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Wie unterstützt ein WMS die Versandabwicklung?

Die Versandabwicklung ist einer der letzten Schritte innerhalb der Lagerlogistik und entscheidet maßgeblich darüber, ob Waren vollständig, korrekt und termingerecht beim Kunden ankommen. Bevor eine Sendung das Lager verlässt, müssen Aufträge geprüft, Artikel kommissioniert, Waren verpackt, Versanddaten erfasst und die fertigen Sendungen an den richtigen Transportdienstleister übergeben werden. Je mehr Aufträge und Artikel ein Unternehmen verarbeitet, desto schwieriger wird es, diese Prozesse manuell zu koordinieren.

Ein Warehouse Management System (WMS) unterstützt Unternehmen dabei, die Versandabwicklung digital zu steuern und mit den vorgelagerten Lagerprozessen zu verbinden. Auftragsdaten, Bestände, Kommissionierung, Verpackung und Versandbereitstellung können zentral miteinander verknüpft werden. Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess von der Auftragserfassung bis zur Übergabe an den Versanddienstleister.

Welche Aufgaben übernimmt ein WMS beim Versand?

Ein WMS kann verschiedene Schritte der Versandabwicklung unterstützen. Dazu gehört zunächst die Übernahme und Verwaltung der Versandaufträge. Diese können beispielsweise aus einem ERP-System, einem Onlineshop oder einem Warenwirtschaftssystem an das WMS übergeben werden.

Das WMS prüft anschließend, welche Artikel und Mengen für den Auftrag benötigt werden und ob diese im Lager verfügbar sind. Auf dieser Grundlage können Kommissionieraufträge erstellt werden. Die Mitarbeiter erhalten ihre Aufgaben beispielsweise direkt auf einem Smartphone oder MDE-Gerät.

Nach der Kommissionierung werden die entnommenen Artikel an eine Pack- oder Versandstation übergeben. Dort können die Waren kontrolliert, verpackt und mit einem passenden Versandlabel versehen werden. Abschließend wird der Auftrag als versandbereit beziehungsweise versendet im System dokumentiert.

Von der Bestellung bis zum Versand

Ein digital unterstützter Versandprozess kann beispielsweise folgendermaßen aussehen:

Auftragseingang -> Bestandsprüfung -> Kommissionierung -> Kontrolle -> Verpackung -> Versandlabel -> Versandbereitstellung -> Übergabe an Transportdienstleister

Das WMS verbindet diese einzelnen Prozessschritte miteinander. Dadurch müssen Informationen nicht an jeder Station erneut manuell erfasst werden.

Wird beispielsweise ein Artikel bei der Kommissionierung gescannt, kann das System die Entnahme direkt verbuchen. Anschließend steht der Auftrag mit dem aktualisierten Status für den nächsten Prozessschritt zur Verfügung.

Kommissionierung als Grundlage der Versandabwicklung

Eine fehlerfreie Versandabwicklung beginnt bereits bei der Kommissionierung. Werden falsche Artikel oder Mengen entnommen, kann dies später zu Falschlieferungen und zusätzlichen Retouren führen.

Ein WMS stellt dem Mitarbeiter deshalb gezielt die benötigten Artikel und Lagerplätze bereit. Der Kommissionierer kann den Artikel per Barcode scannen und die entnommene Menge bestätigen. Das System erkennt dadurch, ob der richtige Artikel ausgewählt wurde.

Je nach Lagerstruktur können unterschiedliche Kommissionierstrategien eingesetzt werden. Dazu gehören beispielsweise die Einzelauftragskommissionierung, Batch Picking, Multi-Order-Picking oder Pick & Pack. Das WMS kann die jeweiligen Prozesse digital abbilden und die Aufträge entsprechend verteilen.

Versandkontrolle und Packprozess

Nach der Kommissionierung kann eine zusätzliche Kontrolle erfolgen. Dabei werden Artikel und Mengen erneut überprüft, bevor die Ware verpackt wird.

An einer Packstation kann der Mitarbeiter beispielsweise den Auftrag oder einen Behälter scannen und anschließend die enthaltenen Artikel erfassen. So lässt sich überprüfen, ob die Sendung vollständig ist.

Zusätzlich können Verpackungsinformationen dokumentiert werden. Dazu gehören beispielsweise die Anzahl der Packstücke, verwendete Verpackungsarten oder das Gewicht einer Sendung. Je nach System können diese Daten anschließend an weitere Systeme übertragen werden.

Eine solche digitale Kontrolle kann insbesondere bei vielen täglich zu bearbeitenden Versandaufträgen helfen, die Übersicht zu behalten.

Versandlabel und Versandinformationen

Ein weiterer Bestandteil der Versandabwicklung ist die Erstellung beziehungsweise Zuordnung von Versandlabels. Ein WMS kann Versandinformationen wie Empfänger, Auftrag, Packstück und Versandart miteinander verknüpfen.

Wird ein Versandlabel erstellt und dem Auftrag zugeordnet, kann die Verbindung zwischen Bestellung und Packstück digital dokumentiert werden. Das reduziert das Risiko, dass ein korrekt gepacktes Paket später dem falschen Auftrag zugeordnet wird.

In Verbindung mit einem Versand- oder Transportmanagementsystem können außerdem Informationen zu verschiedenen Versanddienstleistern berücksichtigt werden. Abhängig von der eingesetzten Systemlandschaft können beispielsweise unterschiedliche Versandarten und Dienstleister unterstützt werden.

Versandbereitstellung und Übergabe

Nach dem Verpacken werden die Sendungen für die Abholung bereitgestellt. Auch dieser Prozess kann digital erfasst werden.

Das WMS kann beispielsweise dokumentieren, welche Sendungen bereits fertiggestellt wurden und welche noch bearbeitet werden müssen. Sendungen können nach Tour, Versanddienstleister, Abholzeit oder Versandart sortiert und für die Übergabe vorbereitet werden.

Bei der Übergabe an den Transportdienstleister kann wiederum ein Scan erfolgen. Dadurch wird dokumentiert, welche Sendungen das Lager tatsächlich verlassen haben.

Das sorgt für eine durchgängige Nachvollziehbarkeit des Auftragsstatus.

Wie hilft ein WMS bei Versandfehlern?

Versandfehler entstehen häufig durch falsche Artikel, Mengenabweichungen oder falsch zugeordnete Packstücke. Eine digitale Prozessführung kann verschiedene Kontrollpunkte schaffen, an denen solche Fehler erkannt werden.

Beispielsweise kann ein Mitarbeiter beim Kommissionieren einen Barcode scannen. Passt der Artikel nicht zum Auftrag, kann das System eine Warnung ausgeben. Auch bei der Packkontrolle kann eine erneute Identifikation erfolgen.

Dadurch wird nicht ausschließlich auf die manuelle Kontrolle des Mitarbeiters vertraut. Stattdessen unterstützt das WMS den Prozess mit systemseitigen Prüfungen.

Schnittstellen zu ERP, Onlineshop und Versandsoftware

Ein WMS arbeitet in vielen Unternehmen nicht isoliert. Über Schnittstellen kann es mit einem ERP-System, Onlineshop, Versanddienstleister oder Transportmanagementsystem verbunden werden.

Ein typischer Datenaustausch sieht beispielsweise so aus:

Auftrag wird aus ERP oder Onlineshop an das WMS übertragen.
WMS prüft Bestände und steuert die Kommissionierung.
Kommissionierung und Verpackung werden digital dokumentiert.
Versandinformationen werden an die angeschlossenen Systeme übergeben.
Versandstatus und Bestandsänderungen können zurückgemeldet werden.

Dadurch müssen Daten nicht mehrfach manuell eingegeben werden. Gleichzeitig können Unternehmen ihre bestehende Systemlandschaft weiter nutzen und das WMS als zentrale Steuerung für die Lagerprozesse einsetzen.

Auswertungen zur Versandabwicklung

Ein weiterer Vorteil eines WMS liegt in der Analyse der Versandprozesse. Über Kennzahlen können Unternehmen erkennen, wie schnell Aufträge bearbeitet werden und an welchen Stellen Verzögerungen entstehen.

Interessante Kennzahlen sind beispielsweise:

Anzahl der versendeten Aufträge
Durchlaufzeit eines Auftrags
Kommissionierdauer
Anzahl der Packstücke
offene Versandaufträge
überfällige Aufträge
Fehler- oder Korrekturbuchungen
Versandmengen pro Zeitraum

Solche Auswertungen können dabei helfen, Engpässe zu erkennen und die Prozesse gezielt weiterzuentwickeln.

Praxisbeispiel: Versandabwicklung mit einem WMS

Ein Onlinehändler erhält täglich mehrere hundert Bestellungen. Nach dem Auftragseingang werden die Bestellungen automatisch an das WMS übertragen. Das System prüft die verfügbaren Bestände und erstellt daraus Kommissionieraufträge.

Die Mitarbeiter erhalten die Aufgaben auf ihren mobilen Endgeräten und scannen die benötigten Artikel. Nach erfolgreicher Kommissionierung werden die Aufträge an eine Packstation weitergeleitet.

Dort werden die Artikel kontrolliert, verpackt und mit dem passenden Versandlabel versehen. Anschließend werden die fertigen Pakete nach Versanddienstleister sortiert und für die Abholung bereitgestellt.

Jeder Prozessschritt wird digital dokumentiert. Dadurch kann das Unternehmen nachvollziehen, welche Aufträge bereits versendet wurden und welche sich noch in Bearbeitung befinden.

Versandabwicklung mit COSYS

Die COSYS Lagerverwaltung unterstützt die digitale Abwicklung von Lager- und Versandprozessen. Aufträge können zentral verwaltet und über mobile Endgeräte bearbeitet werden. Bei der Kommissionierung erfassen Mitarbeiter Artikel und Mengen per Barcode, während Bestände automatisch aktualisiert werden.

Auch nach der Kommissionierung lassen sich weitere Prozessschritte wie Packkontrolle, Versandbereitstellung und Dokumentation digital abbilden. Über den COSYS WebDesk stehen zusätzlich Informationen zu Aufträgen, Beständen und Prozessdaten zur Verfügung.

Über Schnittstellen kann die COSYS Lagerverwaltung außerdem an bestehende ERP- und Shopsysteme angebunden werden. So lassen sich Lager und Versand enger mit der bestehenden IT-Landschaft verbinden und die Versandabwicklung durchgängig digital dokumentieren.

Tipp

Von der ersten Kommissionierung bis zum fertigen Versandauftrag: COSYS verbindet die einzelnen Prozessschritte digital und schafft so eine lückenlose Übersicht über den aktuellen Auftragsstatus. Weitere Informationen und Bilder finden Sie hier.