Postverteilung neu denken mit COSYS

Durch digitale Erfassung der Unternehmensinternen Postverteilung und der Analyse der daraus entstehenden Daten, tun sich ungeahnte Möglichkeiten auf.

Vom ersten Kontakt mit Brief und Warensendungen an dokumentieren Sie mit der COSYS Postverteilung Software den gesamten Prozess bis zur Zustellung. Mit der Zeit sammeln sich im System viele Daten an, die mithilfe der Prozessdatenanalyse ausgewertet werden und somit eine wichtige Grundlage für zukünftige Entscheidungen liefern.

2022-03-23

Datenanalysen im Tagesgeschäft

Datenanalysen, Statistiken und Jahresübersichten mit entsprechenden Diagrammen hat sicher jeder von uns schon einmal gesehen. Durch Film und Fernsehen dürfte den meisten der rote Pfeil bekannt sein, der entweder starke Verluste oder Gewinne anzeigt. Kein Wunder also, das Datenanalysen und Diagramme häufig ausschließlich mit den Finanzen großer Unternehmen in unseren Köpfen verbunden sind.

Doch die Datenanalyse kann so viel mehr.

Heutzutage werden tagtäglich fast überall große Datenmengen produziert, auch Big Data oder Massendaten genannt. Egal ob Smartphones, Kundenkarten oder Internetnutzung alles produziert Daten. Mit spezieller Software werden diese ausgewertet und ergeben nutzbringende Analysen und Auswertungen, die Unternehmen helfen, die täglichen Arbeitsabläufe im Blick zu behalten.

Bei der COSYS Ident GmbH wissen wir, wie wichtig die Optimierung der Unternehmensprozesse ist, um in der Marktwirtschaft einen festen Stand zu erlangen und zu behalten. Unsere Lösungen sind vielfältig und unterliegen ebenso einer ständigen Weiterentwicklung und Verbesserung.

Die neuste Innovation aus dem Hause COSYS ist die Prozessdatenanalyse (PDA).

COSYS Prozessdatenanalyse für die interne Postverteilung

Eine unserer vielfältigen Lösungen ist die Postverteilung Software. Sie kommt in den verschiedensten Unternehmen zum Einsatz, um alle Prozesse der Postverteilung sauber und digital zu dokumentieren.

Mit mobilen Datenerfassungsgeräten, Smartphones oder Barcodescanner werden die Sendungen erfasst und im System hinterlegt. Jeder Schritt bis zur Zustellung an den Empfänger wird so nachvollzogen. Die daraus gewonnenen Daten werden mit der COSYS Prozessdatenanalyse als Diagramm dargestellt. Die Analysen verfügen über verschiedene Detailebenen. Dadurch lassen sich tagesaktuelle, aber auch historische Daten der letzten Monate, Quartale oder Jahre übersichtlich darstellen.

Zur Verfügung stehen Ihnen folgende Auswertungen:

Anzahl der Sendungen nach KEP-Dienst
Beschädigungsquote nach KEP- Dienst
Bestandsänderungen
Durchlaufzeiten
Top Empfänger

Welche Informationen erhalte ich durch die Auswertungen?

Anzahl der Sendungen nach KEP-Dienst

Mit dieser Auswertung erhalten Sie eine Übersicht über die Anzahl der gelieferten Pakete der jeweiligen Kurier-Express-Dienste. So lässt sich schnell ein Dienstleister identifizieren, welcher die meisten Sendungen liefert. Durch verschiedene Detailebenen lassen sich sowohl tagesaktuelle Daten einsehen, aber auch Monate, Quartale und Jahre zurückverfolgen.

Beschädigungsquote nach KEP-Dienst

Sie erhalten eine Übersicht über die Beschädigungsquote der gelieferten Sendungen und können diese den jeweiligen KEP Diensten zuordnen.

Zusammenspiel Beispiel:

Sie erkennen in der Analyse der &bdquoAnzahl der Sendungen nach KEP Dienst&ldquo, dass Sie von drei Dienstleistern täglich große Mengen Pakete erhalten. Die Analyse der Beschädigungsquote zeigt eine hohe Beschädigungsquote bei einem der KEP-Dienste an.

Mit diesen Informationen können Sie sich an den jeweiligen Dienst wenden und eventuelle Schadensansprüche geltend machen.
Durch die Möglichkeit, tagesaktuelle Daten abrufen zu können, erhalten Sie schnell einen Überblick, ob eine Qualitätsverbesserung der Sendungen eingetreten ist.
Sollten Sie die Wahl haben, einen anderen KEP-Dienstleister bei Bestellungen auszuwählen, gibt Ihnen die Analyse der Beschädigungsquote eine Übersicht darüber, welche Dienste in Betracht gezogen werden sollten.

Bestandsänderung

Die Auswertung der Bestandsänderung zeigt Ihnen die Differenz zwischen empfangenen und intern zugestellten Paketen an sowie die jeweiligen Bestandsänderungen. Auch hier verfügen Sie über mehrere Detailebenen, um auch schleichende Anstiege innerhalb der Bestände im Überblick zu haben.

Durchlaufzeiten

Die durchschnittlichen Durchlaufzeiten sind unterteilt in fünf Statuskategorien

Eingang Poststelle
Innerbetrieblicher Transport
Fehler
Retoure
Abbruch

So können Anstiege innerhalb der Durchlaufzeiten schnell einer Kategorie und somit einem Prozess zugeordnet werden. Wie bereits in den anderen Auswertungen verfügen Sie auch hier über verschiedene Detailebenen, die auch schleichende Steigerungen aufdeckt.

Zusammenspiel Beispiel 1

Innerhalb der Auswertung der Bestandsänderungen ist zu erkennen, dass tagtäglich mehr Pakete von KEP-Diensten geliefert werden als zugestellt werden. Täglich steigt der Lagerbestand. Die Analyse der Durchlaufzeiten zeigt einen Anstieg in der Statuskategorie innerbetrieblicher Transport.

Nach einem Gespräch mit den zuständigen Mitarbeitern stellt sich heraus, dass aufgrund von Krankheit und Urlaub das tägliche Paketvolumen nicht bearbeitet werden kann.

Weitere Mitarbeiter werden der internen Zustellung zugeteilt, schon nach kurzer Zeit ist in der Auswertung der Durchlaufzeiten eine Reduzierung eben solcher erkennbar.

Zusammenspiel Beispiel 2

Auch hier ist ein Anstieg innerhalb der Bestände zu erkennen, die Durchlaufzeiten weisen Erhöhungen in den Status Kategorien &bdquoEingang Poststelle&ldquo und &bdquoinnerbetrieblicher Transport&ldquo auf. Die Analyse der Anzahl von KEP &ndash Dienst zugestellten Sendungen zeigt eine Steigerung im Paketaufkommen an. Im Gespräch mit den Mitarbeitern stellt sich heraus, dass viel mehr Pakete als sonst eintreffen und die Mitarbeiterkapazitäten nicht ausreichen, um das Pensum zu bewältigen.

Ebenso ersichtlich innerhalb der PDA ist der Zeitpunkt, ab dem das Paketaufkommen gestiegen ist und ab wann es die Durchlaufzeiten beeinträchtigt hat. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, das Arbeitspensum neu zu bewerten und Prozessanpassungen vor zu nehmen.

Ist der Anstieg saisonaler Herkunft, können Sie zukünftig schon vorab Mitarbeiter und ggf. Lager- und Ressourcen bereithalten.

TOP 10 Empfänger

Die Analyse der TOP Empfänger zeigt Ihnen die Mitarbeiter an, die die meisten Pakete erhalten. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, verschiedenen Detailebenen zu wählen.
Mithilfe der ausgegebenen Informationen lassen sich vorab Lagerkapazitäten besser berechnen oder bei Selbstabholung Transportmittel bereitstellen.

Mehr als nur ein roter Pfeil in einem Diagramm

Alle von COSYS entwickelten Analysen geben Ihnen einen Transparenten überblick der Prozesse der internen Postverteilung. Die Steuerung von Maßnahmen und deren Erfolg kann kontinuierlich überwacht werden. Tritt nicht der gewünschte Effekt auf, erkennen Sie dies schnell und vermeiden hohe Zeit-, Ressourcen und Kostenaufwände. Die Nutzung verschiedener Detailebenen lässt Prognosen zu und erleichtert die Risikoeinschätzung.