Tägliche Herausforderungen mit Inhouse Paket Management Software besser bewältigen

Das COSYS Paket aus Software und Hardware ermöglicht Ihnen eine vollständige Dokumentation Ihrer internen Sendungsverteilung

Durch die stetig steigenden Paketaufkommen stehen viele Unternehmen vor einer besonderen Herausforderung, bei der die COSYS Paket Management Inhouse Software Abhilfe schafft. Mithilfe eines Komplettsystems aus Software und Hardware, erfassen Sie den gesamten Paketfluss in Ihrem Unternehmen. Mit der Prozessdatenanalyse haben Sie nicht nur das aktuelle Aufkommen im Blick, sondern können auch weit in die Vergangenheit schauen, um Rückschlüsse zu ziehen.

2022-02-09

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Heutzutage wird fast alles online bestellt, nicht nur national, auch international. Alleine im Jahr 2020 wurden international 4,05 Milliarden Kurier, Express und Paketsendungen (KEP) verschickt. Hier sind es nicht nur die Privathaushalte, die die Zahlen nach oben treiben, auch Unternehmen nehmen die Zustellung durch KEP- Dienste wahr. Diese Sendungen enthalten meist Materialien für den Bürobedarf, wichtige Bestandteile für die Produktion oder andere Artikel die im Tagesgeschäft benötigt werden.
Um alle Pakete an die richtigen Mitarbeiter oder Abteilungen weiter zu leiten ist ein großer organisatorischer Aufwand notwendig.
Das Erfassen der Sendungen und den jeweiligen Empfängern in Tabellen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Werden Paketdaten nicht hinterlegt, kommt es zu Lieferverzögerungen oder im schlimmsten Fall zu keiner Zustellung. Gerade wenn es um dringend benötigte Arbeitsmaterialien geht, hat dies Prozess- und bereichsübergreifende Auswirkungen.

Um solche Szenarien zu vermeiden, hat COSYS die Inhouse Paket Management Software entwickelt. Mit dieser Software erhalten unsere Kunden Unterstützung in der internen Postzustellung genau da wo Sie benötigt wird.

Erleichterung im Arbeitsalltag schaffen

COSYS Inhouse Paket Management Software ist ein echter Alleskönner. Bereits bei der Annahme der Sendungen sparen unsere Nutzer Zeit und Nerven. Mit Hardware wie Smartphones, Barcodescannern oder mobilen Datenerfassungsgeräten werden die eingegangenen Sendungen gescannt und die gesammelten Paketinformationen sekundenschnell in die Datenbank übertragen. Diese kann sowohl On Premise als auch cloudbasiert sein.

Bei den erfassten Daten handelt es sich um:

Empfänger
Absender
KEP- Dienst
Uhrzeit
Eventuelle Beschädigung
Unterschrift des KEP-Dienstmitarbeiters

Durch die elektronische Erfassung der Daten gehen zukünftig keine Pakete mehr verloren.

Ein weiterer Vorteil der COSYS Inhouse Paket Management Software ist der Verzicht auf unnötige Hardware Produkte. Scannen, Fotos erfassen und bearbeiten sowie Unterschriften einholen, funktionieren bequem über ein Gerät. Die automatischen Ausfüllhilfen und Drop Down Menüs erleichtern die alltäglichen Arbeitsschritte Ihrer Mitarbeiter.

Ein fester Bestandteil der COSYS Inhouse Paket Management Software ist der COSYS WebDesk. Hier können Sie ebenfalls Sendungen empfangen und zusätzlich Paketinformationen abrufen. Diese sind kompakt und übersichtlich für Sie dargestellt, um lange Zeitaufwendige suchen zu vermeiden.

Für einen noch Besseren und vor allem transparenten Überblick haben wir die Prozessdatenanalyse (PDA) entwickelt.

Was ist die Prozessdatenanalyse?

Mit der Prozessdatenanalyse werden aus den gesammelten Daten, die in der Datenbank hinterlegt sind, nutzbringende Auswertungen bereitgestellt. So lassen sich Abweichungen innerhalb der Prozesse schnell erkennen und eingeleitete Gegenmaßnahmen engmaschig kontrollieren.
Für die Analysen werden neben aktuellen auch historische Daten genutzt. Wird der Zeithorizont in den Auswertungen ausgeweitet, lassen sie Prognosen und Risikoeinschätzungen zu.

COSYS Auswertungen

Vom KEP- Dienst angenommene Pakete im Vergleich zu den intern zugestellten und abgeholten Sendungen und sich daraus ergebende Bestandsänderungen
Beschädigungsquoten der Sendungen nach KEP-Dienst
Durchschnittliche Durchlaufzeiten
Täglich bearbeitete Pakete.

Transparenz schaffen und erhalten

Einzeln betrachtet bieten die verschiedenen Auswertungen schon einen großen Mehrwert. Werden sie zusammen verwendet, erhalten Sie ein genaues Bild aller internen Postverteilungsprozesse.

Beispiel: Zusammenspiel der Auswertungen

Während der Überprüfung der durchschnittlichen Durchlaufzeiten fällt auf, dass diese bereits seit einiger Zeit kontinuierlich ansteigen. Die Gründe hierfür können vielfältig sein. Ein erhöhtes Paketaufkommen, aber zu wenig Mitarbeiter oder Auslieferungszeiten, die nicht optimal an die Arbeitszeiten der Empfänger angepasst sind und so die Zustellung erschweren. Um ein genaueres Bild von möglichen Auslösern der steigenden Durchlaufzeiten zu erhalten, bieten sich weitere COSYS Auswertungen an.

Der Vergleich angenommener und zugestellter Pakete gibt Aufschluss, ob täglich mehr Pakete geliefert als inhouse zugestellt werden. Mithilfe verschiedener Zeitintervalle lässt sich problemlos nachvollziehen, seit wann ein Aufwärtstrend besteht. Die Anzahl der gelieferten Pakete gibt zusätzlich einen guten Überblick darüber, ob und wie lang das Paketaufkommen erhöht ist. Gerade saisonale Unterschiede sind nicht unüblich im Paket Management.

Mithilfe der COSYS Analysen wurde festgestellt, dass es zu einem stetigen Anstieg der Durchlaufzeiten gekommen ist. Die Übersicht der vom KEP Dienst gelieferten Pakete zeigte, dass das erhöhte Paketaufkommen und der Anstieg der Durchlaufzeiten miteinander zusammenhängen. Der Vergleich zwischen den Sendungen, die vom KEP-Dienst- und den intern zugestellten Paketen untermauert diese Vermutung. Mit den ebenfalls angezeigten Bestandsänderungen konnte nachvollzogen werden, dass immer mehr Pakete gelagert werden, bevor sie in den innerbetrieblichen Transport gehen. Was die Durchlaufzeiten zusätzlich erhöht.

Mit den durch die COSYS Analysen gesammelten Informationen können gezielte Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. In diesem Fall zum Beispiel weitere Mitarbeiter für die Zustellung der Pakete. Auch eine Umgestaltung der Tourenpläne ist eine weitere Möglichkeit, die Durchlaufzeiten zu senken. Um die Wirksamkeit der Gegenmaßnahmen zu überprüfen, reicht ein Blick auf die jeweiligen COSYS Analysen.

Probleme erkennen, bevor sie Auswirkungen haben

Ohne das Wissen, das durch die Analysen entstanden ist, wären die Durchlaufzeiten weiterhin angestiegen. Auf lange Sicht gesehen führt dies zu Problemen wie fehlenden Arbeitsmaterialien und damit zu Prozesseinschränkungen in anderen Bereichen. Dies ist nicht nur ärgerlich, sondern verursacht unnötige Kosten.