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Die interne Postverteilung: Wie sie funktioniert und warum sie so wichtig ist

Die Bedeutung der internen Postverteilung

Viele Unternehmen nutzen eine interne Postverteilung und sind sich der Wichtigkeit dieses Bereiches oftmals gar nicht bewusst. Dabei bildet die interne Postverteilung den Start einer langen Prozesskette, die sich durch alle Unternehmensbereiche zieht. Störungen, die schon hier auftreten, können also alle nachfolgenden Bereiche eines Unternehmens in Mitleidenschaft ziehen

2022-10-14

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Die interne Postverteilung ist ein wesentlicher Bestandteil des innerbetrieblichen Postversands. Durch sie wird sichergestellt, dass die Briefe und Pakete an die richtigen Adressaten gelangen. Die interne Postverteilung ist jedoch nicht nur für den reibungslosen Ablauf des Postversands wichtig, sondern auch für die Sicherheit der Briefe und Pakete.

Briefe und Pakete können bei der Zustellung verloren gehen oder gestohlen werden. Wenn die Adresse nicht korrekt ist, wird eventuell die falsche Person beliefert. Um dies zu verhindern, ist eine sorgfältige und genaue interne Postverteilung erforderlich.

Wie die interne Postverteilung funktioniert und warum sie so wichtig ist

Die interne Postverteilung ist ein wesentlicher Bestandteil des täglichen Betriebs in einer Firma. Sie sorgt dafür, dass die Mitarbeiter die benötigten Informationen und Dokumente rechtzeitig erhalten. In vielen Fällen ist die Postverteilung auch entscheidend für den Geschäftserfolg.

Die interne Postverteilung funktioniert in der Regel über ein Netzwerk von Mitarbeitern, die die Pakete und Dokumente an die jeweiligen Empfänger weiterleiten. Dieses Netzwerk kann sehr komplex sein und je nach Größe und Struktur des Unternehmens unterschiedlich aufgebaut sein.

Mitarbeiter nehmen die von den unterschiedlichen Kurier-Express-Diensten (KEP-Dienst) gelieferten Sendungen entgegen. Dann werden die wichtigsten Infos wie zum Beispiel Name des Empfängers, Paketnummer und KEP-Dienst manuell in Exceltabellen oder Papierformularen erfasst. Einfacher und sicherer ist die Nutzung spezieller Software wie COSYS Inhouse Paketmanagement Lösung. Hier werden die Sendungen per Scan erfasst und in die Datenbank übertragen. Für den weiteren Ablauf ist ebenfalls die Unternehmensstruktur entscheidend. Werden die Sendungen vom Empfänger abgeholt, gelagert oder sofort zugestellt? Letztendlich läuft es aber auf das gleiche Ziel hinaus die pünktliche Zustellung an den richtigen Empfänger.

Die interne Postverteilung ist also ein sehr wichtiger Bestandteil des täglichen Betriebs in einer Firma. Sie sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter die benötigten Sendungen und Pakete rechtzeitig erhalten.

Wie kann eine Software die interne Postverteilung unterstützen?

Viele Unternehmen sind auf der Suche nach einer Software, die die interne Postverteilung optimieren kann. Dabei ist es wichtig zu wissen, welche Funktionen eine solche Software bieten sollte. Natürlich sollte die Handhabung für den täglichen Gebrauch nicht kompliziert und unübersichtlich sein. Eine intuitive Bedienung und übersichtliche Darstellung sind optimal, um zum Beispiel neue Mitarbeiter nicht wochenlang Schulen zu müssen oder Fehleingaben zu vermeiden.

Die einzelnen Funktionen sind je nach Unternehmensstruktur nützlich. Anbieter interner Postverteilungssoftware wie zum Beispiel die COSYS Ident GmbH mit der Inhouse Paketmanagement Komplettlösung bieten daher modulare Lösungen an. Die Module können je nach Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden, das hat nicht nur den Vorteil, dass Kunden genau das erhalten, was Sie benötigen, sondern wirkt sich auch auf die Datenqualität aus. Denn Module, die gar nicht erst erscheinen, können von Mitarbeitern nicht fälschlicherweise genutzt werden.

Die Datenqualität spielt vor allem bei Reports und Analysen eine wichtige Rolle, denn umso höher diese ist, umso genauer sind die Ergebnisse. Mit COSYS Prozessdatenanalyse (PDA) Add-on erhalten Sie so grafisch aufbereitete Analysen, die Ihnen eine transparente Übersicht der Prozesse der internen Postverteilung geben.

PDA Auswertung: Anzahl der Sendungen nach Paketdienst

PDA Auswertung: Beschädigungsquote

PDA Auswertung: Bestandsänderung

PDA Auswertung: Durchlaufzeiten

PDA Auswertung: Top Empfänger

Sie benötigen mehr Informationen?

Wir beraten Sie gerne persönlich rund um das Thema interne Postverteilung und der COSYS Inhouse Paketmanagement Software-Lösung. Sie erreichen uns telefonisch unter der: 49 5062 900 0, per E-Mail an: vertrieb@cosys.de oder über den Livechat auf der COSYS Webseite.

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