Postbearbeitung Software von COSYS hilft in der Poststelle
COSYS Postbearbeitung Software für das Inhouse Paket Management
Die Digitalisierung ist in vielen Unternehmen ein notwendiger Schritt, um durch Kosteneinsparungen und verbesserte Abläufe die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Ein Bereich, der dabei oft vernachlässigt wird, ist die Postbearbeitung in der internen Poststelle, die nach wie vor manuell erfolgt. Das kostet vor allem einen großen Zeitaufwand und sorgt für einen schlechten Überblick gerade bei hohem Paketaufkommen. Abhilfe schafft hier die COSYS Postbearbeitung Software, die beim Inhouse Paket Management unterstützt und die Bearbeitung der Eingangspost digitalisiert. Das reduziert nicht nur den Zeit- und Verwaltungsaufwand, sondern spart auch Kosten ein.
2022-06-15
Die Postbearbeitung ist ein elementarer Bestandteil im Unternehmensalltag. Je nach Unternehmensgröße gibt es sogar mit der unternehmenseigenen Poststelle eine eigene Abteilung, die sich jeden Tag um die Bearbeitung von Eingangspost kümmert. Zu den Aufgaben der Postbearbeitung gehören der Posteingang, die Postverteilung und der Postausgang. Grundsätzlich umfassen die Tätigkeiten die Bearbeitung von Eingangspost, also Briefe, Pakete und Arbeitsmaterialien. Die Bearbeitung der Post erfolgt häufig händisch durch Notizen und aufwendig erstellten Excellisten.
Die manuelle Bearbeitung sorgt allerdings für viele Probleme. Eintreffende Sendungen werden vom Kurier-, Express- und Paket-Dienst entgegengenommen und von Mitarbeitern in einer Liste eingetragen. Das allein erfordert viel Zeit, denn die Sendungsnummern müssen per Hand in die Liste eingetragen werden und werden anschließend dem Empfänger zugeordnet. Ist das Post- und Paketaufkommen in der Poststelle hoch, führt das zu einer Überlastung der Poststelle, sodass sich ein Engpass bildet und nachfolgende Prozesse warten müssen. Werden Arbeitsmaterialien oder Proben dann noch über die Poststelle an Abteilungen oder Mitarbeiter verteilt, droht ein regelrechter Stillstand. Haben die Briefe und Pakete den Posteingang und die Zuordnung durchlaufen, fangen die nächsten Probleme bei der Postverteilung an. Die erstellten Listen werden ausgedruckt und der Empfänger muss die Zustellung der Sendungen durch eine Unterschrift belegen. Innerhalb der Poststelle geht durch das Papier-Chaos die Übersicht verloren, sodass nicht nachvollziehbar ist, welche Briefe und Pakete ordnungsgemäß zugestellt wurden.
Digitale Postbearbeitung
Für eine Digitalisierung des Inhouse Paket Managements sorgt die COSYS Postbearbeitung Software, die mithilfe von Barcodescanning für effizientere Poststellenabläufe sorgt. Vom Posteingang bis hin zur Postverteilung werden sämtliche Schritte nur noch per Barcodescan dokumentiert. Dazu setzt die Software auf eine mobilen App zur Paketerfassung sowie auf einem webbasierten Tool zum Paket Management (COSYS WebDesk). Die App ist für Android und iOS Geräte erhältlich und kann sowohl auf klassischen MDE Geräten als auch auf Smartphones und Tablets verwendet werden. Dank COSYS Performance Scanning wird die Kamera von Smartphones und Tablets in leistungsstarke Barcodescanner verwandelt. Der COSYS WebDesk hingegen lässt sich von jedem Laptop und PC aus über einen beliebigen Internetbrowser aufrufen. Dadurch entfallen aufwendige schriftliche Notizen und auch die Erstellung von Paketlisten gehört dank des Paket Management Tools der Vergangenheit an.
Treffen Briefe und Pakete im Posteingang ein, muss der Poststellenmitarbeiter lediglich die Barcodes auf den Sendungen erfassen. Die erfassten Sendungen werden in Echtzeit im Paket Management Tool angezeigt und können jederzeit nachverfolgt werden. Die Zuordnung der Empfänger kann mobil über die App oder über den WebDesk erfolgen. Dank hinterlegten Stammdaten reicht es aus, nur die Anfangsbuchstaben einzugeben, da die Autovervollständigung passende Empfängernamen anzeigt. Ist die Zuordnung erfolgt, erhält der Empfänger eine Ankündigung über die baldige Zustellung per E-Mail, SMS oder Whatsapp Nachricht.
Die Postverteilung erfolgt über die App, indem entweder die Sendungen ausgeliefert oder an der Poststelle abgeholt werden. Beide Fälle werden von der Postbearbeitung Software unterstützt und erfolgen nach dem gleichen Schema. Der Poststellenmitarbeiter wählt den Empfänger aus einer Liste in der App aus, scannt die Sendungen ein und lässt die Zustellung durch eine Unterschrift des Empfängers auf den Touchscreen seines Mobilgeräts belegen. Ein digitaler Abliefernachweis wird mit der Unterschrift automatisch von der Software erstellt und an die Poststelle sowie den Empfänger gesendet.
Sollten an den Paketen oder Briefen Schäden auftreten, lassen sich diese über die Gerätekamera und der integrierten Schadens-/ Fotodokumentation festhalten.
Die Verwaltung, Nachbearbeitung und Sendungsverfolgung der Hauspost erfolgt im COSYS WebDesk. Über übersichtliche Tabellen und einer Sendungshistorie lassen sich Sendungen lückenlos tracken und rückverfolgen. Zudem können erfasste Fotos und Überschriften über den COSYS WebDesk eingesehen werden.
Vorteile der digitalen Postbearbeitung
- Reduzieren Sie mit der Postbearbeitung anfallende Kosten
- Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter durch automatisierte Abläufe
- Verfolgen Sie erfasste Briefe, Pakete und Arbeitsmaterialien
- Vermeiden Sie Paketverlust
Wenn Sie mehr wissen wollen, wenden Sie sich an unsere Experten. Wir stehen Ihnen telefonisch, per Webseitenchat oder E-Mail zur Seite und beantworten Ihre Fragen. Gerne erstellen wir Ihnen auch ein unverbindliches Angebot für unsere Postbearbeitung Software.
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