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Versand Software für den Sanitär-, Heizung-, Klima-Großhandel

COSYS Versand Software und Behältermanagement

In der Kundenbelieferung liegen viele verborgene Chancen für den Sanitär-, Heizung-, Klima Großhandel, die letztendlich den Kundenservice verbessern. Durch eine Digitalisierung der Transportprozesse lassen sich Fehler vermeiden und Kosten reduzieren, aber auch die Sichtbarkeit und Sendungsverfolgung verbessern. Mit der COSYS Versand Software können SHK-Großhändler auf eine etablierte Software setzen, die bei der Optimierung der Kundenbelieferung hilft.

2022-06-14

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Versand Software für den Sanitär-, Heizung-, Klima-Großhandel

Viele Sanitär-, Heizung- und Klima-Großhändler setzen auf eine Kundenbelieferung mit eigenen Fahrzeugen und Fahrern. Das bietet den Vorteil, dass der Großhandel nah am Kunden ist und durch individuelle Services auf die Bedürfnisse des Kunden antworten kann. Besonders beim Transport können Großhändler mit den richtigen Dienstleistungen glänzen. Sollte Ware kurzfristig benötigt werden oder besteht der Kunde auf eine kontaktlose Zustellung, lässt sich das leicht über die Disposition organisieren und an die eigenen Fahrer weitergeben, so dass die Lieferung nach den Vorstellungen des Kunden abläuft. Dadurch bleiben keine Kundenwünsche offen und der SHK Großhandel profitiert von einer guten Kundenbindung. Um das allerdings zu ermöglichen Bedarf es im Unternehmen Flexibilität, um schnell und fehlerfrei auf eingehende Transportaufträge zu reagieren. Das erfordert vor allem Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter und Prozesse sowie vollständige Übersicht und Kontrolle über Touren und Aufträge. Wird der Transport jedoch papierbasiert mit ausgedruckten Lieferscheinen oder Rollkarten und handschriftlichen Dokumentationen festgehalten, ist das eher ein Hindernis, das einer flexiblen und kundenorientierten Belieferung im Weg steht.

Die schriftliche Dokumentation von Transportabläufen wie die Verladung oder der Abgleich von Ladelisten bietet viele Gefahren und erschweren die Nachvollziehbarkeit des Transports. Notizen weisen Fehler auf, Mitarbeiter können etwas übersehen und schon sind nicht die richtigen Waren verladen. Das erhöht nicht nur das Risiko von Retouren und Nachlieferungen, sondern führt auch zu höheren Transportkosten. Hinzu kommt eine mangelnde Übersicht, da Fahrer alle händisch geführten Dokumentationen erst nach der Tour der Disposition bereitstellen können. Regelmäßige Telefonate zwischen Disposition und Fahrer schaffen zwar Abhilfe, ermöglichen aber nur eine teilweise Rückverfolgung der Tour. Ein weiterer Aspekt, der vernachlässigt wird, ist die Dokumentation der Lademittel. Häufig gehen Lademittel nach der Auslieferung verloren, da sie unkontrolliert bei Kunden verbleiben und nicht zurückgeholt werden. Alleine durch den Lademittelschwund und der Neubeschaffung dieser kommen hohe Kosten auf den SHK Handel zu. Eine ordentliche Dokumentation der Lademittel ist wie bei der Kundenbelieferung daher wichtig, um Kosten und Fehler zu reduzieren.

Zebra TC57x mit Fahrer App

Software für Versand und Transport

Damit der SHK Großhandel von einer reibungslosen und durchgängig verfolgbaren Kundenbelieferung profitiert, bietet sich eine Software für Versand und Transport an. Eine Versand Software von COSYS sorgt für eine Digitalisierung der Transportabläufe, in dem Ladelisten digitalisiert werden und Abläufe elektronisch bearbeitet werden. Dies geschieht über eine mobile Fahrer App für Android und iOS sowie über ein webbasiertes Tracking Tool zur Touren- und Sendungsverfolgung. Eine wichtige Funktion der COSYS Versand Software ist die mobile Datenerfassung, mit der Daten und Informationen während der Tour durch einfaches Barcodescanning erfasst und hinterlegt werden. Hierzu werden Fahrer mit einem Mobilgerät ausgestattet, auf dem die COSYS Fahrer App vorinstalliert ist, um den gesamten Transportprozess von der Verladung bis hin zur Auslieferung zu dokumentieren. Durch eine Verbindung des Mobilgeräts mit dem Mobilfunknetz steht die Fahrer App im ständigen Kontakt zum Tracking Tool, wodurch via 5G Tourendaten und Kundeninformationen ausgetauscht werden. Auf das Tracking Tool können Mitarbeiter aus der Disposition über einen beliebigen Internetbrowser zugreifen. Durch diesen in Echtzeit erfolgten Datenaustausch wird die Übersicht über die Logistik des Großhandels verbessert, da die Disposition immer im Bilde über den Tourenstatus ist und jeden Auftrag rückverfolgen kann. Das erleichtert zeitgleich auch die Planung zukünftiger Touren, da wertvolle Tourdaten und Erkenntnisse aus bisherigen Touren vorliegen.

Um Fehler bei der Dokumentation fehlerhafte Lieferungen zu vermeiden, besitzt die Fahrer App ein intelligentes, benutzerfreundliches Softwaredesign. Durch von der App vorgegebene Abläufe und durch selbsterklärende Fehlermeldungen wird der Fahrer durch die verschiedenen Transportabläufe geführt. Nur gültige und logische Eingaben werden von der App akzeptiert. Um das Fehlerrisiko zu minimieren, erfolgt ein Großteil der Dokumentation über Barcodescanning. Durch Scans von Sendungsnummern lassen sich Packstücke mit der Ladeliste abgleichen, sodass auch nur die Packstücke auf das Transportfahrzeug verladen werden, die auch zur Tour und zur Ladeliste gehören. Hierfür werden Touren und Ladelisten an die Fahrer App übermittelt, damit der Fahrer eine Datengrundlage zum Arbeiten hat. Zu Tourbeginn wählt der Fahrer seine Tour aus und erhält eine Übersicht aller anzufahrenden Kunden sowie deren Lieferscheine. Jeder Lieferschein enthält eine Packstückliste mit allen zu verladenden Packstücken. Damit die Auslieferung möglichst effizient abläuft, werden Lieferscheine und Packstücke in umgekehrter Anfahrtsreihenfolge verladen, so dass der erste Tourstopp als letztes verladen wird. Innerhalb dieser Reihenfolge muss der Fahrer die Packstücke nacheinander einscannen und verladen. Eine farbliche Markierung hilft ihm dabei, in dem sie Auskunft über den Status des Lieferscheins und der Packstücke gibt. Noch nicht verladene Packstücke sind Rot und verladene Packstücke Grün markiert. Der Verladungsprozess wird durch die App so einfach und fehlerfrei wie möglich gehalten und schafft Vertrauen in Mensch und Ablauf.

Damit der Fahrer den schnellsten Weg zum Kunden nimmt, hilft ihm die Fahrer App ebenfalls bei der Navigation. Durch das GPS-Modul des Mobilgeräts und der Navigationsfunktion der App wird dem Fahrer die schnellste Route berechnet und angezeigt.

Auch bei der Auslieferung wird auf Barcodescanning zurückgegriffen, indem der Fahrer vor der Zustellung die Packstücke einscannt. Hierzu wählt der Fahrer den Tourstopp aus und scannt die auszuliefernden Packstücke. Damit auch klar ist, bei welchem Kunden sich Lademittel befinden, werden diese ebenfalls bei der Entladung bzw. Auslieferung gescannt und dem betroffenen Kundenkonto zugeordnet. Damit ist die Lademittelerfassung direkt in den Transportprozess integrierte. Die Zustellung der Packstücke erfolgt klassisch durch eine Unterschrift des Empfängers auf dem Mobilgerät des Fahrers. Liegt eine Abstellgenehmigung vor, wird diese dem Fahrer in der App angezeigt. Ein Hinweis gibt dem Fahrer Auskunft über den vom Kunden gewünschten Abstellort. Um Zustellung in diesem Fall zu belegen, fordert die App den Fahrer auf 2 bis 3 Fotos von der abgestellten Ware zu machen. Sollte auf dem Transport ein Schaden entstanden sein, wird dieser mit der integrierten Foto- und Schadensdokumentation festgehalten, um den nachfolgenden Retouren Prozess anzustoßen.

Die bei der Verladung und Auslieferung erfassten Daten werden entweder live während der Tour an das COSYS Tracking Tool übermittelt oder nach Abschluss der Tour. Anhand der Daten kann die Disposition den Ablauf der Verladung und Auslieferung einsehen. Dank der Sendungshistorie ist eine lückenlose Nachverfolgung der Lieferscheine möglich, da alle Statusänderungen sowie erfasste Fotos und Unterschriften zu jeder Lieferung und Packstück übersichtlich dargestellt werden. Dank der Erfassung von GEO-Koordinaten kann in einer integrierten Karte zudem der letzte Aufenthaltsort der Sendungen eingesehen werden. Zur Verwaltung der Lademittel dient das integrierte Palettenkonto des Tracking Tools.

Lademittelverwaltung mit Behältermanagement Software auch als Standalone

Für den Fall, dass eine Lademittelverwaltung vom Transportprozess losgelöst benötigt wird, hat COSYS auch hierfür die richtige Lösung. Mit der Lademittelverwaltung und Behältermanagement Software hat COSYS eine Stand-alone Lösung entwickelt, die sich nur um die Erfassung und Verfolgung von Europaletten, Gitterboxen und mehr kümmert. Auch hierfür erhält der Großhandel eine mobile App zur Erfassung sowie ein Tracking Tool zur Verwaltung des Palettenkontos und zur Verfolgung der Lademittel.

Mit der mobilen App wird die Auslagerung und die Einlagerung der Lademittel aus den eigenen Paletten Beständen festgehalten. Dazu erfasst der Mitarbeiter mit der App alle ausgehenden Lademittel und die Kunden, zu denen die Lademittel transportiert werden. Um eine breite Masse an Lademitteltypen zu unterstützen, bietet die App die Erfassung von seriennummerngeführten Lademitteln durch Barcodescanning sowie die Auswahl des Lademittels anhand einer Dropdown-Auswahl. Die Dropdown-Auswahl kann vom Großhandel selbst erstellt werden, indem Lademitteltypen über die Stammdatenverwaltung des Tracking Tools angelegt werden. Durch Auswahl des Typs und durch die Eingabe der Menge werden nicht seriennummerngeführte Lademittel erfasst. Sobald die Lademittel erfasst wurde, gibt der Mitarbeiter den Kunden an, der be- oder entlastet werden soll. Hierzu kann der Kundenname oder die Kundennummer in der App eingegeben werden.

Im Tracking Tool kann der gesamte Lademittelbestand eingesehen werden. Neben dem eigenen Palettenkonto können auch Kundenkontos eingesehen werden, um nachzuverfolgen, wo sich bestimmte Lademittel befinden. Zu jedem Konto kann eine Historie eingesehen werden, die den Bestandsverlauf der Lademittel genauestens wiedergibt.

Eine kostenlose Demo App im Google Playstore bietet die Möglichkeit, die Lademittelverwaltung Software unverbindlich zu testen.

Mobile Geräte für Fahrer und Verlader

Der Einsatz in der Transportlogistik fordert einiges von MDE Geräten ab. Nicht nur sind MDE Geräte und Etikettendrucker den verschiedensten Witterungsverhältnissen ausgesetzt, auch das Risiko eines Sturzes und damit auch von Schäden ist deutlich höher. Hersteller wie Zebra oder Honeywell haben daher passende Geräte für die Transportlogistik entwickelt, die den vielen Herausforderungen gestanden sind. MDE Geräte wie das Zebra TC77 oder das Honeywell CT45XP sind äußerst robust gebaut und erfüllen sogar den Militärstandard. Hinzu kommen die leistungsstarken Scantechnologien der Geräte, die eine schnelle Datenerfassung ermöglichen. Damit Mitarbeiter im Außendienst auch ständig in Kontakt mit dem Backoffice stehen, bieten beide Geräte auch einen SIM-Karten-Slot, der eine Verbindung über das Mobilfunknetz ermöglicht. Neben WLAN sind die Mitarbeiter daher auch über 5G und LTE mit dem Unternehmen verbunden.

Für den Fall der Fälle, dass mobil ein Versandetikett gedruckt werden muss, bieten sich robuste mobil Drucker an, die einfach am Gürtel getragen werden können. Der Zebra ZQ600 ist hierbei das Gerät der Wahl, denn es ist nicht nur robust gebaut, auch im Inneren überzeugt der Drucker von Qualität. Die verbaute Druckertechnologie sorgt für hochauflösende Druckergebnisse und das innerhalb kürzester Zeit. Dank eines großen Akkus lässt sich der Drucker auch den ganzen Tag über mobil nutzen. Dank Bluetooth ist eine Verbindung zum MDE Gerät möglich.

Haben Sie Fragen zu der Versand Software und dem Behältermanagement oder möchten Sie sich zum Thema Hardware beraten lassen? Dann treten Sie mit uns in Kontakt und lassen Sie sich von unseren Vertrieblern die Lösungen genauer erklären. Gerne beraten wir Sie persönlich über Microsoft Teams oder Zoom.

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