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Eingangspostbearbeitung verbessern mit der richtigen Software

Optimieren Sie Ihre Eingangspostbearbeitung mit COSYS intelligenter Postverteilung Software

Die Eingangspostbearbeitung ist ein wichtiger Geschäftsprozess, von dem viele weitere Abläufe abhängig sind. Oftmals verbergen sich wichtige Proben und Arbeitsmaterialien in der Eingangspost, die dringend in anderen Abteilungen benötigt werden. Damit keine Fehler unterlaufen und die Postbearbeitung effizient abläuft, bietet sich eine Postverteilung Software an.

2022-08-31

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Eingangspostbearbeitung mit Postverteilung Software
Eingangspostbearbeitung mit Postverteilung Software

Die Eingangspostbearbeitung ist eine der wichtigsten Aufgaben in Unternehmen. Sie beschäftigt sich mit der Annahme und Bearbeitung von Eingangspost und verteilt diese über intralogistische Wege an Mitarbeiter und Abteilungen. Je nach Unternehmensgröße und Wichtigkeit der Eingangspost wird für diesem Zweck eine eigene Abteilung eingerichtet. Mit der Hauspoststelle haben viele Unternehmen eine zentrale Anlaufstelle für die Eingangspostverteilung geschaffen, deren Kernaufgabe die Paket- und Postverarbeitung ist. In der Hauspost werden Briefe und Pakete angenommen, ihrem Empfänger zugeordnet und anschließend im Unternehmen verteilt. Je nach Ausmaß der Eingangspost können diese Aufgaben viel Zeit benötigen. Gerade in Zeiten der steigenden KEP-Sendungen stapeln sich gerne mal die Brief- und Paketberge in der Hauspost und warten darauf, bearbeitet zu werden. Für Hauspostmitarbeiter bedeutet das enorm viel Druck, denn die Massen müssen schnell und übersichtlich die Eingangspostbearbeitung durchlaufen. Besonders kritisch wird es, wenn sich unter der Eingangspost wichtige Materialien und Proben befinden, die sehnlichst in anderen Bereichen erwartet werden.

Die Probleme der Eingangspostbearbeitung

In vielen Unternehmen erfolgt die Eingangspostbearbeitung noch nicht automatisiert. Das bedeutet, dass Mitarbeiter die Eingangspostbearbeitung schriftlich dokumentieren müssen. Das kostet nicht nur enorm viel Zeit, es schleichen sich auch viele Fehler ein wie Zahlendreher in den Sendungsnummern oder falsch zugeordnete Empfänger. Oftmals geht dadurch auch der Überblick über die Eingangspost verloren, alle wichtigen Informationen entweder in aufwendigen Excellisten oder auf Papier festgehalten werden. Dieser mangelnde Überblick sorgt oft für Paketverlust, da Sendungen in den Paketmengen unauffindbar sind. Für das Unternehmen bedeutet das hohe Verluste, da verlorene Pakete ersetzt werden müssen. Auch kann ein Paketverlust weitreichende Folgen haben wie das Erliegen ganzer Abteilungen und Prozesse, da wichtige Produktionsmaterialien in der Hauspost verloren gegangen sind.

Die Eingangspostbearbeitung optimieren

Eine Möglichkeit, die Eingangspostbearbeitung zu optimieren, stellt eine genaue und nachvollziehbare Dokumentation der Hauspostabläufe dar. Viele Poststellen greifen zwar zu Excellisten, doch diese sind meistens ineffizient, da sie in der Pflege und der Verwaltung einen hohen Zeitaufwand erfordern. Eine Software speziell für die Eingangspostbearbeitung stellt hier die richtige Lösung dar, denn sie sorgt nicht nur für eine digitale Transformation, sondern auch für eine Automatisierung. Durch die digitale Erfassung der Eingangspostbearbeitung lässt sich die Bearbeitung effizienter gestalten, da keine schriftlichen Notizen mehr festgehalten werden müssen. Ein positiver Nebeneffekt einer Software ist auch die bessere Transparenz über die Hauspost-Paketberge.

Effiziente Eingangspostbearbeitung durch COSYS Postverteilung Software

Die COSYS Postverteilung Software ist eine intelligente Softwarelösung für Hauspostsstellen. Die Software sorgt für eine umfassende Digitalisierung der Eingangspostbearbeitung, indem Briefe und Pakete durch Barcode Scanner erfasst und mit einer mobilen App bearbeitet werden. Das sorgt für eine Verschlankung der Prozesse, da zeitintensive Tätigkeiten durch einfaches Barcodescanning ersetzt werden. Zur Verwaltung der Eingangspost enthält die Postverteilung Software den COSYS WebDesk, ein webbasiertes Tracking Tool. Somit wird die Eingangspostverteilung effizienter und fehlerfreier. Ein positiver Nebeneffekt durch die Barcodeerfassung ist, dass eine digitale Grundlage für eine lückenlose Sendungsverfolgung geschaffen wird. Dadurch herrscht ein besserer Überblick über Briefe und Pakete, wodurch Verluste gänzlich vermieden werden.

Die Software beruht auf jahrelanger Erfahrung im Bereich der Paket- und Inhouse-Logistik und umfasst bereits in der Standardausführung sämtliche Funktionen und Features, die für eine effiziente und zukunftssichere Eingangspostbearbeitung notwendig sind. Somit sind schon zahlreiche Anforderungen im Standard abgedeckt. Dank erstklassigem Prozess Know-How kann die Software aber auch individuell an die Bedürfnisse und Prozesse des Kunden individuell angepasst werden, um die Bearbeitung der Eingangspost noch effizienter zu gestalten.

Einganspostbearbeitung Postverteilung Hauptmenü

Einganspostbearbeitung Postverteilung Empfängerzuordnung

Einganspostbearbeitung Postverteilung Verladung

Einganspostbearbeitung Postverteilung Selbstabholung

Ablauf der Eingangspostbearbeitung mit der Postverteilung Software

Die Eingangspostbearbeitung wird dank der Postverteilung Software deutlich einfacher. Hierzu werden zuerst die Mitarbeiter mit einem mobilen Gerät ausgestattet. Dieses Gerät kann ein Smartphone sein wie das Samsung Galaxy XCover 5 oder ein robustes MDE wie das Honeywell ScanPal EDA52. Da Smartphones im Gegensatz zu MDE Geräten keinen integrierten Barcodescanner besitzen, werden die Smartphones mit COSYS High Performance Scanning ausgestattet. COSYS High Performance Scanning ist ein Software-Plugin, das die Gerätekamera in einen leistungsstarken Barcodescanner verwandelt. Damit kann jedes Gerät für die Eingangspostbearbeitung infrage kommen.

Auf dem mobilen Gerät wird eine mobile App installiert, die zur Bearbeitung der Eingangspost und zur Dokumentation der Postverteilung genutzt wird. Die App ist modular aufgebaut und setzt sich aus Softwaremodulen zusammen, die jeweils einen typischen Hauspost Prozess digital abbilden. Für eine benutzerfreundliche Führung kann jedes Modul im Hauptmenü ausgewählt werden, damit Anwender schnell und einfach auf die nötigen Funktionen zugreifen können, ohne sich in der App zu verirren.

Bei der Entgegennahme von KEP Sendungen kann das Modul Sammelannahme verwendet werden, um größere Mengen an Paketen und Briefen durch einfaches Scanning zu erfassen. Alle gescannten Pakete und Briefe werden in einer Liste in der App übersichtlich dargestellt. Die Zuordnung der erfassten Sendungen erfolgt anschließend im Modul KEP Annahme. Hier werden die Sendungen der Reihe nach bearbeitet. Über eine Such- und Filterfunktion wird der Empfänger ausgewählt und digital dem Paket hinterlegt. Optional lässt sich über eine Drop-Down-Auswahl der KEP Dienst auswählen. Sobald die Zuordnung abgeschlossen ist, werden die Empfänger per SMS- oder Email-Benachrichtigung über das Eintreffen der Sendungen informiert.

Neben der App lassen sich Pakete auch über den COSYS WebDesk bearbeiten und ihren Empfängern zuordnen. Das ist dann besonders hilfreich, wenn die Pakete nur per Abholung an der Poststelle verteilt werden. Über einen angeschlossenen Handscanner können Sendungen auch im WebDesk erfasst werden.

Die mobile App dient neben der Paketannahme und der Sortierung auch zur Verteilung der internen Sendungen. Hierzu unterstützt die App sowohl die Auslieferung an den Arbeitsplatz als auch die Abholung an der Poststelle. Der Ablauf in der App bleibt allerdings in beiden Fällen gleich. Der Mitarbeiter wählt den Empfänger aus und erhält eine Übersicht aller Pakete, die der Empfänger bekommt. Damit kein Paket vergessen oder falsch zugestellt wird, muss der Mitarbeiter die Pakete scannen, damit die App im Hintergrund die Codes gegenprüfen kann. Der Empfänger muss dann abschließend die Zustellung durch eine Unterschrift auf den Touchscreen des mobilen Geräts quittieren. Sollte der Empfänger die Annahme verweigern, kann das ebenfalls in der App festgehalten werden, indem der Poststellenmitarbeiter einen vordefinierten Kommentar auswählt.

Im Falle von Schäden lassen sich diese mit der integrierten Fotodokumentation festhalten, indem der Anwender den Schaden fotografiert, in der App markiert und eine Bemerkung ergänzt. Das Fot wird im Hintergrund dem beschädigten Paket hinterlegt und kann jederzeit eingesehen werden.

Jede erfasste Information wird im COSYS Backend aufbereitet und über die übersichtlichen Dashboards des COSYS WebDesk angezeigt. Der WebDesk bietet eine Gesamtübersicht über alle internen Sendungen inklusive Sendungsstatus und lässt über die Sendungshistorie eine Sendungsverfolgung von der Annahme und Sortierung bis hin zur Auslieferung oder Annahmeverweigerung zu. In der Sendungshistorie können auch erfasste Unterschriften und Fotos eingesehen werden.

Haben Sie Fragen oder benötigen Sie ein Angebot?

Haben Sie Fragen zur Eingangspostbearbeitung mit der COSYS Postverteilung Software oder benötigen Sie ein unverbindliches Angebot? Unsere Hauspost Experten stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung und beraten Sie gerne zum Thema Digitalisierung. Sie erreichen uns telefonisch unter +4950629000, per Email oder über unseren Webseitenchat.

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