Von Chaos zu COSYS: Rationalisieren Sie Ihre Inventur mit der COSYS Inventur Software!
Was ist eine Inventur und warum ist sie für Ihr Unternehmen wichtig?
Bei einer Inventur wird der Lagerbestand physisch erfasst und mit den Soll-Daten im System abgeglichen. Ziel ist es, Abweichungen zu erkennen, die Bestandsgenauigkeit zu sichern und Verluste zu vermeiden. Die Inventur ist ein zentraler Bestandteil einer effizienten Bestandsverwaltung und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Lagerbestände zu optimieren. In der Regel erfolgt sie regelmäßig &ndash etwa zum Ende einer Geschäftsperiode oder bei besonderen Anlässen.
Im Rahmen der Inventur erfolgt die Bestandserfassung entweder manuell, durch den Einsatz von Inventurscannern oder mittels automatisierter Systeme und qualifiziertem Personal. Abhängig von der Warenart kann zusätzlich geprüft werden, ob Artikel beschädigt, verdorben oder veraltet sind.
Warum ist eine Inventur für Ihr Unternehmen wichtig?
- Genaue Finanzberichterstattung:
Für Unternehmen &ndash insbesondere börsennotierte oder steuerlich besonders regulierte &ndash ist eine präzise Bestandsführung gesetzlich vorgeschrieben. Die Bestandsaufnahme stellt sicher, dass die in den Finanzberichten ausgewiesenen Lagerwerte mit den tatsächlichen Beständen übereinstimmen. So lassen sich Diskrepanzen vermeiden, die zu fehlerhaften Abschlüssen und rechtlichen Konsequenzen führen könnten. Falsche Angaben in der Bilanz können das Vertrauen von Investoren, Aktionären oder Gläubigern erschüttern und im schlimmsten Fall zu rechtlichen Schritten führen. Eine korrekte Inventur ist daher essenziell, um gesetzliche Anforderungen und Rechnungslegungsstandards zu erfüllen. - Optimierte Bestandsverwaltung:
Regelmäßige Inventuren liefern wertvolle Daten für eine effiziente Lagerverwaltung. Sie helfen dabei, Artikel mit geringer Umschlagshäufigkeit, veraltete oder überlagerte Waren zu identifizieren. Auf dieser Basis können fundierte Entscheidungen zur Nachbestellung, Sortimentsbereinigung oder Bestandsreduktion getroffen werden. Das Ergebnis: optimierte Lagerbestände, geringere Lagerkosten und weniger Ressourcenverschwendung. - Verhinderung von Diebstahl und Verlust:
Regelmäßige Bestandsaufnahmen helfen, Abweichungen zu erkennen, die durch Diebstahl, Schwund oder organisatorische Fehler entstehen können. Sie tragen maßgeblich zur Erhöhung der Bestandssicherheit bei, minimieren Verluste und ermöglichen gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Bestandskontrolle.
- Fundierte Entscheidungsgrundlage:
Eine präzise durchgeführte Inventur liefert wertvolle Daten für strategische Entscheidungen in Einkauf, Preisgestaltung und Vertrieb. Sie verschafft Geschäftsführung und Management klare Einblicke in Lagerkennzahlen, fördert die Optimierung des Lagerumschlags und unterstützt die Steigerung der Rentabilität.
Warum kann die Inventur zur Herausforderung werden?
Eine Bestandsaufnahme ist zwar für die Führung genauer Bestandsverzeichnisse erforderlich, kann aber für Unternehmen eine Reihe von Herausforderungen mit sich bringen:
Zeitintensiver Prozess:
Eine vollständige Inventur ist oft mit erheblichem Aufwand verbunden. Sie erfordert eine detaillierte Planung, organisatorische Abstimmung und personelle Ressourcen, um jeden Artikel exakt zu erfassen. Der hohe Zeitaufwand kann zu erhöhten Personalkosten, Überstunden und Fehlern durch Ermüdung oder Hektik führen &ndash insbesondere bei großen Lagerbeständen.
Störung des Tagesgeschäfts:
Die Durchführung einer Inventur kann den regulären Betriebsablauf beeinträchtigen &ndash insbesondere in Unternehmen mit hohem Durchsatz oder zeitkritischen Prozessen. Stillstände oder Verzögerungen bei der Auftragsbearbeitung, eingeschränkter Kundenservice und temporäre Betriebsausfälle sind mögliche Folgen.
Ungenaue Zählungen:
Manuelle Inventuren oder unzuverlässige Aufzeichnungen können zu Abweichungen zwischen tatsächlichem Bestand und Systemdaten führen. Ursachen dafür sind oft menschliche Fehler, unzureichend geschultes Personal oder veraltete Zählsysteme. Solche Diskrepanzen beeinträchtigen nicht nur die Bestandsgenauigkeit, sondern führen auch zu fehlerhaften Finanzberichten, Fehl- oder Überbeständen &ndash mit direkten Auswirkungen auf Planung, Liquidität und Rentabilität.
Technologie und Systemintegration:
Der Einsatz veralteter oder inkompatibler Systeme erschwert die nahtlose Integration von Inventurergebnissen in bestehende IT-Strukturen. Vor allem ohne Echtzeitdatenerfassung oder automatisierte Prozesse kann die Korrektur von Differenzen zwischen manuellen Zählungen und digitalen Aufzeichnungen zeitaufwendig und fehleranfällig sein.
Mitarbeiterschulung und Bedienfehler:
Inventuren erfordern oft technisches Know-how, insbesondere bei der Nutzung von Geräten wie MDEs oder spezieller Inventur Software. Fehlt es an ausreichender Schulung, kommt es häufiger zu Zählfehlern, falschen Dateneingaben oder Bedienproblemen &ndash was die Aussagekraft der Bestandsaufnahme erheblich beeinträchtigt.
Kostenaufwand der Bestandsaufnahme:
Eine sorgfältige Inventur ist mit nicht zu unterschätzenden Kosten verbunden. Neben dem Arbeitsaufwand entstehen zusätzliche Ausgaben für Leihpersonal, Technik (z. B. Inventurscanner) und Organisation. Wird die Bestandsaufnahme außerhalb regulärer Arbeitszeiten durchgeführt, kommen häufig auch Überstundenvergütungen hinzu &ndash was die Gesamtkosten weiter erhöht.
Wie COSYS Ihre Inventur effizienter macht - App Inventur und Backend
COSYS bietet eine leistungsstarke, praxisbewährte Lösung für Inventuren &ndash basierend auf einer eigens entwickelten Software mit zwei zentralen Komponenten: der COSYS Inventur App und dem dazugehörigen Backend System.
Die Inventur App bildet das Herzstück der Lösung und ermöglicht eine schnelle, präzise und unkomplizierte Erfassung aller relevanten Bestandsdaten. Sie ist kompatibel mit einer Vielzahl mobiler Endgeräte &ndash ganz gleich, ob Sie firmeneigene Inventurscanner, Mietgeräte, neu angeschaffte Hardware oder sogar private Smartphones verwenden. Dank der intuitiven und benutzerfreundlichen Oberfläche ist die App auch für Mitarbeitende ohne technisches Vorwissen problemlos einsetzbar. So wird das gesamte Inventurverfahren von Anfang an effizient gestaltet &ndash ohne aufwendige Schulungen oder lange Einarbeitungszeiten. COSYS legt besonderen Wert auf eine einfache Handhabung, damit Ihre Inventur reibungslos verläuft &ndash auch dann, wenn interne Ressourcen knapp sind oder Sie betriebliche Unterbrechungen minimieren möchten.
Die COSYS Inventur-App bietet eine Vielzahl durchdachter Funktionen, die Ihre Inventur deutlich vereinfachen und beschleunigen. Dank der integrierten Barcode-Scanfunktion lassen sich Bestände schnell, exakt und ohne manuelle Eingabefehler erfassen. Über die Import- und Exportfunktionen können Artikelstammdaten bequem in die App eingespielt und erfasste Inventurdaten direkt an das COSYS Backend übertragen werden.
Die App unterstützt zahlreiche praxisnahe Inventurverfahren, darunter:
- Automatisches Zählen
- Artikellistenübersicht zur besseren Orientierung
- Individuelle Zählplatzlisten für eine gezielte Bearbeitung
- Erfassung von chargen- und seriennummernpflichtigen Artikeln
- Unterstützung von Erst- und Zweitzählungen zur Qualitätssicherung
Bei filialübergreifenden Inventuren ermöglicht die App zudem, Bestände in separate Dateneinträge aufzuteilen, um Verzerrungen oder doppelte Zählungen zu vermeiden. Mit diesen Funktionen schafft COSYS die Grundlage für eine präzise, strukturierte und reibungslose Inventur &ndash unabhängig von Unternehmensgröße oder Lagerstruktur.
Nach Abschluss Ihrer Inventur und dem Export der Daten in das COSYS Backend stehen Ihnen im COSYS WebDesk umfangreiche Funktionen zur Auswertung und Analyse zur Verfügung. Über individuell anpassbare Module können Sie Ihre Inventurdaten gezielt auswerten &ndash etwa in Form von Grafiken, Diagrammen und Kennzahlen, die auf für Sie relevante Kriterien basieren. So lassen sich beispielsweise zeitbezogene Abläufe, Zählgenauigkeit oder die Leistung einzelner Mitarbeitenden nachvollziehen und gezielt optimieren. Nach erfolgter Analyse können Sie mit wenigen Klicks einen standardisierten Inventurbericht erstellen und diesen in gängige Dateiformate exportieren, um ihn nahtlos in Ihr ERP-System zu integrieren.
Fazit: Inventur neu gedacht - mit COSYS
Die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Inventur mit COSYS bietet zahlreiche Vorteile:
✅Höhere Genauigkeit durch automatisierte Datenerfassung
✅Maximale Effizienz dank intuitiver Bedienung und mobiler Flexibilität
✅Nahtlose Integration in bestehende IT- und ERP-Systeme
Mit der COSYS Inventur App und dem leistungsstarken Backend-System transformieren Sie Ihre Inventur von einem zeitintensiven Störfaktor zu einem strategischen Werkzeug der Unternehmenssteuerung.
Sie reduzieren Fehler, vermeiden Betriebsunterbrechungen und schaffen die Grundlage für fundierte Entscheidungen im Lager- und Bestandsmanagement.
COSYS macht Ihre Inventur nicht nur einfacher - sondern messbar besser.
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