen länger als üblich im innerbetrieblichen Transport verweilt haben. Ein gezieltes Gespräch mit den Mitarbeitern deckt auf, dass diese die Pakete zu anderen Uhrzeiten zustellen wollten. Dadurch konnten viele Sendungen nicht zugestellt werden, da die Empfänger nicht mehr im Haus waren. Um zukünftig solche Verzögerungen zu vermeiden, werden Tourenpläne angefertigt, die auch neuen Mitarbeitern Orientierung bieten und eine pünktliche Zustellung begünstigen.

Durchlaufzeiten. Zeitraum: mehrere aufeinander folgende Tage
Abbildung 5 Durchlaufzeiten. Zeitraum: mehrere aufeinander folgende Tage


Durchlaufzeiten. Nur Kategorie innerbetrieblicher Transport
Abbildung 6 Durchlaufzeiten. Nur Kategorie innerbetrieblicher Transport

Unternehmen A: Zur effizienteren Umgestaltung der Paketzustellung sollen die TOP Empfänger herausgesucht werden, um wenn möglich Sendungen zu sammeln und durch das Zusammenfassen von zeitnahen Lieferungen doppelte Gänge der Zusteller zu vermeiden. Auch hier führt das händische Eintragen dazu, dass Daten fehlen. Die bereits bekannten fehlenden Seriennummern und Dateneinträge machen die Auswertung fast unmöglich, da nicht genau gesagt werden kann, wer wie viele Pakete erhalten hat.

Unternehmen B: In Unternehmen B möchte man ebenfalls die TOP Empfänger auswerten. Genutzt wird hierfür die Analyse der TOP 10 Empfänger. Um zu überprüfen, ob es nicht nur ein einmaliges Ergebnis ist, werden auch die vergangenen Wochen und Monate überprüft. Als klar ist das bestimmte Personen/ Abteilungen besonders viele Pakete erhalten, werden die Tourenpläne angepasst und Überlegungen zu einem extra Lagerplatz in der unmittelbaren Umgebung getroffen, die die Zustellung zusätzlich optimieren soll.

Top Empfänger
Abbildung 7 Top Empfänger

Unternehmen A: kann zwar ebenfalls Auswertungen tätigen und die Probleme identifizieren, doch häufig vergeht eine große Zeitspanne, welche Kosten verursacht und weiterführende Prozesse stark einschränkt. Eine Optimierung der Prozesse ist nur mit großem Aufwand möglich und kosten- und zeitintensiv. Zudem ist aufgrund der lückenhaften Dokumentation nur schwer zu sagen, ob wirklich eine Störung vorliegt oder ob das Fehlen von Daten dies nur so erscheinen lässt.
Unternehmen B, dass die digitale Sendungsverfolgung und die Prozessdatenanalyse von COSYS nutzt, kann jederzeit auf historische Daten und Echtzeit - Daten zugreifen. Dadurch bleibt keine Prozesseinschränkung unentdeckt. Die jeweiligen Gegenmaßnahmen können ohne Umstände auf ihre Wirkung überprüft und gegebenenfalls flexibel angepasst werden. Durch die schnelle Identifikation und Anpassung sparen Nutzer der COSYS digitalen Sendungsverfolgung und PDA nicht nur Zeit, sondern auch Kosten.

Ich möchte ebenfalls die Vorteile von COSYS digitaler Sendungsverfolgung nutzen

Kein Problem, gerne beraten wir Sie persönlich und besprechen mit Ihnen, wie wir unsere Software möglichst ressourcen- und kostenschonend in ihr Unternehmen integrieren, damit auch Sie alle Vorteile unserer Software nutzen können.
Sie erreichen uns telefonisch sowie per Livechat oder E-Mail. Unsere erfahrenen Mitarbeiter freuen sich auf Ihren Anruf.

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