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Wie funktioniert die Mandantenfähigkeit in einem WMS?

In vielen Unternehmen werden Lager nicht nur für die eigenen Waren genutzt. Logistikdienstleister, Fulfillment-Anbieter und 3PL-Unternehmen verwalten häufig Bestände und Aufträge verschiedener Kunden innerhalb eines Lagers. Auch Unternehmensgruppen mit mehreren Gesellschaften oder Geschäftsbereichen können vor der Herausforderung stehen, unterschiedliche Bestände, Prozesse und Nutzer in einem gemeinsamen Lagerverwaltungssystem abzubilden. Genau hier kommt die Mandantenfähigkeit eines WMS ins Spiel.

Ein mandantenfähiges Warehouse Management System ermöglicht es, mehrere voneinander getrennte Mandanten innerhalb einer gemeinsamen Softwareumgebung zu verwalten. Jeder Mandant verfügt dabei über eigene Stammdaten, Bestände, Aufträge und Prozesse, während die technische Infrastruktur zentral betrieben werden kann. Dadurch lassen sich mehrere Unternehmen oder Kunden effizient in einem WMS abbilden, ohne für jeden Mandanten ein separates System betreiben zu müssen.

Was bedeutet Mandantenfähigkeit im WMS?

Unter Mandantenfähigkeit versteht man die Möglichkeit, mehrere organisatorisch voneinander getrennte Einheiten innerhalb eines WMS zu verwalten. Diese Einheiten werden als Mandanten bezeichnet. Ein Mandant kann beispielsweise ein eigener Kunde eines Logistikdienstleisters, eine Tochtergesellschaft oder ein Geschäftsbereich eines Unternehmens sein.

Obwohl alle Mandanten dieselbe Software nutzen, bleiben ihre Daten logisch voneinander getrennt. Ein Mitarbeiter, der ausschließlich für Mandant A arbeitet, soll beispielsweise nicht automatisch die Bestände oder Aufträge von Mandant B einsehen können.

Das WMS muss deshalb nicht nur Lagerprozesse steuern, sondern gleichzeitig auch festlegen, welche Daten und Funktionen welchem Mandanten zugeordnet sind. Die Mandantenfähigkeit betrifft damit sowohl die Datenhaltung als auch Benutzerrechte, Prozesse und Auswertungen.

Wie werden Bestände und Stammdaten getrennt?

Eine zentrale Aufgabe der Mandantenfähigkeit besteht darin, die Bestände eindeutig einem Mandanten zuzuordnen. Dazu gehören beispielsweise Artikel, Lagerplätze, Mengen, Chargen, Seriennummern oder Mindestbestände.

Auch Artikelstammdaten können mandantenspezifisch gepflegt werden. So kann beispielsweise derselbe Artikel bei mehreren Kunden unterschiedliche Artikelnummern, Bezeichnungen oder Verpackungseinheiten besitzen. Das WMS muss diese Informationen korrekt auseinanderhalten und bei den jeweiligen Lagerprozessen berücksichtigen.

Gleichzeitig können gemeinsame Ressourcen wie Lagerplätze, Lagerbereiche oder technische Einrichtungen genutzt werden. Das WMS muss dann anhand der hinterlegten Regeln entscheiden, welcher Bestand welchem Mandanten gehört und wie dieser verwaltet werden darf.

Benutzer und Zugriffsrechte

Die Mandantenfähigkeit ist eng mit einem detaillierten Berechtigungskonzept verbunden. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf sämtliche Daten des WMS.

Ein Mitarbeiter eines Logistikdienstleisters kann beispielsweise Zugriff auf mehrere Mandanten erhalten, während ein Mitarbeiter eines Kunden ausschließlich die eigenen Bestände und Aufträge sehen darf. Zusätzlich können Rechte für einzelne Funktionen vergeben werden.

So lässt sich beispielsweise festlegen, wer:

Bestände einsehen darf,
Wareneingänge buchen kann,
Umlagerungen durchführen darf,
Inventuren starten oder bearbeiten darf,
Aufträge kommissionieren darf,
Stammdaten verändern darf,
Auswertungen aufrufen kann,
oder administrative Einstellungen vornehmen darf.

Durch diese Kombination aus Mandantenzuordnung und Benutzerrechten entsteht eine kontrollierte Arbeitsumgebung.

Mandanten in gemeinsamen Lagerprozessen

Besonders interessant wird die Mandantenfähigkeit bei gemeinsam genutzten Lagerflächen. Ein Logistikdienstleister kann beispielsweise Waren von zehn verschiedenen Kunden in einem Lager verwalten. Physisch können die Waren teilweise im gleichen Lagerbereich liegen, digital müssen sie jedoch eindeutig zugeordnet bleiben.

Bei einem Wareneingang wird deshalb nicht nur Artikel und Menge erfasst. Das WMS muss zusätzlich erkennen, zu welchem Mandanten die Lieferung gehört. Bei der Einlagerung, Kommissionierung, Inventur und Auslagerung wird diese Zuordnung anschließend weitergeführt.

Damit lässt sich verhindern, dass Bestände verschiedener Kunden versehentlich miteinander vermischt oder falsch ausgeliefert werden.

Mandantenfähigkeit bei Kommissionierung und Versand

Auch bei der Kommissionierung spielt die Mandantentrennung eine wichtige Rolle. Ein WMS kann Aufträge nach Mandanten unterscheiden und die jeweiligen Kommissionierprozesse entsprechend steuern.

Dabei können für verschiedene Kunden unterschiedliche Regeln gelten. Ein Mandant kann beispielsweise eine bestimmte Verpackung oder einen speziellen Etikettentyp verlangen, während ein anderer Kunde andere Vorgaben besitzt.

Diese Informationen können im WMS hinterlegt und automatisch in den jeweiligen Prozess einbezogen werden. Bei der Versandkontrolle wird anschließend geprüft, ob die richtigen Artikel und Mengen für den richtigen Auftrag zusammengestellt wurden.

Besonders bei 3PL-Dienstleistern ist dies wichtig, da Fehler bei der Zuordnung nicht nur zu Bestandsdifferenzen, sondern auch zu falsch versendeten Waren und zusätzlichen Kosten führen können.

Gemeinsame Infrastruktur statt vieler Einzelsysteme

Ein wesentlicher Vorteil der Mandantenfähigkeit besteht darin, dass nicht für jeden Kunden ein eigenes WMS betrieben werden muss. Stattdessen können mehrere Mandanten auf einer gemeinsamen technischen Basis arbeiten.

Das vereinfacht unter anderem Administration, Updates und Systempflege. Neue Mandanten lassen sich je nach WMS-Konzept standardisiert anlegen und mit den benötigten Stammdaten, Berechtigungen und Prozessen ausstatten.

Auch Schnittstellen zu ERP-, Shop- oder anderen Geschäftssystemen können mandantenspezifisch eingerichtet werden. Dadurch können beispielsweise Aufträge und Stammdaten aus unterschiedlichen Vorsystemen in dasselbe WMS übertragen werden.

Auswertungen und Reporting je Mandant

Neben den operativen Prozessen ist auch das Reporting ein wichtiger Bestandteil der Mandantenfähigkeit. Ein WMS sollte Kennzahlen gezielt nach Mandanten auswerten können.

Dazu gehören beispielsweise:

Bestandsmengen,
Lagerbewegungen,
Kommissionierleistungen,
Durchlaufzeiten,
Inventurdifferenzen,
Wareneingänge und Warenausgänge,
Auftragsmengen,
oder Lagerauslastungen.

Ein Logistikdienstleister kann dadurch die Leistung für jeden Kunden separat betrachten. Gleichzeitig sind übergreifende Auswertungen möglich, sofern die entsprechenden Benutzerrechte vorhanden sind.

Welche Vorteile bietet ein mandantenfähiges WMS?

Ein mandantenfähiges WMS schafft vor allem mehr Übersicht und Kontrolle bei komplexen Lagerstrukturen. Unternehmen können mehrere Kunden, Gesellschaften oder Geschäftsbereiche zentral verwalten, ohne deren Daten und Prozesse miteinander zu vermischen.

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

Klare Datentrennung: Bestände und Aufträge bleiben den richtigen Mandanten zugeordnet.
Zentrale Verwaltung: Mehrere Mandanten können über ein gemeinsames WMS gesteuert werden.
Flexible Berechtigungen: Mitarbeiter erhalten nur Zugriff auf relevante Daten und Funktionen.
Gemeinsame Ressourcen: Lagerflächen und technische Infrastruktur können effizient genutzt werden.
Individuelle Prozesse: Vorgaben einzelner Mandanten lassen sich berücksichtigen.
Mandantenspezifisches Reporting: Kennzahlen können getrennt ausgewertet werden.
Skalierbarkeit: Neue Kunden oder Geschäftsbereiche können einfacher integriert werden.

Gerade für Logistikdienstleister und Unternehmen mit mehreren Gesellschaften ist die Mandantenfähigkeit deshalb ein wichtiges Auswahlkriterium bei der Einführung eines WMS.

COSYS Lagerverwaltung mit Mandantenfähigkeit

Auch die COSYS Lagerverwaltung kann für Strukturen mit mehreren Mandanten eingesetzt werden. Artikel, Bestände, Lagerbewegungen und Prozesse lassen sich digital erfassen und über die mobile COSYS App direkt im Lager bearbeiten. Über den COSYS WebDesk stehen zusätzlich Funktionen für Stammdatenverwaltung, Bestandsübersicht, Auswertungen und Prozesskontrolle zur Verfügung.

Durch die mandantenfähige Struktur können unterschiedliche Kunden oder Unternehmensbereiche getrennt verwaltet werden. Gleichzeitig lassen sich gemeinsame Lagerressourcen und standardisierte Prozesse nutzen. Die mobile Barcode-Erfassung sorgt dabei für eine eindeutige Zuordnung von Artikeln, Lagerplätzen und Warenbewegungen. So entsteht eine durchgängige digitale Dokumentation der Lagerprozesse.

Tipp

Wenn mehrere Kunden oder Geschäftsbereiche in einem Lager verwaltet werden, sollte ein WMS mehr können als nur Bestände zu erfassen. Achten Sie auf eine saubere Mandantentrennung, flexible Benutzerrechte und getrennte Auswertungen. Die COSYS Lagerverwaltung unterstützt solche Strukturen und verbindet mobile Barcode-Erfassung mit zentraler Verwaltung im WebDesk.