Die Digitalisierung von Eingangspost
Die Post – Die Erfolgsformel für den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen
Die Eingangspost als Zettelwirtschaft zu handhaben wird immer unübersichtlicher und verursacht nicht selten Chaos. Daher wäre es an der Zeit, mit mobileren Mitteln an eine höhere Produktivität anzuknüpfen. Hierzu gehören vereinfachte Prozesse und Bereiche von der Warenannahme bis hin zur Zustellung. Unter die Eingangspost fällt grundsätzlich alles, was von KEP-Diensten angeliefert wird. Dazu gehören Briefe oder andere Dokumente auf Papier, Pakete aller Art, Paletten oder auch Gefahrgüter und Kühlsendungen.
2023-08-18
- Warum sollten Unternehmen ihre Eingangspost digitalisieren?
Eine Priorität von Unternehmen ist es, immer auf dem aktuellsten Informationsstand zu sein. Das ist allerdings nur möglich, wenn die Quellen dieser Informationen sicher und zuverlässig sind. Oft treten auch heute noch viele Probleme bei der Verteilung von Eingangspost auf. Die häufigsten sind der Verlust oder die Beschädigung von Sendungen, eine zu späte oder falsche Zustellung sowie die daraus entstehenden Konsequenzen und Kosten der Folgeprozesse. Um das alles zu verhindern und einen problemlosen Informationsfluss im Unternehmen, ist eine Digitalisierung dieser Prozesse fast unausweichlich. Die Fehlerrate beginnt sich nach der Digitalisierung zu senken. Durch eine eindeutige Identifikation der Sendungen anhand von Barcodes lassen sich Fehleingaben vermeiden.
- Wie funktioniert das Digitalisieren von Eingangspost?
Die Bearbeitung erfolgt unterschiedlich. Hierbei muss darauf geachtet werden, welche Sendungsart gewählt wurde und wie diese bei bestimmten Personen sowohl intern als auch extern ankommt. Briefe oder andere auf Papier verfasste Dokumente können normal versendet und geöffnet werden. Jedoch gibt es hier nicht selten Probleme, beispielsweise wenn Empfängerdaten unleserlich sind. Als Alternative könnte man auf E-Mails oder digitale Scans und Messenger zurückgreifen, welche diese Probleme vermeiden und Nachrichten zuverlässig übermitteln. Pakete dagegen können nicht digital geöffnet, dafür aber angenommen, zugeordnet und zugestellt werden. Sobald diese Vorgänge digital ablaufen, spart ein Unternehmen viel Zeit und auch Kosten. Eine Möglichkeit hierfür wäre das Scannen von Barcodes, welche sich auf den Paketen befinden. Wir als COSYS bieten dafür genau die passenden Komplettsysteme an, welche aus dem Endgerät mit ideal angepasster Software und den dazugehörigen Dienstleistungen wie Schulungen oder Reparaturservice bestehen. Personal, welches dann für die Annahme und weitere Bearbeitungsprozesse verantwortlich ist, hat mit unseren benutzerfreundlichen Geräten dann eine deutlich entspanntere Arbeit vor sich, als es bei Abläufen mit Stift und Zettel der Fall wäre.
- Tipps zur erfolgreichen Implementierung eines digitalen Systems für die Eingangspostverarbeitung
Ein wichtiger Faktor zum Interagieren mit einem solchen digitalen System ist die rechtzeitige Schulung der Benutzer. Da die Digitalisierung grundsätzlich zur Fehlerminimierung und Problembehebung dienen soll, muss jeder der dieses System verwendet auch ausgiebig über alle Funktionen und Fähigkeiten in Kenntnis gesetzt werden. Außerdem spielt die Offenheit eine große Rolle für eine erfolgreiche Einarbeitung mit dem System. Dies macht sich sowohl intern im Unternehmen bemerkbar, wenn Mitarbeiter sich nicht sicher sind, wie sie mit bestimmten Teilen und Funktionen des Gerätes umzugehen haben, aber auch extern, wenn sie mit Kunden interagieren und dort Probleme entstehen. Wichtig ist daher, dass man den Kontakt zum Hersteller bzw. zum Herausgeber der Komplettsysteme hält, damit Softwareupdates durchgeführt oder Rückfragen gehalten werden können. Somit bleiben Mitarbeiter und Benutzer immer auf dem aktuellsten Stand und können die Eingangspost fehlerfrei verarbeiten.
- Fazit
Man sollte also wissen, wie wichtig eine korrekte und effiziente Eingangspostverarbeitung ist und dass diese in digitalisierter Form dem Unternehmen vieles einspart. Deshalb sollte Postverteilung nicht vernachlässigt werden, sodass vermeidbare Kommunikationsschwierigkeiten nicht mehr auftreten.
COSYS steht Ihnen dabei zur Seite und hilft mit der Eingangspostbearbeitungs-App. Diese bietet Ihnen alle digitalen Module, welche man zur erfolgreichen Postverteilung benötigt und vereint diese in einer anwenderfreundlichen Benutzeroberfläche.
Erfahren Sie mehr über unsere App und gelangen Sie direkt auf unsere Webseite zur COSYS Postverteilung.
FAQ
Mit den richtigen Mitteln im Unternehmen werden alle Vorgänge online dokumentiert. Alles kann digital verknüpft werden und ergänzt sich gegenseitig. Dazu gehört unsere Software zur Eingangspostbearbeitung, welche viele übersichtliche Module enthält.
Grundsätzlich können die Vorteile einer Digitalisierung dieses Bereiches jeden Mitarbeiter eines Unternehmens erreichen, falls dieser im internen System namentlich bekannt ist. Dabei kann dieser auch im Außendienst oder von zu Hause arbeiten.
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