Wie unterstützt ein WMS die Qualitätsprüfung im Wareneingang?
Der Wareneingang ist einer der wichtigsten Prozesse im Lager. Eingehende Waren müssen nicht nur gezählt und korrekt eingelagert, sondern häufig auch auf ihre Qualität geprüft werden. Beschädigte Verpackungen, falsche Artikel, Mengenabweichungen oder fehlerhafte Produkte sollten möglichst früh erkannt und dokumentiert werden. Ein Warehouse Management System (WMS) kann die Qualitätsprüfung im Wareneingang digital unterstützen und dafür sorgen, dass Prüfergebnisse direkt mit dem jeweiligen Wareneingang, Artikel oder Auftrag verknüpft werden.
Qualitätsprüfung beginnt bereits bei der Warenannahme
Trifft eine Lieferung im Unternehmen ein, wird sie zunächst anhand der vorhandenen Bestell- oder Lieferdaten kontrolliert. Ein WMS kann bereits vor der eigentlichen Prüfung Informationen zur erwarteten Lieferung bereitstellen. Dazu gehören beispielsweise Lieferant, Bestellung, Artikel, erwartete Menge und Lieferdatum.
Mitarbeiter können die Ware bei der Annahme direkt mit einem mobilen Gerät erfassen. Durch das Scannen von Barcodes werden Artikel eindeutig identifiziert und mit den hinterlegten Daten abgeglichen. Stimmt der gescannte Artikel nicht mit der erwarteten Lieferung überein, kann das WMS eine entsprechende Abweichung anzeigen.
Dadurch werden Fehler nicht erst bei der Einlagerung oder später bei der Kommissionierung festgestellt, sondern bereits am Wareneingang.
Prüfung von Menge und Artikel
Ein zentraler Bestandteil der Wareneingangskontrolle ist der Abgleich von bestellter und tatsächlich gelieferter Menge. Ein WMS kann dem Mitarbeiter anzeigen, welche Menge erwartet wird. Nach dem Scan des Artikels wird die tatsächlich eingegangene Menge erfasst.
Wird beispielsweise eine Bestellung über 100 Stück erwartet, aber nur 95 Stück geliefert, kann die Differenz direkt im System dokumentiert werden. Ebenso lassen sich Übermengen oder falsch gelieferte Artikel erfassen.
Durch die digitale Erfassung entstehen nachvollziehbare Daten. Das Unternehmen kann später feststellen, wann eine Abweichung aufgetreten ist, welcher Artikel betroffen war und welcher Lieferant die Lieferung bereitgestellt hat.
Prüfung von Zustand und Verpackung
Nicht jede Qualitätsabweichung lässt sich über einen Barcode erkennen. Deshalb können Mitarbeiter bei der Wareneingangskontrolle auch den Zustand der Ware erfassen. Beispielsweise kann geprüft werden, ob Verpackungen beschädigt, Produkte verschmutzt oder Artikel äußerlich erkennbar defekt sind.
Ein mobiles WMS kann hierfür digitale Prüfschritte oder Auswahlfelder bereitstellen. Der Mitarbeiter kann beispielsweise zwischen &bdquoeinwandfrei&ldquo, &bdquobeschädigt&ldquo oder &bdquoPrüfung erforderlich&ldquo auswählen.
Zusätzlich kann eine Fotodokumentation sinnvoll sein. Wird ein beschädigter Karton oder ein defekter Artikel festgestellt, kann direkt mit dem mobilen Gerät ein Foto aufgenommen und dem jeweiligen Wareneingang zugeordnet werden. So steht später ein visueller Nachweis zur Verfügung.
Chargen, Seriennummern und Mindesthaltbarkeitsdaten
In vielen Branchen muss die Qualitätsprüfung über eine reine Mengen- und Sichtkontrolle hinausgehen. Besonders bei Lebensmitteln, pharmazeutischen Produkten oder technischen Komponenten spielen Chargen, Seriennummern und Mindesthaltbarkeitsdaten eine wichtige Rolle.
Ein WMS kann diese Informationen bereits beim Wareneingang erfassen. Mitarbeiter scannen beispielsweise die Chargennummer und das Mindesthaltbarkeitsdatum direkt vom Produkt oder der Verpackung. Das System kann anschließend prüfen, ob die Daten den vorgegebenen Anforderungen entsprechen.
Bei serialisierten Artikeln wird zusätzlich die Seriennummer erfasst. Dadurch entsteht eine eindeutige Verbindung zwischen Produkt, Wareneingang und späterer Lagerbewegung. Diese Rückverfolgbarkeit kann insbesondere bei Reklamationen oder Rückrufaktionen wichtig sein.
Automatisierte Prüfschritte und Sperrbestände
Werden bei der Qualitätsprüfung Abweichungen festgestellt, sollte die betroffene Ware nicht automatisch für die weitere Verwendung freigegeben werden. Ein WMS kann deshalb mit Statuswerten oder Sperrbeständen arbeiten.
Ware mit einem auffälligen Prüfergebnis kann beispielsweise den Status &bdquogesperrt&ldquo erhalten. Sie wird dadurch nicht versehentlich für eine Kommissionierung oder Auslagerung verwendet. Erst wenn die zuständige Person die Prüfung abgeschlossen und die Ware freigegeben hat, kann der Bestand wieder für reguläre Prozesse zur Verfügung stehen.
Auch unterschiedliche Prüfstatus wie &bdquoin Prüfung&ldquo, &bdquofreigegeben&ldquo oder &bdquogesperrt&ldquo können verwendet werden. Dadurch ist für Mitarbeiter jederzeit nachvollziehbar, welchen Status die Ware besitzt.
Prüfpläne und individuelle Qualitätsanforderungen
Nicht jeder Artikel muss auf dieselbe Weise geprüft werden. Während bei einem Produkt möglicherweise nur die Menge kontrolliert wird, können bei einem anderen Artikel zusätzliche Prüfungen erforderlich sein.
Ein WMS kann solche unterschiedlichen Anforderungen in den Wareneingangsprozess integrieren. Je nach Artikel, Lieferant oder Warengruppe können bestimmte Prüfschritte vorgesehen werden. Beispielsweise kann das System den Mitarbeiter auffordern, eine bestimmte Anzahl von Artikeln stichprobenartig zu kontrollieren oder zusätzliche Informationen zu erfassen.
Dadurch wird die Qualitätsprüfung strukturierter. Gleichzeitig reduziert sich das Risiko, dass einzelne Prüfschritte im hektischen Lageralltag übersehen werden.
Dokumentation und Rückverfolgbarkeit
Ein großer Vorteil der digitalen Qualitätsprüfung besteht in der lückenlosen Dokumentation. Statt handschriftlicher Prüfprotokolle werden die Informationen direkt im WMS gespeichert.
Neben Artikel und Menge können beispielsweise Lieferant, Wareneingangsdatum, Charge, Seriennummer, Prüfergebnis, Mitarbeiter und Bemerkungen dokumentiert werden. Werden zusätzlich Fotos hinterlegt, lässt sich ein Vorgang noch umfassender nachvollziehen.
Diese Informationen können später für interne Auswertungen oder bei Reklamationen genutzt werden. Auch wiederkehrende Qualitätsprobleme bei bestimmten Artikeln oder Lieferanten lassen sich dadurch leichter erkennen.
Verbindung zwischen Wareneingang und weiteren Lagerprozessen
Die Qualitätsprüfung sollte nicht isoliert betrachtet werden. Ihr Ergebnis beeinflusst häufig die nachfolgenden Lagerprozesse. Eine freigegebene Ware kann beispielsweise direkt eingelagert werden. Eine gesperrte Lieferung bleibt dagegen zunächst im Prüfbereich oder wird einem speziellen Sperrlagerplatz zugewiesen.
Das WMS kann diese Prozesse miteinander verknüpfen. Nach erfolgreicher Prüfung kann beispielsweise automatisch der nächste Prozessschritt angestoßen werden. Bei einer Abweichung wird die Ware dagegen entsprechend gekennzeichnet und von der regulären Bestandsführung getrennt behandelt.
So entsteht ein durchgängiger Prozess vom Wareneingang über die Qualitätskontrolle bis zur Einlagerung.
COSYS WMS für die digitale Qualitätsprüfung
Mit der COSYS Lagerverwaltung lassen sich Wareneingänge digital erfassen und über mobile Geräte bearbeiten. Mitarbeiter können Artikel, Mengen, Chargen, Seriennummern und weitere Informationen direkt beim Wareneingang aufnehmen. Werden Abweichungen oder Beschädigungen festgestellt, können diese dokumentiert und bei Bedarf durch Fotos ergänzt werden.
Über den COSYS WebDesk stehen die erfassten Prozessdaten anschließend zentral zur Verfügung. Dadurch können Verantwortliche Wareneingänge nachvollziehen, Bestände kontrollieren und Informationen zu Lagerbewegungen auswerten. Je nach Anforderung lässt sich die Lösung außerdem an bestehende ERP- oder Warenwirtschaftssysteme anbinden.
Fazit
Ein WMS unterstützt die Qualitätsprüfung im Wareneingang, indem es Prüfschritte digital abbildet und die Ergebnisse direkt mit den jeweiligen Waren und Wareneingängen verknüpft. Artikel, Mengen, Chargen, Seriennummern und Mindesthaltbarkeitsdaten können erfasst und mit den erwarteten Lieferdaten abgeglichen werden.
Zusätzlich lassen sich Beschädigungen, Abweichungen und Prüfergebnisse dokumentieren. Durch Sperrbestände und unterschiedliche Status wird verhindert, dass nicht freigegebene Ware versehentlich weiterverarbeitet wird. Die digitale Dokumentation verbessert außerdem die Rückverfolgbarkeit und schafft eine verlässliche Datengrundlage für spätere Auswertungen.
Damit wird die Qualitätsprüfung zu einem festen Bestandteil des digitalen Wareneingangs und bildet gleichzeitig eine wichtige Grundlage für sichere und nachvollziehbare Lagerprozesse.
Nutzen Sie ein WMS, um Qualitätsprüfungen direkt beim Wareneingang digital zu erfassen. Mit mobilen Geräten lassen sich Mengen, Chargen, Schäden und Prüfergebnisse schnell dokumentieren und eindeutig dem jeweiligen Wareneingang zuordnen. Mit der COSYS Lagerverwaltung können Sie den Wareneingang inklusive Qualitätskontrolle digitalisieren. Die Fotodokumentation hilft bei kritischen Prüfungen oder Festhaltung von Mängeln. Informieren Sie sich noch heute.
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