Wie ist der Ablauf der internen Postverteilung?

In vielen Unternehmen ist es entscheidend, dass die interne Postbearbeitung effizient und richtig abläuft. Schließlich muss sichergestellt werden, dass alle Postsendungen und Pakete rechtzeitig, korrekt und sicher an ihr Ziel gelangen. Ein gut strukturierter Ablauf der internen Post- und Paketbearbeitung ist daher ein Muss.

Für Unternehmen, die noch nicht sicher sind, wie sie ihre interne Postbearbeitung organisieren sollen, haben wir einige Tipps zusammengestellt.

Ablauf Postbearbeitung:

Die erste Phase bei der Bearbeitung von Postsendungen und Paketen besteht meist darin, alle Eingänge zu sortieren. Dies bedeutet, dass ein System entwickelt wird, um Eingänge nach Kategorien zu gruppieren. Die Gruppierung kann auf Basis des Empfängers (zum Beispiel Fachabteilung), des Absenders (zum Beispiel Kunde) oder der Art der Posts (zum Beispiel Rechnung) erfolgen. Sobald alle Eingänge sortiert sind, können sie in dem nächsten Bereich übergeben werden &ndash der Weiterverarbeitung.

In diesem Schritt werden alle Sendungen bearbeitet: Sendungsinformationen wie Name des Empfängers und Absenders , Paketdienst und die Sendungsnummer werden manuell in Exceltabellen oder Papierformulare eingetragen. Da diese Methode sehr fehleranfällig ist, sind viele Unternehmen bereits dazu übergegangen, eine digitale Lösung wie COSYS Inhouse Paketmanagement Software zu nutzen. Hier werden die Sendungsinformationen per Scan erfasst, von dem bearbeitenden Mitarbeiter abgeglichen und per Knopfdruck in einer Datenbank abgespeichert.

Der letzte Schritt besteht darin, den Zielempfänger über den Eingang seiner Sendung zu informieren und diese letztendlich zuzustellen. Für die Zustellung können mehrere Varianten genutzt werden. Zum einen die Selbstabholung von einem zentralen internen Standpunkt aus oder die Zustellung durch Mitarbeiter.

Auch hier bietet eine softwaregestützte Postbearbeitung viele Vorteile. Ist die Sendung in Ihrem System einem Empfänger zugeordnet, erfolgt eine automatische E-Mail-Benachrichtigung. Ein weiterer Vorteil ist, dass Ihre Mitarbeiter die Sendungen in jedem Arbeitsschritt scannen und einen Status hinterlegen. So kann jederzeit nachvollzogen werden, welchen Bearbeitungsstand diese gerade haben. Bei der manuellen Bearbeitung wird aus Zeitgründen meist nur der Eingang der Sendung dokumentiert. Das heißt, kommt diese nicht beim Empfänger an, kann nicht nachvollzogen werden, wann und wo Sie verloren gegangen ist.

Weitere wichtige Dinge, die bei der Postbearbeitung zu beachten sind

Ist der Ablauf festgelegt, ist es wichtig sicherzustellen, dass dieser korrekt funktioniert. Daher sollte eine regelmäßige Überprüfung der Prozessabläufe stattfinden. Auch hier bietet eine digitale, softwaregestützte Variante Vorteile gegenüber der manuellen Dokumentation.

Bei einer manuellen Auswertung müssen die Informationen überwiegend mühsam gesammelt, zusammengefasst und ausgewertet werden. Zudem werden, wie bereits erwähnt, aus Gründen der Zeitersparnis nur Eingänge der Sendungen dokumentiert. Die Gangbarkeit der Zwischenschritte bis hin zur Zustellung muss also größtenteils gesondert über eine Person stattfinden.

Die digitale Variante bietet dort mehr Komfort. Einige Softwarelösungen, wie auch die Paketmanagement-Software von COSYS, bieten Reportfunktionen an. Alle benötigten Daten lassen sich so innerhalb kürzester Zeit auswerten. Bei COSYS haben Sie zudem die Möglichkeit, jederzeit Analysen abzurufen und bei Bedarf als PDF zu exportieren. Sie profitieren von verschiedenen Auswertungen mit frei auswählbaren Zeiträumen, um sowohl saisonale Unterschiede als auch aktuelle Veränderungen in Sekundenschnelle zu erkennen und möglichen Störfaktoren sofort Gegenmaßnahmen entgegenzusetzen. COSYS Prozessdatenanalyse (PDA) macht eine transparente Übersicht der Postbearbeitungsprozesse möglich.

Postbearbeitung Ablauf: Die Vorteile der organisierten Prozesse

Eine effiziente Steuerung der internen Postbearbeitung ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Durch eine optimierte Abwicklung dieser Prozesse können nicht nur Kosten eingespart, sondern auch wertvolle Zeit gewonnen werden.

So können unter anderem Wartezeiten reduziert und die Zustellungsrate verbessert werden. Auch die Qualität der Bearbeitung von Postsendungen und Paketen kann durch eine optimale Steuerung deutlich verbessert werden.