Hauspostverteilung Software für eine digitale interne Paket- und Sendungsverfolgung
Wie Sie die Erfassung und Verarbeitung der Hauspostverteilung digitalisieren und Inhouse Tracking ermöglichen.
In Zeiten des boomenden KEP- und Paketgeschäfts wächst nicht nur das tägliche Paketaufkommen im privaten Bereich, auch Unternehmen haben in der internen Hauspostverteilung mit den Paketbergen zu kämpfen. Damit sich die zugespitzte Lage in der Hauspost entspannen kann, bietet COSYS eine intelligente Hauspostverteilung Software an, die die Erfassung und Verarbeitung von Eingangspost erleichtert. Eingehende Briefe, Pakete und Proben werden mit der Software per Barcodescan erfasst, verarbeitet und im COSYS Paket Management dokumentiert. Dank COSYS Tracking ist eine interne Paket- und Sendungsverfolgung möglich, die eine genaue Sendungshistorie ausgibt.
2022-06-22
Das hohe Paketaufkommen in der Hauspostverteilung stellt alle beteiligten Mitarbeiter und Abteilungen vor große Herausforderungen. Jeden Tag muss Eingangspost schnell und reibungslos erfasst und verarbeitet werden, damit Angestellte und Abteilungen ohne große Umwege ihre Briefe, Pakete und Arbeitsmaterialien erhalten. Bei der hohen Masse an Post- und Warensendungen kann schnell der Überblick verloren gehen, gerade dann, wenn bei der Paketverarbeitung so wenig Zeit wie möglich vergehen soll. Häufig gehen dabei viele Pakete verloren, so dass hohe Verluste unter Umständen entstehen und die beteiligten Personen zur Verantwortung gezogen werden müssen. Damit das nicht passiert, hilft es, die Hauspostverteilung und die damit verbundenen Inhouse Logistik Prozesse zu digitalisieren.
COSYS Hauspostverteilung für eine fehlerfreie Poststelle
Die Lösung für eine digitale Poststelle heißt COSYS Hauspostverteilung. Die intelligente Softwarelösung aus dem Hause COSYS unterstützt bei der internen Hauspostverteilung und sorgt dank digitaler Erfassung von Paketen und Briefen via MDE Gerät oder Smartphone für ein rückverfolgbares Inhouse Tracking. Die COSYS Software selber liefert hierfür genau die Werkzeuge und Funktionen, die Poststellenmitarbeiter für eine ordnungsgemäße und effiziente Postverarbeitung und Paketauslieferung benötigen.
Mit der COSYS Hauspostverteilung Software optimieren Sie die interne Postverteilung und die damit verbundenen Inhouse Logistik Prozesse. Verabschieden Sie sich von händisch geführten Papierlisten und fehleranfälligen Excel Tabellen und setzen Sie auf die intelligente COSYS Lösung.
Paket Management App zur Eingangspostbearbeitung
Eine mobile Paket Management App für Android und iOS Geräte sorgt für eine genaue und fehlerfreie Dokumentation der Eingangspostbearbeitung und den damit einhergehenden Inhouse Logistik Prozessen. Hierzu werden Poststellenmitarbeiter mit einem Mobilgerät ausgestattet, auf dem die COSYS Paket Management App vorinstalliert wird. Die App selbst hilft bei der Erfassung und Bearbeitung der Briefe und Pakete, indem die Sendungen bei jedem Vorgang in der Hauspostverteilung gescannt werden. Durch Scan der Sendungsnummer lassen sich Pakete schnell vom KEP Dienst annehmen und in das COSYS Paket Management übernehmen.
Die Paketzuordnung lässt sich ebenfalls ganz einfach in der App vornehmen, indem der Empfänger durch die Filterfunktion ganz einfach ausgewählt wird. Die Zuordnung sorgt dafür, dass der Empfänger eine automatische Benachrichtigung per E-Mail, WhatsApp oder SMS erhält, in der er über die bevorstehende Auslieferung informiert wird. Auf Wunsch kann diese Benachrichtigung bei jeder Statusänderung mit dem entsprechenden Statusupdate versendet werden.
Die Paketverteilung wird ebenfalls mit der App dokumentiert. Hierfür ist die App in der Lage, sowohl die Auslieferung der Pakete im Unternehmen als auch die Selbstabholung durch den Empfänger an der Poststelle zu erfassen. Damit die Zustellung reibungslos verläuft, werden in der App alle Pakete für den Empfänger übersichtlich aufgelistet. Durch einen Scan der Sendungsnummer wird sichergestellt, dass die richtigen Pakete übergeben werden. Eine farbliche Markierung visualisiert, ob die Pakete bereits gescannt wurden oder noch offen sind. Wenn alle Pakete gescannt wurden, kann der Mitarbeiter die Zustellung abschließen, indem er die Unterschrift des Empfängers auf seinem Gerät erfasst. Diese Unterschriftsfunktion hilft dabei, die Auslieferung der Pakete zu belegen und nachzuverfolgen.
Ein wichtiger Bestandteil der Nachverfolgbarkeit ist die integrierte Fotodokumentation, die in bestimmten Situationen nachvollziehbare Beweise schafft, beispielsweise bei der Auslieferung der Pakete oder bei der Dokumentation von Schäden. Der Mitarbeiter muss nur einige Fotos vom Sachverhalt machen und kann zusätzliche Markierungen in den Fotos vornehmen, um beispielsweise Schäden hervorzuheben.
Webbasiertes Paket Management zur Paket- und Sendungsverfolgung
Das webbasierte Paket Management und Tracking Tool COSYS WebDesk hingegen erlaubt eine Verwaltung aller Inhouse Sendungen und bietet über grafische Dashboards eine nachvollziehbare Sendungsverfolgung (Inhouse Tracking). Auch dient der COSYS WebDesk für die Pflege und Verwaltung der Stammdaten sowie der Benutzer. Über eine Schnittstelle zum Active Directory / LDAP lassen sich so Benutzer und Rechte ganz schnell in die Hauspostverteilung Software übernehmen und auch die Empfängerdaten können so übernommen werden.
Durch übersichtliche Dashboards gibt der WebDesk genaue Auskunft über die erfassten Briefe und Pakete, deren aktueller Status sowie eine detaillierte Historie. Das schafft in der Poststelle mehr Überblick, da alle Pakete digital abgebildet werden und somit selbst an hektischen Tagen nicht untergehen können. Das schafft mehr Transparenz und bietet die Möglichkeit des lückenlosen Paket Managements. Es ist daher mit dem COSYS WebDesk so einfach wie noch nie Paket- und Warensendungen nachzuvollziehen und zu verfolgen, da alle Statusänderungen gut sichtbar dargestellt werden. Das wirkt sich auch auf die Paketverteilung aus, denn anhand des Paketstatus kann der Mitarbeiter feststellen, ob die Pakete zugeordnet wurden und bereit zur Auslieferung sind.
Zusätzlich bietet der COSYS WebDesk eine Analyse für alle erfassten Hauspostdaten. So lassen sich Kennzahlen zu den Lieferanten, Empfängern, den Durchlaufzeiten sowie dem Paketaufkommen von der COSYS Software ermitteln.
Eine genaue Auswertung der Hauspostverteilung kann in Form von Report manuell oder automatische erstellt werden.
Die passende Hardwarewahl
Die Hardwarewahl entpuppt sich als äußerst einfach, denn die COSYS Hauspostverteilung Software ist herstellerunabhängig und kann auf jedem beliebigen Mobilgerät installiert werden. Durch Android- und iOS Unterstützung kommen sowohl klassische Smartphones als auch robuste MDE Geräte und Barcodescanner in Frage. Sollten robuste und unternehmenstaugliche Geräte gefordert sein, bietet sich das erschwingliche Honeywell EDA52 oder das Zebra TC21 / TC26 an. Beide Geräte besitzen einen Barcodescanner sowie eine hohe Robustheit und kommen ab Werk mit einem großen Touchscreen und modernstem Android Betriebssystem. Alternativ können auch Smartphones wie das Samsung Galaxy XCover 5 oder das iPhone 12 verwendet werden. Dank dem integrierten COSYS Performance Scanning Plug-in der App lassen sich Barcodes auch über die Kamera von Smartphones scannen. Das bietet auch die Möglichkeit, das private Smartphone der Poststellenmitarbeiter zu nutzen, sollte das Bring Your Own Device Modell gefragt sein.
Haben Sie Fragen zur internen Paket- und Sendungsverfolgung oder möchten Sie ein unverbindliches Angebot für die COSYS Postverteilung Software? Dann kommen Sie mit uns in Kontakt und lassen Sie sich von unseren persönlichen Ansprechpartnern beraten.
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