Was Sie über die Bestandsaufnahme Inventur wissen sollten – Die wichtigsten Fakten kompakt erklärt

Erfahren Sie unter anderem auch wie Digitalisierung Ihren Arbeitsaufwand verringert!

Die Bestandsaufnahme Inventur gehört zu den wichtigsten betrieblichen Prozessen jedes Unternehmens, unabhängig von Größe und Branche. Sie bildet die Grundlage für eine korrekte Lagerverwaltung, eine präzise Buchhaltung und liefert wichtige Erkenntnisse über den tatsächlichen Zustand des Lagerbestands. Doch obwohl die Inventur so entscheidend ist, stellt sie viele Unternehmen regelmäßig vor erhebliche Herausforderungen: Sie kostet Zeit, bindet Personal und ist besonders anfällig für Fehler. Umso wichtiger ist es, die Hintergründe, gesetzliche Anforderungen und Möglichkeiten einer modernen, digitalen Inventur zu kennen. In diesem Artikel erfahren Sie deshalb, was genau hinter der Bestandsaufnahme Inventur steckt, welche Fehlerquellen häufig auftreten und wie eine digitale Lösung Ihnen dabei helfen kann, Ihren Aufwand zu reduzieren und Ihre Ergebnisse nachhaltig zu verbessern.

Bestandsaufnahme Inventur mit COSYS Software

Grundlagen der Bestandsaufnahme Inventur

Die Bestandsaufnahme Inventur bezeichnet den Prozess, bei dem Unternehmen ihre tatsächlichen Lagerbestände erfassen, zählen und dokumentieren. Ziel ist es, einen genauen Überblick über die vorhandenen Waren und Vermögenswerte zu erhalten, um diese anschließend mit den Daten in den Geschäftsbüchern abzugleichen. Die Ergebnisse der Inventur fließen direkt in das sogenannte Inventar und anschließend in die Bilanz ein, wodurch eine exakte Darstellung der Vermögenslage gewährleistet wird.

Für Unternehmen ist die Inventur nicht nur eine organisatorische Notwendigkeit, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben. Nach deutschem Handelsgesetzbuch (HGB) müssen Unternehmen mindestens einmal jährlich eine vollständige Bestandsaufnahme durchführen. Dabei wird zwischen verschiedenen Inventurarten unterschieden:

Stichtagsinventur, die an einem festgelegten Tag (häufig am Ende des Geschäftsjahres) durchgeführt wird,
permanente Inventur, die kontinuierlich über das Jahr verteilt stattfindet, sowie
Stichprobeninventur, bei der nur repräsentative Artikel oder Warenpositionen gezählt und bewertet werden.

Es ist wichtig, klar zwischen den Begriffen Inventur, Inventar und Bilanz zu unterscheiden: Während die Inventur den tatsächlichen Vorgang der physischen Bestandsaufnahme beschreibt, bezeichnet das Inventar das daraus resultierende Verzeichnis der erfassten Vermögenswerte. Die Bilanz wiederum fasst diese Werte in Form einer Gegenüberstellung von Vermögen und Kapital zusammen und gibt Auskunft über die finanzielle Lage des Unternehmens.

Eine gewissenhaft durchgeführte Inventur ist somit essenziell, um exakte und zuverlässige Zahlen für eine korrekte Buchführung und effiziente Lagerverwaltung sicherzustellen.

Typische Herausforderungen und Fehlerquellen der Bestandsaufnahme Inventur

Die Durchführung einer Bestandsaufnahme Inventur stellt viele Unternehmen immer wieder vor Herausforderungen. Insbesondere bei der traditionellen manuellen Inventur ergeben sich häufig Probleme, die sowohl den Prozess selbst erschweren als auch die Genauigkeit der Ergebnisse beeinträchtigen.

Ein häufiges Problem sind Zählfehler, die insbesondere bei größeren Warenbeständen schnell passieren können. Mitarbeiter müssen zahlreiche Artikel sorgfältig zählen, was zu Unachtsamkeit oder Flüchtigkeitsfehlern führen kann. Ebenso entstehen häufig Übertragungs- oder Eingabefehler, wenn die ermittelten Zählmengen manuell in Tabellen oder Warenwirtschaftssysteme eingetragen werden. Solche Fehler führen zu Inventurdifferenzen, die später zusätzlichen Aufwand für Nachzählungen und Korrekturen erfordern.

Darüber hinaus stellt die Inventur insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen häufig einen enormen zeitlichen und personellen Aufwand dar. Gerade in Stoßzeiten oder zum Geschäftsjahresende müssen Mitarbeiter aus dem Tagesgeschäft abgezogen werden, um Bestände zu erfassen. Diese Bindung von Ressourcen kann den normalen Geschäftsbetrieb erheblich beeinträchtigen.

Organisatorische Probleme kommen ebenfalls hinzu: Unklare Prozesse, mangelnde Vorbereitung, fehlende Schulung des Personals oder unübersichtliche Lagerstrukturen erhöhen zusätzlich das Risiko für Inventurfehler. Diese Schwierigkeiten führen nicht nur zu Ungenauigkeiten in den Bestandsdaten, sondern verzögern den gesamten Inventurprozess und verursachen langfristig höhere Betriebskosten.

Vorteile und Ablauf einer digitalen Bestandsaufnahme Inventur mit der COSYS Inventur Software

Die Umstellung von einer manuellen auf eine digitale Bestandsaufnahme Inventur bietet Unternehmen eine Reihe entscheidender Vorteile, die den gesamten Prozess vereinfachen und verbessern. Insbesondere die COSYS Inventur Software macht es möglich, die bisher aufwendigen manuellen Zählungen durch effiziente, digitale Abläufe zu ersetzen.

Ein zentraler Vorteil der COSYS Software ist die schnelle und präzise Erfassung der Warenbestände mithilfe einer intuitiven mobilen App. Durch die integrierte COSYS Scan Engine verwandeln sich handelsübliche Smartphones und Tablets in vollwertige Inventurscanner, mit denen Barcodes, ISBN-Nummern oder Artikelnummern sekundenschnell und fehlerfrei erfasst werden können. Durch diese digitale Erfassung wird das Risiko von Zähl- und Übertragungsfehlern deutlich reduziert.

Neben der reinen Scanner-Funktionalität ermöglicht die COSYS Software auch die einfache Eingabe weiterer relevanter Artikelinformationen wie Stückzahl, Lagerplatz oder spezifischer Produktmerkmale direkt am mobilen Endgerät. Dank automatischer Plausibilitätsprüfungen und Fehlererkennung werden typische Fehlerquellen wie Doppelzählungen oder falsche Zuordnungen sofort erkannt und vermieden.

Der Ablauf einer digitalen Inventur mit COSYS gestaltet sich besonders einfach und effizient: Nach einer kurzen Vorbereitung und gezielten Schulung des Personals werden die Waren mithilfe der mobilen Geräte erfasst. Sämtliche Daten werden dabei in Echtzeit in das Backend übertragen und stehen umgehend zur weiteren Verarbeitung und Analyse zur Verfügung. Über das integrierte COSYS WebDesk Dashboard erhalten Sie sofort einen detaillierten Überblick über Ihren Bestand sowie mögliche Inventurdifferenzen. Praktische Funktionen wie gezielte Nachzählungen und Korrekturen können direkt über diese Plattform gesteuert werden, sodass Probleme rasch und gezielt behoben werden.

Die Integration der COSYS Inventur Software in bestehende Warenwirtschaftssysteme ist unkompliziert möglich, wodurch die Daten nahtlos weiterverarbeitet werden können. Dies spart nicht nur wertvolle Zeit und reduziert Kosten, sondern steigert auch nachhaltig die Genauigkeit und Transparenz der gesamten Lagerverwaltung. Somit verwandelt COSYS Ihre bisher komplexe, manuelle Inventur in einen optimierten, digitalen Prozess.

Fazit

Die Bestandsaufnahme Inventur ist eine zentrale Aufgabe für Unternehmen, die jedoch oft mit hohem Aufwand und Fehleranfälligkeit verbunden ist. Durch den Einsatz moderner, digitaler Lösungen wie der COSYS Inventur Software können Unternehmen ihre Inventurprozesse erheblich vereinfachen, effizienter gestalten und deutlich zuverlässigere Ergebnisse erzielen. Die digitale Inventur minimiert typische Fehlerquellen, spart Ressourcen und bietet eine exakte Grundlage für eine transparente und nachhaltige Lagerverwaltung.

Tipp

Weitere Information über die Inventur Software von COSYS finden Sie hier! Des Weiteren können Sie bereits einen Einblick in die Inventur App bekommen indem Sie die kostenlose Demo Version über den Google Play Store oder App Store herunterladen.