Was kostet ein Warehouse Management System?
Die Frage „Was kostet ein Warehouse Management System?“ lässt sich nicht mit einem pauschalen Betrag beantworten. Die Kosten für ein WMS hängen von zahlreichen Faktoren ab. Dazu gehören unter anderem der Funktionsumfang, die Anzahl der Nutzer und Lagerstandorte, die Art der Datenerfassung, die gewünschte Betriebsart sowie mögliche Schnittstellen zu einem ERP-System oder anderen Anwendungen.
Grundsätzlich können Unternehmen ein WMS sowohl als Stand-Alone-Lösung als auch als integriertes System mit ERP-Anbindung einsetzen. Je nach Anforderungen unterscheiden sich dadurch auch die Kosten. Neben den reinen Lizenzkosten sollten Unternehmen außerdem Aufwendungen für Einrichtung, Schnittstellen, Hardware, Schulungen und laufenden Support berücksichtigen.
Welche Kosten entstehen bei einem WMS?
Die Gesamtkosten eines Warehouse Management Systems setzen sich normalerweise aus mehreren Bestandteilen zusammen. Die wichtigsten Kostenfaktoren sind:
- Softwarelizenzen
- Einrichtung und Konfiguration
- Schnittstellen zu ERP oder anderen Systemen
- mobile Datenerfassungsgeräte
- Etikettendrucker und weiteres Zubehör
- Schulung der Mitarbeiter
- Wartung, Support und Updates
- Hosting bzw. Serverbetrieb
Nicht jedes Unternehmen benötigt alle Bestandteile in gleichem Umfang. Ein kleines Lager mit wenigen Mitarbeitern kann beispielsweise mit einem deutlich geringeren Funktionsumfang auskommen als ein großer Logistikstandort mit mehreren Lagerbereichen, zahlreichen Benutzern und komplexen Automatisierungen.
Was kostet ein WMS als Stand-Alone-Lösung?
Ein Stand-Alone-WMS kann eine interessante Möglichkeit für Unternehmen sein, die ihre Lagerverwaltung digitalisieren möchten, ohne ein ERP-System anzubinden. In diesem Fall werden beispielsweise Artikel, Lagerplätze und Bestände direkt im WMS verwaltet. Auch Wareneingänge, Einlagerungen, Umlagerungen, Kommissionierungen, Auslagerungen und Inventuren können direkt über das System abgewickelt werden.
Die Kosten fallen bei einer solchen Lösung häufig überschaubarer aus, weil keine umfangreiche ERP-Schnittstelle entwickelt und eingerichtet werden muss. Wie hoch die tatsächlichen Kosten sind, hängt jedoch auch hier vom Funktionsumfang und der Anzahl der Nutzer ab.
Ein wichtiger Punkt ist das Lizenzmodell. WMS-Anbieter können beispielsweise pro Benutzer, Gerät, Lagerstandort oder auf Basis einer monatlichen bzw. jährlichen Nutzung abrechnen. Bei Cloud-Lösungen ist ein Mietmodell mit laufenden Kosten üblich, während bei On-Premise-Systemen andere Kostenstrukturen entstehen können.
Was kostet ein WMS mit ERP-Anbindung?
Ist bereits ein ERP-System vorhanden, kann das WMS mit diesem verbunden werden. Dabei werden beispielsweise Artikelstammdaten, Aufträge oder Bestandsinformationen zwischen den Systemen ausgetauscht.
Die Kosten einer solchen Lösung bestehen aus den WMS-Kosten selbst und dem Aufwand für die Integration. Wie umfangreich die Schnittstelle ist, hängt davon ab, welche Daten ausgetauscht werden und welche Prozesse automatisiert werden sollen.
Eine einfache Schnittstelle kann beispielsweise nur wenige Stammdaten übertragen. Eine umfangreiche Integration kann dagegen Aufträge, Wareneingänge, Kommissionierungen, Versandinformationen, Bestandsänderungen und weitere Prozessdaten berücksichtigen.
Bei der Kostenplanung sollte deshalb nicht nur gefragt werden, was die WMS-Lizenz kostet, sondern auch, welcher Aufwand für die Anbindung an das bestehende ERP entsteht.
Welche Rolle spielt die Anzahl der Benutzer?
Ein weiterer wichtiger Kostenfaktor ist die Anzahl der Mitarbeiter, die mit dem WMS arbeiten. Dabei muss zwischen stationären und mobilen Anwendern unterschieden werden.
In einem kleinen Lager arbeiten vielleicht nur wenige Mitarbeiter regelmäßig mit dem System. In einem größeren Logistikzentrum können dagegen zahlreiche Kommissionierer, Lagermitarbeiter und Mitarbeiter in der Wareneingangskontrolle gleichzeitig auf das System zugreifen.
Je nach Lizenzmodell kann eine steigende Benutzerzahl daher die laufenden Kosten erhöhen. Unternehmen sollten deshalb bereits bei der Auswahl überlegen, wie viele Mitarbeiter das WMS tatsächlich benötigen und ob saisonale Mitarbeiter oder zusätzliche Lagerstandorte berücksichtigt werden müssen.
Hardwarekosten nicht vergessen
Ein WMS besteht nicht nur aus Software. Für die mobile Datenerfassung werden häufig Smartphones, MDE-Geräte oder robuste Handheld-Terminals eingesetzt. Hinzu kommen beispielsweise Ladestationen, Halterungen, Schutzhüllen oder Fahrzeughalterungen.
Auch Etikettendrucker und Verbrauchsmaterialien können Bestandteil des Projekts sein.
Die Hardwarekosten hängen stark vom Einsatzbereich ab. In einem kleinen Lager können beispielsweise handelsübliche Smartphones mit einer geeigneten Scanlösung ausreichen. Bei anspruchsvollen Lagerbedingungen können dagegen besonders robuste MDE-Geräte erforderlich sein.
Deshalb sollte die benötigte Hardware bereits bei der WMS-Kalkulation berücksichtigt werden.
Cloud oder On-Premise &ndash was ist günstiger?
Auch die Betriebsart beeinflusst die Gesamtkosten. Bei einer Cloud-Lösung wird die Software in einer externen Infrastruktur betrieben. Unternehmen benötigen dadurch in der Regel keinen eigenen Server für das WMS. Je nach Anbieter können Hosting, Updates, Backups und weitere Leistungen Bestandteil der laufenden Gebühren sein.
Bei einer On-Premise-Lösung wird das WMS auf der eigenen Infrastruktur betrieben. Dadurch können höhere Anforderungen an Server, IT-Administration, Datensicherung und Wartung entstehen. Dafür behalten Unternehmen die Infrastruktur stärker unter eigener Kontrolle.
Welche Variante wirtschaftlicher ist, hängt von der vorhandenen IT-Infrastruktur und den individuellen Anforderungen ab. Bei Unternehmen ohne eigene IT-Ressourcen kann eine Cloud-Lösung beispielsweise den internen Verwaltungsaufwand reduzieren.
Wie teuer sind individuelle Anpassungen?
Nicht jedes Unternehmen benötigt ein vollständig standardisiertes WMS. Je nach Branche und Prozess können individuelle Anforderungen entstehen. Dazu können spezielle Buchungsprozesse, zusätzliche Prüfungen, eigene Workflows, besondere Auswertungen oder individuelle Import- und Exportformate gehören.
Solche Anpassungen können zusätzliche Projektkosten verursachen. Deshalb lohnt es sich, vor der Einführung zu prüfen, welche Anforderungen bereits durch Standardfunktionen abgedeckt werden können.
Eine möglichst standardnahe Einführung kann den Projektaufwand reduzieren. Gleichzeitig sollte das System flexibel genug sein, um die tatsächlich wichtigen Prozesse des Unternehmens abzubilden.
Was kostet die Einführung eines WMS?
Neben den Lizenzkosten entstehen Kosten für die Einführung. Dazu gehören unter anderem die Konfiguration des Systems, die Einrichtung von Benutzern und Lagerstrukturen, die Übernahme von Stammdaten sowie die Schulung der Mitarbeiter.
Bei einer ERP-Anbindung kommt zusätzlich die technische Integration hinzu. Auch Tests und die Umstellung auf das neue System sollten eingeplant werden.
Der Einführungsaufwand kann bei einem kleinen Stand-Alone-WMS vergleichsweise gering sein. Bei großen Projekten mit mehreren Lagerstandorten, umfangreichen Schnittstellen und individuellen Anforderungen kann die Einführung dagegen deutlich komplexer werden.
WMS-Kosten richtig kalkulieren
Bei der Auswahl eines WMS sollte deshalb nicht ausschließlich auf den Anschaffungspreis geachtet werden. Aussagekräftiger sind die Gesamtkosten über die geplante Nutzungsdauer. Dazu gehören einmalige Projektkosten ebenso wie laufende Lizenz-, Hosting-, Support- und Wartungskosten.
Gleichzeitig sollte betrachtet werden, welchen wirtschaftlichen Nutzen das WMS erzeugt. Durch eine digitale Lagerverwaltung können beispielsweise Suchzeiten reduziert, Bestandsfehler vermieden, Prozesse beschleunigt und Mitarbeiter gezielter eingesetzt werden. Auch eine höhere Bestandstransparenz kann dabei helfen, Prozesse im Lager besser zu planen.
Die entscheidende Frage lautet daher nicht nur &bdquoWas kostet das WMS?&ldquo, sondern auch &bdquoWelche Kosten und Aufwände können durch das WMS reduziert werden?&ldquo.
Fazit: Was kostet ein Warehouse Management System?
Die Kosten für ein Warehouse Management System hängen stark von den individuellen Anforderungen ab. Ein einfaches Stand-Alone-WMS mit wenigen Benutzern kann mit einem vergleichsweise überschaubaren Projektaufwand eingeführt werden. Umfangreiche WMS-Projekte mit vielen Benutzern, mehreren Standorten, zahlreichen Schnittstellen, individueller Anpassung und Automatisierung können dagegen deutlich höhere Investitionen erfordern.
Bei der Kalkulation sollten Unternehmen daher Software, Lizenzen, Hardware, Einführung, Schnittstellen, Schulungen sowie laufende Kosten berücksichtigen. Ob Cloud oder On-Premise und ob Stand-Alone oder ERP-Anbindung sinnvoller ist, hängt ebenfalls von der jeweiligen Ausgangssituation ab.
Ein konkretes Angebot sollte deshalb immer auf Basis der tatsächlichen Lagerprozesse und Anforderungen erstellt werden. So lässt sich vermeiden, dass Unternehmen für Funktionen bezahlen, die sie nicht benötigen, oder später kostenintensiv fehlende Funktionen nachrüsten müssen.
Die Kosten eines WMS hängen von Ihren individuellen Anforderungen ab. Mit COSYS können Sie Ihre Lagerverwaltung als Stand-Alone-Lösung oder mit ERP-Anbindung einsetzen. Lassen Sie sich beraten und finden Sie heraus, welche Lösung zu Ihrem Lager und Budget passt. Hier finden Sie weitere Informationen.
