Wie funktioniert Sendungsverfolgung im Transport?

Drei Dinge, die man für Track and Trace brauchen

Durch eine erfolgreiche Sendungsverfolgung sieht der Absender jederzeit, wo seine Sendungen gerade sind. Dank dieser Transparenz werden Verluste minimiert, Schäden festgehalten und Abläufe optimiert.

2020-11-24

Sendungsverfolgung mit mobiler Datenerfassung

1. Wann benutzt man eine Sendungsverfolgung?

Sendungsverfolgungen kommen überall dort vor, wo Pakete von A nach B verschickt werden und der Aufenthaltsort des Pakets bekannt sein soll. Häufig verwendet wird eine Sendungsverfolgung bei Speditionen, Paketshops, für die Hauspost in Unternehmen oder bei Kundenbelieferungen. Durch die Sendungsverfolgung sieht der Absender jederzeit, wo seine Sendungen gerade sind. Dank dieser Transparenz werden Verluste minimiert, Schäden festgehalten und Abläufe im Transport lassen sich analysieren. Die Empfänger profitieren bei einer erfolgreichen Sendungsverfolgung von automatischer E-Mail-Benachrichtigung und können so den Empfang ihrer Sendungen planen.

Vorteile einer Sendungsverfolgung:

Verbleib von Paketen kennen und so Verluste minimieren
automatischer E-Mail-Versand an die Empfänger
Schadensdokumentation
Historie von jedem Sendungsverlauf

2. Wie man eine Sendungsverfolgung erreicht

Mit Zettel und Stift ist es nahezu unmöglich, Sendungen vollständig zu dokumentieren. Das Stichwort ist Digitalisierung. Eine Variante, Paketverläufe in digitaler Form abzubilden ist mobile Datenerfassung. Für eine mobile Datenerfassung sind drei Dinge nötig: Hardware, Barcodes, mobile Software.

2.1 Hardware für mobile Datenerfassung

Um Barcodes zu verarbeiten, verwendet man Geräte mit integriertem Scanner oder einer Kamera. Diese Geräte kommen in allen Formen und Ausstattungen: als Handscanner, Tablet, Full-Touch, Smartphone und viele weitere. Jedes scan-fähige Gerät hat eine oder mehrere Scan Engines, die Barcodes erfassen. Je nach Ansprüchen, Arbeitsumgebung und Häufigkeit der Nutzung eignen sich andere Geräte. In jedem Fall reicht ein Knopf- oder Tastendruck, um einen Barcode und damit ein Paket zu erfassen.

2.2 Barcodes und Sendungsnummern

Die Welt der Barcodes ist groß, doch am häufigsten kommen die 1-D Barcodes und 2-D Barcodes vor, auch QR-Codes. Alles, was diese Barcodes machen, ist eine Nummernfolge über Striche mit verschiedenen Stärken und Abständen abzubilden. Diese grafische Strichfolge ermöglicht es Scannern, die Nummernfolge zu entschlüsseln. Hinter diesen Barcode-Nummern verbirgt sich erstmal nichts. Für eine Sendungsverfolgung im Paket Management müssen Informationen wie Empfänger oder Absender den Sendungsnummern auf den Paketen zugeordnet werden. Das geht über eine Software. Es ist auch möglich, selbst hochlaufende Barcode-Nummern zu drucken und auf die Pakete zu bringen.

2.3 Mobile Software

Auf dem MDE-Gerät ist eine Software für mobile Datenerfassung installiert, über die Sendungsnummern verarbeitet werden. Sobald eine Sendungsnummer gescannt wird, fordert die Software Informationen, die mit dieser Sendungsnummer verknüpft werden sollen. Das können Kunden oder Empfänger sein, Absender, Paketgrößen, Preise oder Gewicht.

Nun wird die Sendungsnummer für jeden Status, der für den Verwender wichtig ist, gescannt etwa für eine Verladung, Abholung oder Auslieferung. Nur wenn das Paket bei diesen Schritten gescannt wird, wird der Status dokumentiert. Je nach Bedarf sendet die Software bei bestimmten Status wie Verladen automatische E-Mails oder SMS an die Empfänger. Um die erfassten Sendungsstatus einzusehen, gibt es in der Regel einen Backend Teil zur mobilen Software, in dem alle Sendungsdaten übersichtlich dargestellt sind. Such- und Filterfunktionen machen Sendungen schnell ausfindig. Jede Sendungshistorie wird zudem gespeichert und kann jederzeit abgerufen werden.

3. Fazit

Für eine Sendungsverfolgung braucht es drei Dinge: Hardware, Barcodeetiketten - bereits aufgebrachte oder selbst erzeugte - und eine mobile Software. Fehlt eine Komponente, ist die Sendungsverfolgung nicht mehr möglich oder zu arbeitsintensiv. Es reicht bereits ein Barcode-Scan, um Pakete zu erfassen und dem Paket über die mobile Software relevante Informationen zuzuordnen wie Empfänger oder Paketgröße. Jede Annahme, Weitertransport und Ausgabe eines Paketes wird über den Scan des Paketcodes festgehalten und der Status im Backend Teil der mobilen Software visualisiert.