Wie lassen sich Betriebsmittel mit Asset-Schließfächern verwalten?
Wie Asset-Schließfächer das Betriebsmittelmanagement mit innerbetrieblichem Transport und digitalen Auswertungen verbinden.
Ein Notebook für einen neuen Mitarbeiter, ein Messgerät für die nächste Schicht oder ein dringend benötigtes Spezialwerkzeug: In vielen Unternehmen müssen solche Betriebsmittel persönlich ausgegeben und zurückgenommen werden. Das bindet Personal in der IT-Abteilung, im Betriebsmittellager oder an der internen Poststelle. Außerhalb der regulären Arbeitszeiten entstehen zusätzliche Wartezeiten, obwohl die benötigten Geräte längst verfügbar sind.
2026-11-09
Asset-Schließfächer ermöglichen die sichere, zeitunabhängige Bereitstellung von Betriebsmitteln. In Kombination mit digitalem Asset-Management, Bestandsmanagement und innerbetrieblichem Transport (IBT) lassen sich Geräte standortübergreifend verwalten und kontrolliert übergeben. Besonders für Industrieunternehmen, Kliniken und größere Unternehmensstandorte entsteht dadurch eine flexible Alternative zur persönlichen Ausgabe.
Was sind Asset-Schließfächer?
Asset-Schließfächer sind elektronisch gesteuerte Schließfachanlagen zur sicheren Aufbewahrung und Ausgabe betrieblicher Gegenstände. Anders als herkömmliche Schränke verfügen sie über eine digitale Zugangsverwaltung und eine Softwareanbindung.
Mitarbeiter identifizieren sich je nach Ausstattung beispielsweise über PIN, QR-Code oder Transponder. Nach erfolgreicher Berechtigungsprüfung öffnet sich das zugewiesene Fach.
Die Anlagen eignen sich für unterschiedliche Betriebsmittel, darunter Notebooks, Tablets, Smartphones, Messgeräte, Spezialwerkzeuge und Schlüssel. Fachgrößen und Ausstattung können an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden.
Asset-Management: Betriebsmittel eindeutig zuordnen
Gerade bei hochwertigen oder gemeinsam genutzten Arbeitsmitteln ist entscheidend, wer welches Gerät verwendet.
Im digitalen Asset-Management werden Betriebsmittel anhand eindeutiger Kennzeichnungen wie Inventarnummern, Seriennummern oder Barcodes verwaltet. Bei der Ausgabe über ein Asset-Schließfach lässt sich die Übergabe dem jeweiligen Mitarbeiter zuordnen.
Damit erhalten IT-Abteilungen und Betriebsmittelverantwortliche eine nachvollziehbare Übersicht über ausgegebene Geräte und deren Rückgabestatus.
Auch organisatorische Vorgaben können berücksichtigt werden. Beispielsweise lassen sich Betriebsmittel mit anstehender Wartung oder Prüfung von einer erneuten Ausgabe ausschließen, sofern die eingesetzte Software entsprechende Funktionen unterstützt.
Bestandsmanagement: Welche Geräte sind verfügbar?
Während das Asset-Management einzelne Betriebsmittel und ihre Zuordnung betrachtet, konzentriert sich das Bestandsmanagement auf vorhandene Mengen, Standorte und Verfügbarkeiten.
Durch eine entsprechende Softwareanbindung werden Asset-Schließfächer zu digital verwalteten Ausgabestellen. Verantwortliche können nachvollziehen, welche Geräte sich in einer Anlage befinden und welche derzeit nicht verfügbar sind.
Dabei ist zwischen wiederverwendbaren Betriebsmitteln und Verbrauchsmaterialien zu unterscheiden. Ein Messgerät wird einzeln verfolgt und nach der Rückgabe erneut bereitgestellt. Verbrauchsmaterialien werden dagegen häufig mengenbezogen verwaltet.
Die Verbindung beider Systeme erleichtert insbesondere die Verwaltung größerer Gerätebestände an mehreren Standorten.
IBT: Betriebsmittel standortübergreifend bereitstellen
In Industrieparks, Kliniken oder großen Unternehmenszentralen befinden sich Betriebsmittel häufig nicht dort, wo sie benötigt werden.
Ein Ersatz-Notebook wird beispielsweise zentral vorbereitet und anschließend an einen anderen Gebäudestandort transportiert. Über die digitale innerbetriebliche Transportsteuerung (IBT) lässt sich dieser Transport vom Versand bis zur Ankunft dokumentieren.
Am Zielort wird das Gerät in einem vorgesehenen Asset-Schließfach hinterlegt. Der Empfänger erhält eine Abholinformation und kann es nach erfolgreicher Identifikation selbstständig entnehmen.
Dadurch müssen IT-Mitarbeiter oder interne Transportdienste nicht auf die persönliche Anwesenheit des Empfängers warten. Gleichzeitig bleibt der Transport- und Übergabeprozess nachvollziehbar.
IT-Geräte in Asset-Schließfächern laden
Für die Verwaltung mobiler IT-Hardware können Asset-Schließfächer zusätzlich mit Ladeanschlüssen ausgestattet werden.
Notebooks, Tablets oder Smartphones werden während der Aufbewahrung mit Strom versorgt und stehen bei der nächsten Ausgabe geladen zur Verfügung.
Besonders bei gemeinsam genutzten Geräten im Schichtbetrieb reduziert dies den organisatorischen Aufwand. Mitarbeiter können ihre Geräte nach dem Einsatz zurückgeben, ohne dass eine separate Ladestation benötigt wird.
Voraussetzung ist eine geeignete technische Ausstattung, die zu den jeweiligen Geräten und deren Ladeanforderungen passt.
Praxisbeispiel: Vom internen Transport bis zur Rückgabe
Ein Mitarbeiter in einem Industrieunternehmen benötigt kurzfristig ein Ersatz-Notebook. Die IT-Abteilung bereitet das Gerät am Hauptstandort vor und erfasst es anhand seiner Inventarnummer im Asset-Management. Anschließend wird ein interner Transportauftrag zum gewünschten Unternehmensgebäude angelegt.
Der Transportmitarbeiter übernimmt das Notebook und scannt die Sendung bei der Abholung. Über die digitale innerbetriebliche Transportsteuerung (IBT) wird der Transportstatus dokumentiert. Am Zielstandort hinterlegt er das Gerät in einem vorgesehenen Asset-Schließfach und bestätigt die Zustellung.
Der Empfänger erhält eine Abholbenachrichtigung mit den erforderlichen Zugangsinformationen. Nach erfolgreicher Identifikation öffnet sich das zugewiesene Fach. Die Entnahme wird dokumentiert und das Notebook dem Mitarbeiter zugeordnet. Im Asset Management ist damit ersichtlich, dass sich das Gerät nicht mehr im verfügbaren Bestand befindet.
Nach Abschluss des Einsatzes gibt der Mitarbeiter das Notebook über ein dafür vorgesehenes Fach zurück. Die Rückgabe wird erfasst und der Gerätestatus entsprechend aktualisiert. Falls erforderlich, kann die IT-Abteilung vor einer erneuten Ausgabe eine Funktionsprüfung durchführen. Bei entsprechend ausgestatteten Asset-Schließfächern lässt sich das Notebook während der Aufbewahrung außerdem aufladen.
So entsteht ein nachvollziehbarer Ausgabeprozess von der Bereitstellung über den internen Transport bis zur Rückgabe, ohne dass jede Übergabe persönlich erfolgen muss.
Fachauslastung und Nutzung digital auswerten
Neben der Geräteverwaltung liefern Asset-Schließfächer wertvolle Informationen über ihre eigene Auslastung.
Über entsprechende Softwareauswertungen können Unternehmen beispielsweise belegte und freie Fächer, Nutzungszeiten sowie die Auslastung einzelner Schließfachanlagen analysieren.
Für Verantwortliche wird dadurch sichtbar, welche Standorte besonders stark genutzt werden und wo Kapazitätsreserven bestehen.
Auch die Nachfrage nach unterschiedlichen Fachgrößen lässt sich untersuchen. Diese Informationen unterstützen die Planung zusätzlicher Anlagen oder die Anpassung bestehender Schließfachkapazitäten.
Asset-Schließfächer verbinden damit die sichere Betriebsmittelausgabe mit einer datenbasierten Steuerung von Gerätebeständen und Ausgabekapazitäten.
Die COSYS Asset-Schließfächer ermöglichen eine berechtigungsgesteuerte Ausgabe und Rückgabe von IT-Geräten, Werkzeugen und anderen Betriebsmitteln. In Verbindung mit COSYS Asset-Management, Bestandsmanagement und der internen Sendungsverfolgung lassen sich Geräteverfügbarkeiten und standortübergreifende Übergaben nachvollziehen. Die zentrale Software ermöglicht zudem Auswertungen zur Fachauslastung. Optional integrierte Ladeanschlüsse versorgen mobile IT-Geräte während der Aufbewahrung mit Strom.
FAQ
Elektronisch gesteuerte Schließfachanlagen, die betriebliche Gegenstände sicher aufbewahren und deren Ausgabe über digitale Zugangsberechtigungen ermöglichen.
Beispielsweise Notebooks, Tablets, Smartphones, Messgeräte, Spezialwerkzeuge und Schlüssel. Die Ausstattung richtet sich nach Größe und Anforderungen der jeweiligen Gegenstände.
Asset Management verwaltet einzelne Betriebsmittel und deren Zuordnung. Bestandsmanagement überwacht vorhandene Mengen, Lagerorte und Verfügbarkeiten.
IBT ermöglicht die digitale Nachverfolgung von Betriebsmitteltransporten zwischen Unternehmensstandorten. Die Schließfachanlage dient anschließend als gesicherter Ausgabeort.
Ja. Über entsprechende Software lassen sich beispielsweise Fachbelegungen, Nutzungszeiten und verfügbare Kapazitäten auswerten.
