Wie Sie Ihre Eingangspost mit der richtigen Software digitalisieren
Der digitale Weg ist die Zukunft
Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. Gerade Unternehmen machen sich dies zunutze, um Ihre Prozesse weiter zu entwickeln und so wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei werden häufig unscheinbare Unternehmensbereiche wie die Bearbeitung der Eingangspost übergangen. Warum Sie auch auf eine digitale Alternative umsteigen sollten, erfahren Sie hier.
2022-10-18
In den letzten Jahren ist die Zahl der Menschen, die ihre Eingangspost digitalisieren, stark gestiegen. Dies ist auf die Vorteile des digitalen Weges gegenüber dem klassischen Papier- und Bleistift-Weg zurückzuführen.
Der erste Vorteil ist die Zeitersparnis. Wenn Sie Ihre Eingangspost per Scan erfassen und alle Sendungen in einer Datenbank abgelegt werden, können Sie jederzeit auf die alle Sendungsinformationen zugreifen. Wie: Ist die Sendung in einem Lagerraum abgestellt worden? Befindet sie sich bereits in der Zustellung?
Der zweite Vorteil ist die bessere Übersicht. Eine gute Software hält eine geordnete Übersicht aller Sendungen, die in Ihrem Unternehmen eingegangen sind, bereit. Filterfunktionen unterstützen den Nutzer dabei, Paketinformationen schnell suchen und finden zu können. Keine zeitfressenden Suchen mehr in Papierbergen oder Exceltabellen.
Der dritte Vorteil ist die Umweltschonung. Wenn Sie Ihre Eingangspost digitalisieren, reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch erheblich. Das spart nicht nur Bäume, sondern auch Geld. Denn Papier ist teuer und muss regelmäßig ersetzt werden.
Welche Software für die Digitalisierung der Eingangspost eignet sich am besten für mich?
Die Eingangs- und Ausgangspost ist die Visitenkarte Ihrer Firma. Ohne eine Software, die diese beiden Bereiche abdeckt, können Sie Ihr Unternehmen nicht digitalisieren. Die Wahl der richtigen Software ist daher entscheidend für den Erfolg.
Viele Unternehmen setzen auf verschiedene Systeme für ihre Eingangspost und Ausgangspost. Dies hat jedoch den Nachteil, dass Sie zwischen den Systemen hin und her wechseln müssen, was Zeit und Ressourcen kostet. Daher sollten Sie sich im Vorfeld genau überlegen, welche Software am besten zu Ihnen passt.
Wie setze ich eine Software für die Eingangspost richtig ein?
Die Software, die Sie verwenden, um Ihre Eingangspost zu digitalisieren, ist ein wesentlicher Bestandteil des Prozesses. Wenn Sie die Software nicht richtig einsetzen, kann es zu Fehlern in der Digitalisierung kommen. Um sicherzustellen, dass Sie die beste Erfahrung machen und Ihre Eingangspost erfolgreich digitalisieren, sollten Sie Folgendes beachten:
Die Software sollte möglichst einfach in die vorhandene Unternehmensstruktur integriert werden können und keine langen Ausfallzeiten auslösen.
Die Software sollte intuitiv und benutzerfreundlich sein und Ihnen die Kontrolle über Ihre Daten geben.
Außerdem sollte sie skalierbar sein, damit Sie sie an Ihr Unternehmenswachstum anpassen können.
Alle genannten Vorteile genießen Sie mit der COSYS Inhouse Paketmanagement Software. Sie ist modular aufgebaut und bietet gegenüber anderen Softwarelösungen den Vorteil, dass Sie genau die Funktionen der Software bereitgestellt bekommen, die Sie tatsächlich benötigen. Mit der intuitiven und benutzerfreundlichen Oberfläche ist die Software für alle Mitarbeiter geeignet.
Mit dem neusten Add-on für COSYS Inhouse Paketsoftware der Prozessdatenanalyse (PDA) können Sie zudem die Prozessabläufe jederzeit einsehen. Grafisch aufbereitet im übersichtlichen Diagrammformat erkennen Sie saisonale Unterschiede, Einschränkungen oder den Erfolg von Maßnahmen schnell und problemlos.
Überzeugen Sie sich selbst von COSYS Inhouse Paketmanagementsoftware und testen Sie unsere kostenlose Demo für Apple und Android-Geräte, um auch Ihre Eingangspost zu digitalisieren.
Wir stehen Ihnen natürlich auch persönlich zur Verfügung und besprechen mit Ihnen gemeinsam die vielen Vorteile, die unsere Software zu bieten hat.
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