BackgroundLager

Wie wird ein Konsignationslager digital verwaltet?

Ein Konsignationslager ist eine besondere Form der Lagerhaltung, bei der Waren zwar beim Kunden oder Abnehmer gelagert werden, aber zunächst im Eigentum des Lieferanten bleiben. Erst wenn die Waren tatsächlich entnommen oder verbraucht werden, erfolgt in der Regel die Abrechnung. Dadurch können Kunden ihre benötigten Artikel direkt vor Ort verfügbar halten, ohne die Ware bereits beim Einlagern vollständig kaufen zu müssen.

Durch die große Anzahl an Warenbewegungen und die unterschiedlichen Eigentumsverhältnisse ist eine digitale Verwaltung des Konsignationslagers besonders wichtig. Eine Lagerverwaltungssoftware oder ein Warehouse Management System (WMS) kann Bestände, Entnahmen, Nachlieferungen und Lagerbewegungen transparent dokumentieren und zwischen Lieferant und Kunde nachvollziehbar machen.

Was ist ein Konsignationslager?

Bei einem Konsignationslager stellt ein Lieferant Waren bei seinem Kunden bereit. Die Artikel befinden sich beispielsweise direkt im Produktionsbetrieb, in einem Ersatzteillager oder in einem Verkaufsstandort. Der Kunde kann auf die Waren zugreifen, obwohl diese zunächst noch dem Lieferanten gehören.

Ein typisches Beispiel findet sich in der Industrie. Ein Hersteller benötigt regelmäßig bestimmte C-Teile, Werkzeuge oder Ersatzteile. Der Lieferant richtet dafür ein kleines Lager auf dem Gelände des Kunden ein und sorgt für die Versorgung mit den benötigten Artikeln. Der Kunde entnimmt die Waren bei Bedarf. Erst diese Entnahme wird als tatsächlicher Verbrauch beziehungsweise abrechnungsrelevante Warenbewegung erfasst.

Damit dieses Modell funktioniert, muss jederzeit bekannt sein, welche Artikel vorhanden sind, welche Mengen entnommen wurden und welche Waren noch dem Lieferanten gehören.

Warum ist eine digitale Verwaltung wichtig?

Bei einer manuellen Verwaltung können schnell Unstimmigkeiten entstehen. Werden Entnahmen beispielsweise auf Papier dokumentiert und später gesammelt in eine Tabelle übertragen, besteht das Risiko von Übertragungsfehlern oder fehlenden Buchungen.

Eine digitale Lösung erfasst die Warenbewegungen dagegen direkt bei der Entnahme. Der Mitarbeiter scannt beispielsweise den Barcode eines Artikels mit einem Smartphone oder MDE-Gerät. Das System erkennt den Artikel und bucht die entnommene Menge unmittelbar aus dem Konsignationsbestand.

Dadurch entsteht ein aktueller digitaler Bestand. Gleichzeitig lässt sich nachvollziehen, wann welcher Artikel entnommen wurde und welche weiteren Bewegungen stattgefunden haben.

Wie läuft die digitale Verwaltung ab?

Am Anfang steht die Stammdatenverwaltung. Artikel, Artikelnummern, Barcodes, Mengen und gegebenenfalls Lagerplätze werden im System hinterlegt. Zusätzlich können Informationen zum Lieferanten und zum jeweiligen Konsignationslager gepflegt werden.

Bei der Anlieferung werden die Waren digital erfasst. Mitarbeiter scannen die Artikel und buchen die eingegangenen Mengen auf den entsprechenden Bestand. Je nach System können zusätzlich Chargen, Seriennummern oder Mindesthaltbarkeitsdaten erfasst werden.

Anschließend werden die Artikel auf den vorgesehenen Lagerplätzen eingelagert. Auch diese Bewegung kann per Scan dokumentiert werden. Das System kennt dadurch sowohl den Artikel als auch den Lagerplatz und die vorhandene Menge.

Bei einer späteren Entnahme scannt der Mitarbeiter erneut den Artikel und erfasst die entnommene Menge. Die Lagerverwaltungssoftware reduziert den Bestand automatisch. Gleichzeitig wird die Entnahme als Warenbewegung dokumentiert.

Bestandsüberwachung im Konsignationslager

Ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Verwaltung ist die Bestandsüberwachung. Gerade bei Konsignationslagern ist es wichtig, dass Lieferant und Kunde einen möglichst aktuellen Überblick über die verfügbaren Mengen haben.

Ein digitales System kann beispielsweise Mindestbestände hinterlegen. Wird dieser Wert unterschritten, kann ein Nachfüllbedarf entstehen. Je nach Prozess kann anschließend eine Nachlieferung manuell ausgelöst oder durch einen automatisierten Prozess vorbereitet werden.

Auch Höchstbestände können berücksichtigt werden. Dadurch lässt sich vermeiden, dass dauerhaft mehr Ware als notwendig im Konsignationslager liegt.

Über Dashboards und Auswertungen können außerdem Bestandsentwicklungen, Entnahmemengen und Warenbewegungen analysiert werden. Der Lieferant erhält dadurch Informationen darüber, welche Artikel besonders häufig benötigt werden und bei welchen Produkten sich die Bestände verändern.

Digitale Erfassung per Barcode

Für die praktische Umsetzung eignen sich mobile Endgeräte wie Smartphones oder MDE-Geräte. Artikel werden über Barcodes, QR-Codes oder andere Identifikationsmerkmale eindeutig erkannt.

Ein typischer Ablauf kann beispielsweise so aussehen:

Mitarbeiter öffnet die Entnahmefunktion auf dem MDE-Gerät.
Artikel wird gescannt.
System zeigt Artikelinformationen und aktuellen Bestand.
Mitarbeiter gibt die entnommene Menge ein oder scannt die entsprechende Anzahl.
Entnahme wird bestätigt.
Bestand wird direkt aktualisiert.

Dadurch entfällt eine nachträgliche manuelle Übertragung. Gleichzeitig wird die Fehlerquelle durch handschriftliche Aufzeichnungen reduziert.

Konsignationslager und Nachversorgung

Die digitale Bestandsführung kann auch für die Nachversorgung genutzt werden. Sinkt der Bestand eines Artikels unter den festgelegten Mindestbestand, erkennt das System den Bedarf.

Der Lieferant kann daraufhin eine Nachlieferung vorbereiten. Bei der Anlieferung werden die Artikel wieder digital erfasst und dem entsprechenden Konsignationslager zugeordnet.

Besonders bei häufig benötigten Verbrauchsartikeln kann dieser Prozess sinnvoll sein. Der Kunde muss dadurch nicht jedes Mal selbst eine Bestellung auslösen, während der Lieferant gleichzeitig einen besseren Überblick über den tatsächlichen Verbrauch erhält.

Eigentumsverhältnisse digital abbilden

Eine Besonderheit beim Konsignationslager besteht darin, dass Bestand und Eigentum nicht zwangsläufig identisch sind. Die Ware befindet sich zwar beim Kunden, gehört aber bis zur Entnahme weiterhin dem Lieferanten.

Eine geeignete Software sollte deshalb in der Lage sein, unterschiedliche Bestandsinformationen sauber zuzuordnen. Dazu können beispielsweise Lieferant, Kunde, Lagerort und Konsignationsbestand miteinander verknüpft werden.

Besonders wichtig ist dabei eine eindeutige Dokumentation der Entnahmen. Sie bildet die Grundlage dafür, welche Waren tatsächlich verbraucht wurden und für welche Mengen gegebenenfalls eine Abrechnung erfolgt.

Welche Vorteile bietet ein digitales Konsignationslager?

Die digitale Verwaltung schafft vor allem Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Lieferant und Kunde können Bestände und Warenbewegungen besser kontrollieren. Gleichzeitig lassen sich Lagerprozesse schneller durchführen, da Artikel direkt per Scan erfasst werden.

Weitere Vorteile sind:

aktueller Überblick über Konsignationsbestände
nachvollziehbare Entnahmen und Einlagerungen
automatische Bestandsaktualisierung
Unterstützung bei Mindest- und Höchstbeständen
bessere Planung von Nachlieferungen
Reduzierung manueller Erfassungsfehler
Auswertungen zu Verbrauch und Warenbewegungen
transparente Dokumentation für Lieferant und Kunde

Wie unterstützt ein WMS die Verwaltung?

Ein WMS beziehungsweise eine digitale Lagerverwaltung kann die einzelnen Prozesse miteinander verbinden. Stammdaten, Lagerplätze, Bestände, Einlagerungen, Entnahmen und Nachlieferungen werden zentral verwaltet.

Über mobile Endgeräte können Mitarbeiter die Warenbewegungen direkt im Lager erfassen. Über eine zentrale Weboberfläche lassen sich anschließend Bestände und Prozessdaten auswerten. Schnittstellen zu ERP-Systemen können zusätzlich dafür sorgen, dass relevante Informationen zwischen Lieferant, Kunde und weiteren Systemen ausgetauscht werden.

Damit wird aus dem klassischen Konsignationslager ein digital nachvollziehbarer Lagerprozess.

Konsignationslager digital mit COSYS verwalten

Mit der COSYS Lagerverwaltung lassen sich Konsignationsbestände digital erfassen und verwalten. Mitarbeiter können Wareneingänge, Einlagerungen, Entnahmen und Umlagerungen direkt per Smartphone oder MDE-Gerät buchen. Die Artikel- und Lagerplatzinformationen werden dabei zentral verwaltet.

Über den COSYS WebDesk lassen sich Bestände und Lagerbewegungen anschließend übersichtlich kontrollieren und auswerten. Zusätzlich können Mindest- und Höchstbestände genutzt werden, um den Nachversorgungsbedarf besser zu erkennen.

Durch die Kombination aus mobiler Datenerfassung und zentraler Verwaltung entsteht eine durchgängige digitale Dokumentation der Warenbewegungen. So behalten Unternehmen auch bei mehreren Konsignationslagern den Überblick über Bestände, Entnahmen und Nachlieferungen.

Tipp

Mit der COSYS Lagerverwaltung erfassen Sie Einlagerungen und Entnahmen digital per Smartphone oder MDE-Gerät. Bestände und Lagerbewegungen bleiben jederzeit nachvollziehbar. Lassen Sie sich noch heute kostenlos beraten und vereinbaren eine Produktvorstellung.