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Pfand- und Leergutmanagement digitalisieren: Bestände transparent verwalten

Pfand- und Leergut bewegen sich täglich zwischen Unternehmen, Kunden, Lieferanten und Standorten. Eine digitale Verwaltung schafft Transparenz über Bestände, Rückgaben und Bewegungen und hilft dabei, Differenzen sowie unnötige Verluste zu reduzieren.

Pfand- und Leergut sind in vielen Branchen ein fester Bestandteil der täglichen Logistik. Mehrwegbehälter, Kisten, Paletten, Fässer oder andere Ladungsträger werden mit Waren ausgeliefert, beim Kunden entleert und anschließend zurückgeführt. Dabei entstehen zahlreiche Bewegungen, die für eine zuverlässige Verwaltung dokumentiert werden müssen. Werden Rückgaben und Übergaben nicht konsequent erfasst, können Bestände schnell unübersichtlich werden.

Die Digitalisierung des Pfand- und Leergutmanagements bietet Unternehmen die Möglichkeit, diese Prozesse zentral zu dokumentieren. Statt Übergaben auf Papierlisten oder in verschiedenen Tabellen festzuhalten, werden Bewegungen digital erfasst und den jeweiligen Kunden, Lieferanten oder Standorten zugeordnet.

Warum Pfand- und Leergut digital verwalten?

Bei jeder Lieferung kann sich der Bestand an Pfand- und Leergut verändern. Werden beispielsweise Mehrwegkisten an einen Kunden geliefert, erhöht sich dessen Bestand. Bei einer späteren Rückgabe sinkt dieser wieder. Ohne eine fortlaufende Erfassung ist schwer nachvollziehbar, welche Mengen sich aktuell beim Geschäftspartner befinden.

Besonders bei vielen Kunden und regelmäßigen Lieferungen können sich dadurch Differenzen entwickeln. Rückgaben werden verspätet gebucht, Mengen stimmen nicht überein oder einzelne Bewegungen werden gar nicht dokumentiert. Eine digitale Erfassung schafft eine einheitliche Grundlage für die Bestandsführung.

Bewegungen und Rückgaben nachvollziehbar dokumentieren

Ein digitales Pfand- und Leergutmanagement ermöglicht es, Übergaben und Rücknahmen direkt im jeweiligen Prozess zu erfassen. Mitarbeiter können beispielsweise bei der Auslieferung dokumentieren, welche Leergutmengen an einen Kunden übergeben werden. Bei der Rücknahme werden die tatsächlich zurückgeführten Mengen erfasst.

Durch die chronologische Dokumentation entsteht eine nachvollziehbare Historie. Bei Unstimmigkeiten kann geprüft werden, welche Bewegungen zu einem bestimmten Bestand geführt haben. Das erleichtert die Abstimmung mit Kunden und Lieferanten und reduziert den Aufwand bei der Suche nach fehlendem Leergut.

Bestände und Salden mit Geschäftspartnern abstimmen

Ein wichtiger Bestandteil des Leergutmanagements ist die Führung von Konten für Kunden und Lieferanten. Dadurch lässt sich nachvollziehen, welche Mengen bei einem Geschäftspartner ausstehen und wie sich der jeweilige Saldo entwickelt.

Regelmäßige Abstimmungen helfen dabei, Differenzen frühzeitig zu erkennen. Werden beispielsweise mehr Behälter ausgegeben als zurückgenommen, kann die Abweichung anhand der dokumentierten Bewegungen geprüft werden. So lassen sich offene Mengen gezielt mit dem jeweiligen Geschäftspartner klären.

Tipp

Mit der COSYS Lösung lassen sich Pfand- und Leergutbewegungen digital erfassen und Kunden-, Lieferanten- sowie Standortkonten verwalten. Neben der mobilen MDE-Lösung und dem COSYS WebDesk steht ein WebTool zur Verfügung. Darüber können Buchungen wie auf dem MDE durchgeführt sowie Abholaufträge und Bestellungen für Lademittel erfasst werden. Das WebTool eignet sich damit auch für die Einbindung von Kunden, Lieferanten und anderen Standorten.

Leergutverluste frühzeitig erkennen

Fehlendes Leergut verursacht nicht nur zusätzlichen organisatorischen Aufwand. Unternehmen müssen gegebenenfalls zusätzliche Behälter oder Ladungsträger beschaffen, obwohl sich die gesuchten Bestände noch bei Kunden oder anderen Standorten befinden.

Eine digitale Bewegungshistorie kann dabei helfen, solche Entwicklungen frühzeitig zu erkennen. Verantwortliche können prüfen, bei welchen Geschäftspartnern besonders hohe offene Bestände entstehen oder welche Rückgaben über längere Zeit ausbleiben. Dadurch können Rückführungen gezielter organisiert und Leergutverluste reduziert werden.

Unterschiedliche Leergutarten zentral verwalten

Je nach Branche kommen zahlreiche unterschiedliche Leergut- und Ladungsträgertypen zum Einsatz. Dazu gehören beispielsweise Mehrwegkisten, Kunststoffbehälter, Paletten, Gitterboxen, Rollcontainer oder spezielle Transportbehälter.

Eine digitale Verwaltung ermöglicht es, unterschiedliche Typen getrennt zu erfassen und deren Bestände zu verfolgen. Dadurch erhalten Unternehmen eine detailliertere Übersicht über ihre vorhandenen Ressourcen und können den Bedarf an einzelnen Leergutarten besser einschätzen.

Schäden am Leergut dokumentieren

Neben der Menge spielt auch der Zustand des Leerguts eine wichtige Rolle. Beschädigte Behälter können möglicherweise nicht mehr eingesetzt werden und müssen repariert oder aus dem Umlauf genommen werden.

Eine digitale Schadensdokumentation ermöglicht es, Beschädigungen direkt bei der Rücknahme festzuhalten. Fotos und Kommentare können dem jeweiligen Vorgang zugeordnet werden. Dadurch lässt sich später nachvollziehen, wann und bei welchem Prozess ein Schaden festgestellt wurde.

Digitales Leergutmanagement für transparente Prozesse

Die Digitalisierung des Pfand- und Leergutmanagements schafft eine zentrale Datengrundlage für die Verwaltung von Beständen, Rückgaben und Salden. Unternehmen können Bewegungen systematisch dokumentieren, offene Mengen schneller erkennen und die Abstimmung mit Kunden und Lieferanten vereinfachen.

Gerade bei großen Mengen und vielen Geschäftspartnern bietet ein digitales Leergutmanagement Vorteile. Statt Informationen aus verschiedenen Listen zusammenzuführen, stehen die relevanten Bewegungsdaten zentral zur Verfügung. Dadurch wird Leergut transparenter verwaltet und kann effizienter in die täglichen Logistikprozesse eingebunden werden.